Se você costuma imprimir seus dados / trabalhos em Excel, tenho certeza de que enfrentou o problema de imprimir várias páginas em vez de uma única página.
Às vezes, é tão frustrante que uma nova página seja impressa apenas para acomodar algumas linhas extras de dados (o que também leva ao desperdício de papel).
Existem algumas técnicas simples que você pode usar para garantir que os dados do Excel sejam impressos em uma página (ou em um número menor de páginas, caso esteja imprimindo um relatório grande).
Neste tutorial do Excel, compartilharei alguns métodos que você pode usar para imprimir a planilha do Excel em uma página. Você pode usar uma combinação desses métodos para obter o melhor resultado.
Então vamos começar!
Verifique quantas páginas seriam impressas (visualização)
Antes de definir a otimização das configurações para imprimir o trabalho do Excel em uma planilha, é melhor verificar o estado atual usando o Visualizar impressão.
Não se preocupe! Você não precisa imprimir nada para isso. Você pode simplesmente verificar como ficaria o trabalho impresso e quantas folhas serão impressas.
Isso permite que você entenda as coisas que podem ser alteradas para garantir que esteja usando o mínimo de papel e, ao mesmo tempo, mantendo seu relatório impresso bonito e legível.
Abaixo estão as etapas para usar a visualização da impressão para ver como o trabalho de impressão final ficaria:
- Clique na guia Arquivo
- Clique na opção de impressão
Ou você pode usar o atalho do teclado Control + P (Command + P se estiver usando um Mac)
Isso abriria a página de visualização de impressão, onde você seria capaz de ver quantas páginas seriam impressas e o que seria impresso em cada página.
Você pode usar as teclas de seta para ir para a página seguinte / anterior quando estiver no modo de visualização de impressão.
Maneiras de ajustar e imprimir planilha do Excel em uma página
Agora, vamos ver alguns métodos que você pode usar para ajustar todos os dados em uma planilha em uma página e, em seguida, imprimir seu relatório em uma página (ou menos número de páginas)
Ajuste a largura da coluna (ou altura da linha)
Em muitos casos, você não precisa que suas colunas sejam muito largas.
E como esse é um determinante direto de quantos dados são impressos em uma página, você pode economizar muito papel simplesmente reduzindo a largura da coluna.
Mas então, como saber se você fez o suficiente ou não? Como você sabe a largura da coluna que deve ser reduzida para que tudo caiba em uma página?
Para facilitar, você pode usar o Visualização do Layout da Página no Excel - que mostra em tempo real quantos dados seriam impressos em cada página do seu relatório.
Abaixo estão as etapas para entrar no modo Layout de página e, em seguida, reduzir a largura da coluna:
- Clique na guia Exibir na faixa de opções
- No grupo Visualizações da pasta de trabalho, clique na opção ‘Layout da página’. Isso mudará a forma como os dados são exibidos (e você verá escalas no topo e à esquerda da planilha)
- Reduza a largura da coluna para ajustar os dados em uma página. Para fazer isso, coloque o cursor na borda do cursor no cabeçalho da coluna que você deseja reduzir em tamanho. Em seguida, clique e arraste.
Depois de ter todos os dados em uma página, você pode ir em frente e imprimi-la.
Em alguns casos, você pode descobrir que os dados em uma célula estão sendo cortados e não estão sendo exibidos completamente. Isso geralmente acontece quando você altera a largura da coluna. Você pode corrigir isso ativando a opção Quebrar texto no Excel.
Para retornar à visualização normal (e sair da visualização do Layout da Página), clique na guia Visualizar e, em seguida, clique em ‘Normal’.
Alterar a escala (ajustar todas as linhas / colunas em uma página)
O Excel tem uma opção embutida que permite redimensionar a planilha de forma que caiba mais linhas / colunas em uma página.
Quando você faz isso, ele simplesmente reduz tudo para caber todas as colunas ou linhas em uma página.
Suponha que você tenha uma folha em que as colunas transbordem para a próxima folha quando impressas.
Abaixo estão as etapas para reduzir a folha durante a impressão:
- Clique na guia Arquivo
- Clique em Imprimir (ou use o atalho de teclado - Control + P)
- Na janela Imprimir, clique na opção Escala (é a última opção à esquerda)
- Clique em qualquer uma das opções:
- Folha de ajuste em uma página
- Coloque todas as colunas em uma página
- Ajustar todas as linhas em uma página
As etapas acima dimensionariam a folha para caber na página (com base nas opções que você selecionou). Você também poderá ver como os dados ficariam na visualização da folha que está à direita.
A opção ‘Ajustar folha em uma página’ é adequada quando você tem apenas algumas linhas / colunas transbordando. Caso haja muitos, usar esta opção pode tornar os dados impressos muito pequenos para serem lidos.Isso não afeta os dados da planilha. Ele apenas dimensiona os dados para fins de impressão.
Ocultar ou excluir linhas / colunas
Outra maneira inteligente de colocar tudo em uma página durante a impressão é ocultar todas as colunas ou linhas desnecessárias.
Você sempre tem a opção de torná-los visíveis novamente, caso precise mais tarde, mas ocultá-los durante a impressão garantirá que você está otimizando o espaço e usando menos páginas para imprimir.
Para ocultar uma linha / coluna, basta selecioná-la, clicar com o botão direito e selecionar Ocultar.
Novamente, é melhor entrar primeiro no modo Layout de página e, em seguida, fazer isso. Isso garante que você possa ver quantas linhas / colunas você precisa ocultar para ajustar todos os dados em uma página no Excel.
E aqui estão as etapas para exibir as linhas / colunas no Excel.
Alterar a orientação da página
Se você tiver mais colunas e linhas, faz sentido alterar a orientação da página durante a impressão.
Existem duas Orientações no Excel;
- Retrato (padrão no Excel) - Mais linhas são impressas do que colunas
- Paisagem - Mais colunas são impressas do que linhas
No caso de você ter mais colunas do que linhas (como mostrado abaixo), você pode alterar a orientação da página para Paisagem para garantir que seus dados se ajustem e sejam impressos em uma página.
Abaixo estão as etapas para alterar a orientação da página no Excel:
- Clique na guia Layout da Página
- No grupo Configurar página, clique no iniciador da caixa de diálogo. Isso abrirá a caixa de diálogo ‘Configuração da página’.
- Clique na guia Página na caixa de diálogo (se ainda não estiver selecionada)
- Na opção Orientação, selecione Paisagem
- Clique OK
Agora você pode ir para Visualizar impressão e ver como ficaria o relatório impresso.
O atalho de teclado para abrir a caixa de diálogo Configurar página ALT + P + S + P (pressione essas teclas em sucessão)
Como alternativa, você também pode alterar a orientação na janela Visualizar impressão, selecionando Orientação da paisagem no menu suspenso nas configurações.
Alterar as margens da página
Às vezes, você tem apenas uma ou duas colunas extras que estão sendo impressas em uma nova página (ou algumas linhas extras que estão transbordando para a próxima página).
Um pequeno ajuste nas margens da página pode ajudá-lo a ajustar tudo em uma única página.
Se você está se perguntando o que são as margens da página - quando você imprime uma planilha do Excel, cada página impressa tem alguns espaços em branco nas bordas. Isso ocorre por design para garantir que os dados tenham uma boa aparência quando impressos.
Você tem a opção de reduzir este espaço em branco (a margem da página) e ajustar mais dados em uma única página.
Abaixo estão as etapas para reduzir a margem da página no Excel:
- Clique na guia Layout da Página
- No grupo Configurar página, clique em ‘Margens’
- Clique em Estreito
As etapas acima reduziriam a margem da página e você pode ver algumas linhas / colunas extras sendo comprimidas na mesma página.
Caso você queira reduzir ainda mais a margem da página, clique na opção ‘Margens’ na faixa de opções e, a seguir, clique em ‘Margens personalizadas’. Isso abrirá a caixa de diálogo Configurar página, onde você poderá ajustar ainda mais as margens.
Reduza o tamanho da fonte
Outra maneira simples de fazer com que algumas linhas / colunas extras (que estão se espalhando para folhas adicionais quando impressas a partir de agora) caibam na mesma página é reduzir o tamanho da fonte.
Isso pode permitir que você redimensione algumas colunas para que caibam em uma página ao serem impressas.
Isso pode ser útil quando você imprime dados que geralmente vão no apêndice - algo que você precisa ter, mas ninguém lê ou se importa com isso.
Imprimir dados selecionados apenas (ou definir a área de impressão)
Às vezes, você pode ter um grande conjunto de dados, mas pode não querer imprimir tudo. Talvez você queira apenas imprimir os dados selecionados.
Se for uma coisa única em que você deseja imprimir rapidamente os dados selecionados na planilha, você pode fazer isso usando a etapa abaixo:
- Selecione os dados que deseja imprimir
- Clique na guia Arquivo
- Clique em Imprimir (ou use o atalho de teclado - Control + P)
- Na tela Imprimir que aparece, clique na primeira opção em Configurações
- Clique na opção Imprimir seleção. Você notaria que a visualização também muda para mostrar apenas a parte que seria impressa.
- Clique em Imprimir.
As etapas acima imprimiriam apenas o conjunto de dados selecionado.
Observe que, caso você tenha selecionado um conjunto de dados que não cabe em uma única folha quando impresso, ele será impresso em várias folhas. Você pode, no entanto, alterar a escala para ‘Ajustar folha em uma página’ para imprimir a seleção em uma única página.
O método acima é bom quando você precisa imprimir os dados selecionados de vez em quando.
Mas você precisa imprimir a mesma seleção de várias planilhas, é uma ideia melhor definir a área de impressão. Uma vez definida, o Excel consideraria esta área de impressão como a parte que deve ser impressa e ignoraria os outros dados da planilha.
Abaixo estão as etapas para definir a área de impressão no Excel:
- Selecione os dados que deseja definir como área de impressão
- Clique na guia Layout da Página
- No grupo Configurar Página, clique na opção Área de Impressão
- Clique em Definir área de impressão
É isso!
Agora, quando você tenta imprimir uma planilha, apenas a área de impressão será impressa (e apenas isso será mostrado na visualização de impressão).
[Bônus] Adicionar quebra de página
Caso você tenha um grande conjunto de dados. é óbvio que não pode caber em uma página e imprimir todos esses dados ocuparia várias páginas.
Você pode adicionar quebras de página no Excel para que o Excel saiba onde interromper a impressão na página atual e passar o resto para a próxima página.
Abaixo estão as etapas para adicionar quebras de página no Excel:
- Selecione a célula onde deseja inserir a quebra de página. Desta célula em diante, tudo seria impresso na próxima página
- Clique na guia Layout da Página
- No grupo Configurar Página, clique na opção Quebras
- Clique em Inserir Quebras de Página
As etapas acima adicionariam uma quebra de página e tudo antes da quebra de página seria impresso em uma folha e os dados restantes em outras folhas.
Observe que, caso você tenha definido a área de impressão, ela terá precedência sobre as quebras de página.
Portanto, esses são vários métodos que você pode usar para ajustar os dados em uma página e imprimir uma planilha do Excel em uma página. Nos casos em que você tem muitos dados, pode não fazer sentido imprimi-los em uma página, mas você ainda pode usar os métodos acima para minimizar o uso de papel e ajustar os mesmos dados em menos páginas.
Espero que você tenha achado este tutorial útil.
