Os comentários são bastante úteis quando você deseja adicionar algumas informações sobre uma célula / ponto de dados sem alterar o conteúdo da célula.
Costumo usá-los quando estou usando fórmulas e preciso especificar o que uma fórmula faz e o que significa um valor de célula. Se estiver colaborando com outras pessoas, você também pode adicionar comentários para referência de outras pessoas.
Neste tutorial, mostrarei tudo o que você precisa saber sobre comentários - incluindo como inserir comentários no Excel, como editar / excluir comentários, como excluir comentários de toda a planilha ou pasta de trabalho, etc.
Mas antes de prosseguir e mostrar como inserir comentários no Excel (ou excluir / editar comentários), há algo importante que você precisa saber.
No Office-365, a Microsoft tem renomeado a funcionalidade Comentário como Notas. Portanto, os comentários tradicionais que você conhece (aquele que mostra uma caixa amarela e um pequeno triângulo vermelho na célula no canto superior direito) agora são chamados de Notas. E os comentários agora se referem a um novo recurso que permite criar conversas encadeadas. Aqui está um artigo sobre a diferença entre notas e comentários
Resultado - Se você NÃO estiver usando o Office 365, não precisa se preocupar com nada e um comentário permanece o mesmo. Se você estiver usando o Office 365, os comentários agora são chamados de notas
Como inserir comentários no Excel (atalho)
Se você deseja inserir um comentário em uma célula do Excel, pode usar o atalho de teclado abaixo:
SHIFT + F2 no Windows
e
Command + F2 no Mac
Aqui está como usar este atalho para inserir um comentário:
- Selecione uma célula onde deseja inserir um comentário
- Segure a tecla Shift (ou a tecla Command se estiver usando Mac)
- Pressione a tecla F2
As etapas acima adicionariam instantaneamente um comentário à célula selecionada.
Agora, você pode inserir qualquer texto que desejar no comentário e, em seguida, pressionar a tecla Escape ou clicar em qualquer lugar da planilha para salvar o comentário na célula.
Caso você selecione um intervalo de células e use o atalho acima, ele inserirá um comentário apenas na célula ativa.
Caso você não prefira o método de atalho, abaixo está outro método para adicionar um comentário:
- Clique com o botão direito na célula na qual deseja adicionar o comentário
- Clique em Novo Comentário (ou Nova Nota, caso você esteja usando o Office 365)
Mostrar todos os comentários / notas
Se quiser que todos os comentários se expandam e mostrem o texto, você pode fazer isso facilmente com um único clique:
- Vá para a guia Revisão
- No grupo Comentários, clique em Mostrar todos os comentários
Isso mostrará instantaneamente todos os comentários na planilha.
Isso funciona como um botão de alternância. Portanto, se você clicar nele novamente, todos os comentários serão ocultados na planilha.
Caso você esteja usando o Office 365, você precisa clicar na opção Notas e, em seguida, clicar em Mostrar todas as notas
Navegar pelos comentários (anterior / próximo)
Se quiser examinar cada comentário um por um, você também pode fazer isso. Isso pode ser útil quando você tem muitos comentários e deseja ter certeza de não perder nenhum ao ler esses comentários.
Abaixo estão as etapas para analisar os comentários um por um:
- Clique na guia Revisar
- No grupo Comentários, clique na opção Próximo para ir para o próximo comentário (e Anterior para ir para o comentário anterior).
Quando você está navegando por esses comentários, apenas o comentário que está ativo será mostrado. O resto ficará escondido. Quando você clica em Avançar, leva você para o próximo comentário e oculta todos os outros comentários.
Se você estiver usando o Office 365 (onde os comentários agora são chamados de Notas), você precisa clicar na guia Revisão e, em seguida, clicar na opção Notas e, em seguida, clicar nas opções Próxima / Nota anterior. Isso se tornou um pouco difícil se você tiver que usar muito essa opção (pois agora leva mais cliques). Uma maneira de lidar com isso seria adicionar a opção Notas Próximas / Anteriores ao QAT (essa opção surge quando você clica com o botão direito do mouse nas opções Notas Próximas / Anteriores).
Copiar comentários
Quando você faz um simples copiar e colar, ele copia tudo, incluindo os valores, fórmulas, formatação e comentários. Então, se você quiser copiar e colar tudo, tudo que você precisa é o Control-C e Control-V regulares
Mas e se você só precisar copiar os comentários (e nada mais).
O Excel permite que você faça isso usando as opções de Colar especial.
Abaixo estão as etapas para copiar e colar comentários apenas no Excel:
- Selecione todas as células que contêm os comentários que deseja copiar
- Clique com o botão direito em qualquer célula da seleção e clique em Copiar (ou use o atalho de teclado Control + C)
- Vá para a célula onde deseja colar os comentários.
- Clique com o botão direito e selecione Colar especial.
- Na caixa de diálogo Colar especial, clique em Comentários (será ‘Comentários e notas’ se você estiver usando o Office 365)
- Clique OK
As etapas acima apenas colariam os comentários e não os valores / formatação / fórmulas.
Isso pode ser útil quando você tem duas versões do mesmo arquivo com comentários diferentes. Você pode copiar e colar todos os comentários na versão mais recente para garantir que tudo esteja em um só lugar.
Excluir comentários
Existem diferentes métodos que você pode usar para Excluir comentários no Excel. O método que você escolher dependerá de quais comentários você deseja excluir.
Por exemplo, se você deseja excluir apenas os comentários de uma seleção ou de toda a planilha, pode usar a maneira mais fácil - atalho ou opção na faixa de opções.
Mas se quiser excluir comentários de todas as planilhas de uma vez, você precisará usar o VBA.
Vamos ver esses dois cenários.
Excluir comentários de um intervalo selecionado ou de toda a planilha
Este é simples.
Para excluir todos os comentários em uma seleção, siga as etapas abaixo:
- Clique com o botão direito em qualquer lugar da seleção
- Clique em Excluir comentário (ou "Excluir nota" se estiver usando o Office 365)
Caso queira remover comentários de toda a planilha, siga as etapas abaixo:
- Clique no triângulo cinza no canto superior esquerdo do aplicativo Excel. Isso irá selecionar a planilha inteira (ou você pode usar Control + A + A)
- Clique na guia Home
- No grupo Editing, clique em Clear
- Clique em Limpar comentários
As etapas acima removeriam todos os comentários da planilha.
Observe que ao selecionar a planilha inteira e clicar com o botão direito do mouse em qualquer célula, você não terá a opção de excluir todos os comentários (ou notas)
Excluir comentários de todas as planilhas de uma só vez
Excluir comentários de toda a pasta de trabalho é um pouco complicado. Você pode ir para cada planilha e excluir todos os comentários de cada uma, mas isso pode se tornar cansativo se houver muitas planilhas na pasta de trabalho.
Um código VBA simples, neste caso, pode fazer todo o trabalho pesado.
Abaixo está o código que irá para cada planilha da pasta de trabalho e excluirá os comentários de toda a planilha:
Para cada ws nas planilhas: ws.cells.ClearComments: Next ws
O código acima usa o loop For Each Next para percorrer cada planilha na pasta de trabalho. E para cada folha, ele usa o método ClearComments para remover todos os comentários de uma vez.
Como a Microsoft renomeou comentários para notas no Office 365, no futuro, o código acima pode excluir comentários (novo recurso no O365) e você pode ter que usar o código abaixo para excluir notas (os comentários em versões anteriores)
Para cada ws nas planilhas: ws.cells.ClearNotes: Próximo ws
A partir de agora, ambos os códigos funcionam e excluem comentários das células especificadas.
Agora, deixe-me mostrar como usar este código.
- Clique com o botão direito em qualquer guia da planilha
- Clique em Exibir código. Isso abrirá o Editor VB (você também pode abrir o atalho de teclado ALT + F11)
- No Editor VB, se você não vê a janela imediata, clique na opção Exibir no menu e, em seguida, clique na janela Imediata
- Copie e cole o código de macro VBA acima na janela imediata.
- Coloque o cursor no final da linha na janela imediata
- Pressione a tecla Enter
As etapas acima excluirão todos os comentários de toda a pasta de trabalho.
Copiar todos os comentários em uma planilha separada
Seria ótimo ter uma lista de todos os comentários e todo o texto de cada comentário como uma lista na planilha. Isso facilitará a leitura dos comentários um por um (em vez de navegar e pular pelas células da planilha).
Embora isso não possa ser feito com um recurso embutido, você pode fazer isso usando o VBA.
Aqui está um tutorial detalhado que mostra como obter uma lista de todos os comentários em uma planilha separada.
Converter anotações em comentários (somente Office 365)
Este recurso está disponível apenas para usuários do Office 365.
Como agora existem dois tipos de comentários - comentários e notas, ele permite que você altere notas para comentários (e não vice-versa).
Portanto, se você tiver comentários tradicionais (agora chamados de notas no O365), poderá convertê-los facilmente em comentários usando as etapas abaixo:
- Clique na guia Revisar
- Clique na opção Notas
- Clique em Converter em comentários
- Na caixa de diálogo que se abre, clique em ‘Converter todas as notas’
As etapas acima converteriam todos os comentários em notas.
Observe que se você tiver qualquer formatação ou imagem nos comentários, eles serão removidos automaticamente.
Além disso, você não pode optar por converter algumas das notas em comentários e deixar outras como estão. As etapas acima mudariam todas as notas para comentários em toda a planilha.
Portanto, isso é tudo o que você precisa saber sobre como inserir e excluir comentários no Excel.
Espero que você tenha achado este tutorial útil!
