Como classificar por cor no Excel (em menos de 10 segundos)

O Excel tem muitas opções quando se trata de classificar dados.

E uma dessas opções permite que você classifique seus dados com base na cor da célula.

Por exemplo, no conjunto de dados abaixo, você pode classificar por cor para obter os nomes de todos os alunos que pontuaram acima de 80 juntos na parte superior e de todos os alunos que pontuaram menos de 35 juntos na parte inferior.

Com o recurso de classificação do Excel, você pode classificar com base na cor da célula.

Neste tutorial, mostrarei diferentes cenários onde você pode classificar por cor e as etapas exatas de que você precisa para fazer isso.

Observe que, neste tutorial, peguei exemplos em que estou classificando com base em valores numéricos. No entanto, esses métodos funcionam perfeitamente bem, mesmo se você tiver texto ou datas em vez de números.

Classificar com base em uma única cor

Se você tiver apenas uma única cor em seu conjunto de dados, poderá classificá-la facilmente com base nela.

Abaixo está um conjunto de dados onde todos os alunos que pontuaram mais de 80 foram destacados em verde.

Aqui estão as etapas para classificar pela cor das células:

1. Selecione todo o conjunto de dados (A1: B11 neste exemplo)
2. Clique na guia Dados
3. Clique na opção ‘Classificar’. Isso abrirá a caixa de diálogo Classificar.
4. Na caixa de diálogo Classificar, certifique-se de que ‘Meus dados têm cabeçalhos’ esteja selecionado. Caso seus dados não tenham cabeçalhos, você pode manter esta opção desmarcada.
5. Clique no menu suspenso ‘Classificar por’ e selecione ‘Marcas’. Esta é a coluna com base na qual queremos que os dados sejam classificados.
6. Na lista suspensa ‘Classificar em’, clique em Cor da célula.
7. No menu suspenso "Ordem", selecione a cor com base na qual você deseja classificar os dados. Como há apenas uma cor em nosso conjunto de dados, ele mostra apenas uma cor (verde)
8. No segundo menu suspenso em Ordem, selecione No topo. Este é o lugar onde você especifica se deseja todas as células coloridas na parte superior ou inferior do conjunto de dados.
9. Clique OK.

As etapas acima forneceriam um conjunto de dados conforme mostrado abaixo.

Atalho de teclado para abrir a caixa de diálogo Classificar - ALT A S S (segure a tecla ALT e então pressione as teclas A S S uma por uma)

Observe que a classificação com base na cor apenas reorganiza as células para reunir todas as células com a mesma cor. O resto das células permanece como está.

Este método funciona para células que você destacou manualmente (dando a elas uma cor de fundo), bem como aquelas em que a cor da célula é devido às regras de formatação condicional.

Classificar com base em várias cores

No exemplo acima, tínhamos apenas células com uma cor que precisava ser classificada.

E você pode usar a mesma metodologia para classificar quando tiver células com várias cores.

Por exemplo, suponha que você tenha um conjunto de dados conforme mostrado abaixo, em que todas as células em que as marcas são maiores que 80 estão na cor verde e aquelas em que as marcas são menores que 35 estão na cor vermelha.

E você deseja classificar esses dados de forma que tenha todas as células com verde na parte superior e todas as células com vermelho na parte inferior.

Abaixo estão as etapas para classificar por várias cores no Excel:

1. Selecione todo o conjunto de dados (A1: B11 neste exemplo)
2. Clique na guia Dados.
3. Clique na opção Classificar. Isso abrirá a caixa de diálogo Classificar.
4. Na caixa de diálogo Classificar, certifique-se de que ‘Meus dados têm cabeçalhos’ esteja selecionado. Caso seus dados não tenham cabeçalhos, você pode manter esta opção desmarcada.
5. Clique no menu suspenso ‘Classificar por’ e selecione ‘Marcas’. Esta é a coluna com base na qual queremos que os dados sejam classificados.
6. No menu suspenso ‘Classificar em’, clique em Cor da célula.
7. No menu suspenso "Ordem", selecione a primeira cor com base na qual você deseja classificar os dados. Ele mostrará todas as cores que existem no conjunto de dados. Selecione verde.
8. No segundo menu suspenso em Ordem, selecione No topo.
9. Clique no botão Adicionar nível. Isso é feito para adicionar outra condição de classificação (pois queremos classificar com base em duas cores). Clicar neste botão adicionaria outro conjunto de opções de classificação.
10. Clique no menu suspenso ‘Então por’ e selecione ‘Marcas’
11. Na lista suspensa ‘Classificar em’, clique em Cor da célula.
12. No menu suspenso "Ordem", selecione a segunda cor com base na qual você deseja classificar os dados. Ele mostrará todas as cores que existem no conjunto de dados. Selecione Vermelho.
13. No segundo menu suspenso em Ordem, selecione Na parte inferior.
14. Clique OK

As etapas acima classificariam os dados com todos os verdes na parte superior e todos os vermelhos na parte inferior.

Esclarecimento: A classificação por cor funciona tanto com números quanto com dados de texto. Você pode estar pensando que pode obter os resultados mostrados acima apenas classificando os dados com base nos valores. Embora isso funcione neste cenário específico, imagine que você tem uma lista enorme de clientes / clientes / produtos que destacou manualmente. Nesse caso, não há valor numérico, mas você ainda pode classificar com base na cor das células.

Classificar com base na cor da fonte

Outra coisa incrível sobre a classificação no Excel é que você também pode classificar pela cor da fonte nas células.

Embora isso não seja tão comum quanto obter dados onde as células são coloridas, isso ainda é algo que muitas pessoas fazem. Afinal, basta um clique para alterar a cor da fonte.

Suponha que você tenha um conjunto de dados conforme mostrado abaixo e deseja classificar esses dados para reunir todas as células com a cor vermelha.

Abaixo estão as etapas para classificar pela cor da fonte no Excel:

1. Selecione todo o conjunto de dados (A1: B11 neste exemplo)
2. Clique na guia Dados
3. Clique na opção Classificar. Isso abrirá a caixa de diálogo Classificar.
4. Na caixa de diálogo Classificar, certifique-se de que ‘Meus dados têm cabeçalhos’ esteja selecionado. Caso seus dados não tenham cabeçalhos, você pode manter esta opção desmarcada.
5. Clique no menu suspenso Classificar por e selecione "Marcas". Esta é a coluna com base na qual queremos que os dados sejam classificados.
6. No menu suspenso "Classificar em", clique em Cor da fonte.
7. No menu suspenso "Ordem", selecione a cor com base na qual você deseja classificar os dados. Uma vez que existe apenas uma cor em nosso conjunto de dados, ele mostra apenas uma cor (vermelho)
8. No segundo menu suspenso em Ordem, selecione No topo. Este é o lugar onde você especifica se deseja todas as células coloridas na parte superior ou inferior do conjunto de dados.
9. Clique OK.

As etapas acima classificariam os dados com todas as células com a fonte em vermelho na parte superior.

Classificar com base em ícones de formatação condicional

A formatação condicional permite adicionar uma camada de ícones visuais que podem fazer seus dados ou relatórios / painéis parecerem muito melhores e fáceis de ler.

Se você tiver esses dados com ícones de formatação condicional, também pode classificar esses dados com base nos ícones

Suponha que você tenha um conjunto de dados conforme mostrado abaixo:

Abaixo estão as etapas para classificar por ícones de formatação condicional:

1. Selecione todo o conjunto de dados (A1: B11 neste exemplo)
2. Clique na guia Dados
3. Clique na opção Classificar. Isso abrirá a caixa de diálogo Classificar.
4. Na caixa de diálogo Classificar, certifique-se de que ‘Meus dados têm cabeçalhos’ esteja selecionado. Caso seus dados não tenham cabeçalhos, você pode manter esta opção desmarcada.
5. Clique no menu suspenso ‘Classificar por’ e selecione ‘Marcas’. Esta é a coluna com base na qual queremos que os dados sejam classificados.
6. No menu suspenso "Classificar em", clique em "Ícone de formatação condicional".
7. No menu suspenso "Pedido", selecione o ícone com base no qual você deseja classificar os dados. Ele irá mostrar todos os ícones que existem no conjunto de dados. Selecione o verde primeiro.
8. Na segunda lista suspensa em Ordem, selecione No topo.
9. Clique no botão Adicionar nível. Isso é feito para adicionar outra condição de classificação (pois queremos classificar com base em três ícones). Clicar neste botão adicionaria outro conjunto de opções de classificação.
10. Clique no menu suspenso ‘Então por’ e selecione ‘Marcas’
11. No menu suspenso ‘Classificar’, clique em ‘Ícones de formatação condicional’.
12. No menu suspenso "Pedido", selecione o segundo ícone com base no qual você deseja classificar os dados. Ele irá mostrar todos os ícones que existem no conjunto de dados. Selecione amarelo.
13. No segundo menu suspenso em Pedido, selecione No topo.
14. Clique no botão Adicionar nível. Isso é feito para adicionar outra condição de classificação. Clicar neste botão adicionaria outro conjunto de opções de classificação.
15. Clique no menu suspenso ‘Então por’ e selecione ‘Marcas’
16. No menu suspenso ‘Classificar’, clique em ‘Ícones de formatação condicional’.
17. No menu suspenso "Pedido", selecione o terceiro ícone com base no qual você deseja classificar os dados. Ele irá mostrar todos os ícones que existem no conjunto de dados. Selecione Vermelho.
18. No segundo menu suspenso em Pedido, selecione No topo.
19. Clique OK.

As etapas acima classificariam o conjunto de dados e forneceriam todos os ícones semelhantes juntos.

Observe que a classificação seguirá a ordem em que você a fez na caixa de diálogo de classificação. Por exemplo, se todos os ícones estiverem configurados para classificar e mostrar no topo, primeiro todas as células com ícones verdes seriam mostradas como estão no topo em nossas três condições. Então, os dados resultantes teriam os ícones amarelos e, em seguida, os ícones vermelhos.

Não perder a ordem original dos dados

Ao classificar os dados, você perde a ordem original do conjunto de dados.

Caso você também queira manter o conjunto de dados original, é melhor criar uma cópia dos dados e, em seguida, realizar a classificação nos dados copiados.

Outra técnica para garantir que você possa recuperar os dados originais é inserir uma coluna com números de linha.

Depois de adicionar essa coluna, use-a ao classificar os dados.

Caso precise da ordem dos dados originais de volta em um estágio posterior, você pode facilmente classificar esses dados com base nas colunas com os números.

Interessado em aprender mais sobre classificação de dados no Excel. Aqui está um grande artigo sobre como classificar no Excel que cobre muitos tópicos, como classificação por texto / datas / números, classificação da esquerda para a direita, classificação com base em texto parcial, classificação por distinção entre maiúsculas e minúsculas, classificação em vários níveis e muito mais.