10 maneiras super bacanas de limpar dados em planilhas do Excel

Assista ao vídeo - 10 maneiras de limpar dados no Excel

Os dados constituem a espinha dorsal de qualquer análise que você faça no Excel. E quando se trata de dados, há muitas coisas que podem dar errado - seja a estrutura, o posicionamento, a formatação, os espaços extras e assim por diante.

Nesta postagem do blog, vou mostrar 10 maneiras simples de limpar dados no Excel.

# 1 Livre-se de espaços extras

Espaços extras são dolorosamente difíceis de detectar. Embora você possa de alguma forma localizar os espaços extras entre palavras ou números, os espaços à direita nem mesmo são visíveis. Aqui está uma maneira legal de se livrar desses espaços extras - Use a função TRIM.

Sintaxe: TRIM (texto)

A função TRIM do Excel usa a referência de célula (ou texto) como entrada. Ele remove os espaços iniciais e finais, bem como os espaços adicionais entre as palavras (exceto espaços simples).

# 2 Selecione e trate todas as células em branco

As células em branco podem criar confusão se não forem tratadas com antecedência. Costumo enfrentar problemas com células em branco em um conjunto de dados que é usado para criar relatórios / painéis.

Você pode preencher todas as células em branco com '0' ou 'Não disponível', ou simplesmente destacá-lo. Se houver um grande conjunto de dados, fazer isso manualmente pode levar horas. Felizmente, existe uma maneira de selecionar todas as células em branco de uma vez.

1. Selecione todo o conjunto de dados
2. Pressione F5 (isso abre a caixa de diálogo Ir para)
3. Clique no botão Especial… (no canto inferior esquerdo). Isso abre a caixa de diálogo Ir para especial
   
4. Selecione em branco e clique em OK
   

Isso seleciona todas as células em branco em seu conjunto de dados. Se você quiser inserir 0 ou Não Disponível em todas essas células, basta digitar e pressionar Control + Enter (lembre-se de que se você pressionar apenas Enter, o valor será inserido apenas na célula ativa).

# 3 Converter números armazenados como texto em números

Às vezes, quando você importa dados de arquivos de texto ou bancos de dados externos, os números são armazenados como texto. Além disso, algumas pessoas têm o hábito de usar um apóstrofo (‘) antes de um número para torná-lo um texto. Isso pode criar problemas sérios se você estiver usando essas células em cálculos. Esta é uma maneira infalível de converter esses números armazenados como texto em números.

1. Em qualquer célula em branco, digite 1
2. Selecione a célula onde você digitou 1 e pressione Control + C
3. Selecione a célula / intervalo que deseja converter em números
4. Selecione Colar -> Colar Especial (Atalho do teclado - Alt + E + S)
5. Na caixa de diálogo Colar especial, selecione Multiplicar (na categoria de operações)
   
6. Clique OK. Isso converte todos os números em formato de texto em números.

Você pode fazer muito mais com as opções de operações especiais de colagem. Aqui estão várias outras maneiras de multiplicar no Excel usando Colar especial.

# 4 - Remover Duplicados

Pode haver 2 coisas que você pode fazer com dados duplicados - Destaque ou Delete isso.

• Destacar dados duplicados:
  • Selecione os dados e vá para Home -> Formatação Condicional -> Regras de Destacar Células -> Valores Duplicados.
  • Especifique a formatação e todos os valores duplicados serão destacados.
    
• Excluir duplicatas nos dados:
  • Selecione os dados e vá para Dados -> Remover Duplicados.
  • Se seus dados tiverem cabeçalhos, certifique-se de que a caixa de seleção no canto superior direito esteja marcada.
  • Selecione a (s) coluna (s) das quais deseja remover duplicatas e clique em OK.
    

Isso remove valores duplicados da lista. Se você quiser que a lista original esteja intacta, copie e cole os dados em algum outro local e faça isso.

Relacionado: O guia definitivo para localizar e remover duplicatas no Excel.

Nº 5 Destacar erros

Existem 2 maneiras de destacar erros em dados no Excel:

Usando formatação condicional

1. Selecione todo o conjunto de dados
2. Vá para Home -> Formatação Condicional -> Nova Regra
3. Na caixa de diálogo Nova regra de formatação, selecione 'Formatar apenas células que contêm'
4. Na Descrição da Regra, selecione Erros no menu suspenso
5. Defina o formato e clique em OK. Isso destaca qualquer valor de erro no conjunto de dados selecionado
   

Usando Go To Special

1. Selecione todo o conjunto de dados
2. Pressione F5 (isso abre a caixa de diálogo Ir para)
3. Clique no botão especial no canto inferior esquerdo
4. Selecione Fórmulas e desmarque todas as opções exceto Erros
   

Isso seleciona todas as células que contêm um erro. Agora você pode destacá-los manualmente, excluí-los ou digitar qualquer coisa nele.

# 6 Alterar o texto para caixa baixa / superior / adequada

Quando você herda uma pasta de trabalho ou importa dados de arquivos de texto, geralmente os nomes ou títulos não são consistentes. Às vezes, todo o texto pode estar em maiúsculas / minúsculas ou pode ser uma mistura de ambos. Você pode facilmente tornar tudo consistente usando estas três funções:

LOWER () - Converte todo o texto em minúsculas.
UPPER () - Converte todo o texto em maiúsculas.
PROPER () - Converte todo o texto em letras maiúsculas e minúsculas.

# 7 Analisar dados usando texto para coluna

Quando você obtém dados de um banco de dados ou os importa de um arquivo de texto, pode acontecer que todo o texto fique comprimido em uma célula. Você pode analisar esse texto em várias células usando a funcionalidade Texto para coluna no Excel.

1. Selecione os dados / texto que deseja analisar
2. Vá para Dados -> Texto para Coluna (Isso abre o Assistente de Texto para Colunas)
   • Etapa 1: Selecione o tipo de dados (selecione Delimitado se seus dados não estiverem espaçados igualmente e forem separados por caracteres como vírgula, hífen, ponto …). Clique Próximo
     
   • Etapa 2: Selecione Delimitador (o caractere que separa seus dados). Você pode selecionar delimitador predefinido ou qualquer outra coisa usando a opção Outro
     
   • Etapa 3: Selecione o formato dos dados. Selecione também a célula de destino. Se a célula de destino não for selecionada, a célula atual será substituída
     

Relacionado: Extraia o nome de usuário do ID do e-mail usando texto para coluna.

# 8 Verificação ortográfica

Nada diminui a credibilidade do seu trabalho do que um erro de ortografia.

Use o atalho de teclado F7 para executar uma verificação ortográfica para seu conjunto de dados.

Aqui está um tutorial detalhado sobre como usar a verificação ortográfica no Excel.

# 9 Excluir toda a formatação

Em meu trabalho, usei vários bancos de dados para obter os dados no Excel. Cada banco de dados tinha sua própria formatação de dados. Quando você tiver todos os dados no lugar, aqui está como você pode excluir toda a formatação de uma vez:

1. Selecione o conjunto de dados
2. Vá para Home -> Clear -> Clear Formats
   

Da mesma forma, você também pode limpar apenas os comentários, hiperlinks ou conteúdo.

# 10 Use Localizar e substituir para limpar dados no Excel

Localizar e substituir é indispensável quando se trata de limpeza de dados. Por exemplo, você pode selecionar e remover todos os zeros, alterar referências em fórmulas, localizar e alterar a formatação e assim por diante.

Leia mais sobre como Find and Replace pode ser usado para limpar dados.

Estas são minhas 10 principais técnicas para limpar dados no Excel. Se você gostaria de aprender mais algumas técnicas, aqui está um guia da equipe do MS Excel - Limpar dados no Excel.

Se houver mais técnicas que você usa, compartilhe conosco na seção de comentários!