10 dicas de entrada de dados do Excel que você não pode perder

O Excel é uma ferramenta incrível com recursos fascinantes para analisar dados (seja usando funções, gráficos ou painéis). A facilidade com que os dados podem ser inseridos e armazenados no Excel o torna uma escolha atraente.

Nesta postagem do blog, listei 10 dicas úteis de entrada de dados do Excel que o tornarão mais eficiente e economizarão muito tempo.

# 1 Use o Formulário de Entrada de Dados do Excel

O formulário de entrada de dados do Excel permite adicionar registros a um conjunto de dados existente. Ele fornece um formulário pop-up que pode ser preenchido pelo usuário. É especialmente conveniente quando o conjunto de dados tem muitas colunas e exige que você role para a direita e para a esquerda repetidamente enquanto digita os pontos de dados.

O recurso Formulário de Dados ainda não está disponível na faixa de opções do Excel. Primeiro, precisamos disponibilizá-lo adicionando-o à barra de ferramentas de acesso rápido.

Adicionando formulário de entrada de dados do Excel à barra de ferramentas de acesso rápido

1. Vá para a Barra de Ferramentas de Acesso Rápido, clique com o botão direito e selecione Personalizar Barra de Ferramentas de Acesso Rápido.
   
2. Na caixa de diálogo Opções do Excel, selecione Todos os comandos e vá para o formulário. Selecione Formulário e pressione Adicionar. Isso adicionará o ícone Formulários de dados à barra de ferramentas de acesso rápido.
   

Usando o formulário de entrada de dados do Excel

1. Selecione qualquer célula no intervalo de dados e clique no ícone Formulário de Dados na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido.
2. No formulário Pop-up Data, todos os títulos das colunas são listados verticalmente. Preencha os dados na caixa de texto adjacente para cada título.
3. Depois de inserir os dados, pressione Enter.
4. Clique em Novo para adicionar um novo registro.

Usando o formulário de entrada de dados do Excel, você também pode navegar pelos dados existentes (linha por linha) ou localizar dados especificando os critérios (tente fazer isso clicando no botão de critérios).

# 2 Insira números rapidamente com números decimais fixos

Se você estiver em uma situação em que precise inserir dados manualmente no Excel que também tenham uma parte decimal, este truque pode ser muito útil. Por exemplo, suponha que você precise inserir notas para alunos em porcentagem com até 2 casas decimais. Você pode habilitar um recurso onde apenas digita os números sem se preocupar em apertar a tecla de ponto todas as vezes. Para habilitar isso:

1. Vá para Arquivo -> Opções.
2. Na caixa de diálogo Opções do Excel, selecione Avançado.
3. Em Opções Avançadas, marque a opção “Inserir ponto decimal automaticamente”.
4. Especifique o número de decimais que deseja (por exemplo 2 neste caso).

Agora, sempre que você inserir qualquer número, o Excel coloca automaticamente os últimos 2 dígitos após o decimal. Portanto, 1 torna-se 0,01, 10 torna-se 0,1, 100 torna-se 1, 2467 torna-se 24,67 e assim por diante …

Quando terminar de inserir os dados, basta desligá-lo desmarcando a mesma opção.

# 3 Adicionar Ordinal a Números automaticamente

Sim, você pode usar uma combinação de funções do Excel (como VALUE, RIGHT, IF, OR) para adicionar ordinais ('st' na 1ª, 'nd' na 2ª e assim por diante …).

Aqui está a fórmula:

= A1 & SE (OU (VALOR (DIREITO (A1,2)) = {11,12,13}), "th", SE (OU (VALOR (DIREITO (A1)) = {1,2,3}), ESCOLHER (DIREITA (A1), "st", "nd", "rd"), "th"))

Nº 4 Preencher usando Control + D

Este é um truque bacana de entrada de dados do Excel. Se você tiver que copiar a célula acima, basta pressionar Control + D.

Ele copia o conteúdo, bem como a formatação. Se houver uma fórmula na célula acima, a fórmula será copiada (com referências ajustadas).

Isso também funciona para mais de uma célula. Portanto, se você deseja copiar toda a linha acima, selecione a linha atual e pressione Control + D.

Se você selecionar mais de uma célula / células, a célula acima da seleção será copiada para todas as células.

Veja também: Mais de 200 atalhos de teclado do Excel.

# 5 Insira data / hora rapidamente nas células do Excel

Não se lembra da data atual? Não se preocupe, basta pressionar Control +; (chave de ponto e vírgula) e ele irá inserir a data atual na célula.

Da mesma forma, você pode inserir a hora atual usando o atalho Control + Shift +: (tecla de dois pontos)

Lembre-se de que esses são valores absolutos e não serão alterados se a data ou a hora forem alteradas. Se você deseja ter um valor de data e hora dinâmico que muda sempre que você abre a pasta de trabalho ou quando há um recálculo, use as funções HOJE e AGORA.

Veja também: Como inserir automaticamente o carimbo de data e hora no Excel.

# 6 Control + Enter para preencher toda a seleção com conteúdo na célula ativa

Quando você seleciona várias células no Excel, uma das células com sombra clara (em comparação com as células selecionadas restantes) é a célula ativa. Se você inserir algo na célula ativa quando a seleção for feita e pressione Control + Enter, o valor é inserido em todas as células selecionadas.

Isso também é válido para fórmulas. Se você inserir uma fórmula na célula ativa e pressionar Control + Enter, todas as células obterão essa fórmula (com referências ajustadas).

# 7 Alt + seta para baixo para obter uma lista de todos os valores únicos nessa coluna

Isso pode economizar algum tempo que você poderia perder digitando. Suponha que você esteja inserindo dados em uma coluna com status de atividade (A ser Concluído, Concluído). Em vez de digitar o status, novamente e novamente, você só precisa digitá-lo em algumas células e, em seguida, você pode usar o atalho de teclado Alt + seta para baixo. Ele fornece a lista de todas as entradas exclusivas e você pode selecionar rapidamente na lista.

Se você deseja selecionar uma das opções pré-especificadas, pode criar uma lista suspensa.

Nº 8 Percorra rapidamente várias guias de planilha em uma pasta de trabalho

Este economiza muito tempo. Basta usar o atalho de teclado Control + Page Up / Page Down para navegar pelas várias guias da planilha em uma pasta de trabalho.

Consulte também: Mais de 200 atalhos de teclado do Excel.

# 9 Insira texto longo usando abreviações

Se você tiver que inserir nomes longos ou palavras-chave repetidamente em sua planilha, este truque será útil.

Por exemplo, você pode desejar que sempre que digitar ABC, o Excel o substitua automaticamente por ABC Technology Corporation Limited.

Algo conforme mostrado abaixo:

Este recurso pode ser habilitado usando as opções de autocorreção. Leia como habilitá-lo.

# 10 Insira dados em intervalos não contíguos

Suponha que você tenha um modelo conforme mostrado abaixo e precise inserir dados em todas as células destacadas em vermelho, na ordem especificada pelas setas.

Esta é uma maneira rápida de fazer isso:

• Selecione todas as células onde você precisa inserir os dados (pressione control e selecione uma por uma).
  • Comece com a segunda célula em sua sequência de entrada de dados (comece com D3). Selecione a primeira célula B3 (onde a entrada de dados começa) por último.
• Uma vez selecionado, vá para a caixa de nome (que está à esquerda da barra de fórmulas).
• Digite qualquer nome sem espaços.
• É isso!! Selecione o intervalo nomeado clicando no menu suspenso da caixa de nome. Agora comece a inserir seus dados e use Entrar / Tab para pular para a próxima célula.

Leia mais sobre este truque.

Estas são minhas dez principais dicas de entrada de dados do Excel que podem melhorar significativamente sua produtividade e economizar tempo.

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