Como ativar o salvamento automático no Excel (um guia fácil)

Embora o Excel tenha sido continuamente aprimorado a cada nova versão, ainda há momentos em que você pode perceber que ele travará de vez em quando (especialmente se estiver trabalhando com um grande conjunto de dados).

E, às vezes, pode ser um fator fora do Excel - como uma queda de energia ou travamento do sistema devido a um problema diferente do Excel.

Nesses casos, para garantir que você não perca seus dados, o Excel possui um recurso AutoSalvar - que como o nome sugere, salvará automaticamente seu trabalho.

Com o salvamento automático habilitado, o Excel salvará seu trabalho em intervalos regulares, o que garantirá que você não perca muito do seu trabalho (no máximo, alguns minutos de trabalho podem ser perdidos).

Neste tutorial, mostrarei como ativar o salvamento automático no Excel e todas as coisas importantes que você precisa saber sobre isso.

Observação: AutoSave é um novo recurso do Office365, onde permite que você economize em tempo real quando os arquivos são salvos no OneDrive ou no SharePoint. Caso esteja usando versões anteriores (Excel 2010/2013/2016/2019), você tem Salvar informações de recuperação automática, que não é em tempo real, mas salva seu trabalho em intervalos regulares.

AutoSalvar Vs AutoRecover

AutoSalvar é um novo recurso no Excel Office 365, embora a AutoRecover também esteja em versões anteriores.

O AutoSave permite que você salve seu trabalho em tempo real ao salvar seus arquivos do Excel no OneDrive ou no SharePoint.

Pelo contrário, ‘Salvar informações de recuperação automática’ é uma opção que salva automaticamente seu trabalho a cada 10 minutos (ou qualquer período de tempo que você especificar). Com esta opção habilitada, ele manterá uma cópia temporária de seu trabalho e continuará salvando-a a cada 10 minutos.

No caso de seu sistema desligar inesperadamente, você ainda poderá recuperar o arquivo salvo temporariamente (usando o recurso de recuperação automática).

Neste tutorial, abordarei esses dois recursos.

Ative o salvamento automático no Excel na caixa de diálogo Opções

Você pode ativar o salvamento automático, bem como salvar informações de recuperação automática (ou seja, para salvar arquivos automaticamente em um determinado intervalo de tempo) no Excel a partir da caixa de diálogo Opções. Uma vez feito isso, isso seria ativado para todas as pastas de trabalho que você trabalha naquele sistema.

Lembre-se de que o AutoSalvar está disponível apenas para usuários do Office365. Se você não tiver o O365, só poderá usar a recuperação automática.

Abaixo estão as etapas para ativar o salvamento automático no Excel:

1. Clique na guia Arquivo
2. Clique em Opções
3. Na caixa de diálogo Opções do Excel, clique na opção Salvar à esquerda
4. Marque a opção - "Salvar informações de recuperação automática a cada" caixa de seleção. Por padrão, o valor é 10 minutos, mas você pode escolher um valor menor ou maior, se desejar.
5. Marque a opção - “Salvar automaticamente arquivos OneDrive e SharePoint Online por padrão no Excel '. Esta opção funciona apenas para o Office 365 e salva seu trabalho em tempo real (a cada poucos segundos)
6. Clique OK

As etapas acima garantem que seu trabalho seja salvo automaticamente a cada 10 minutos.

Observe que para "Salvar automaticamente arquivos OneDrive e SharePoint Online por padrão no Excel" funcionar, seus arquivos precisam estar no formato de arquivo mais recente (ou seja, XLSX e não XLS).

Outras opções úteis que você pode usar:

• Manter a última versão AutoRecuperada se eu fechar sem salvar: Enquanto o Excel salva seu trabalho a cada 10 minutos (quando o AutoSalvar está ativado), habilitar esta opção irá garantir que você não perca nem mesmo o trabalho entre esses 10 minutos (no caso de seu sistema travar ou houver uma queda de energia). Quando ativado, o Excel mostrará a opção de recuperar automaticamente quaisquer arquivos / dados não salvos.
• Localização do arquivo de recuperação automática: Este é o local onde o Excel salva os arquivos não salvos. Você pode alterar este local se desejar. Caso você não seja o administrador, talvez não seja possível alterar isso.

Quando o AutoSalvar está habilitado (com arquivos salvos no Onedrive ou no SharePoint), você não verá um prompt para salvar as alterações não salvas ao fechar o arquivo (uma vez que essas alterações são salvas a cada poucos segundos).

Além disso, caso você esteja adicionando um código VB (macro) ao arquivo, o salvamento automático parará e mostrará um prompt para salvar este arquivo como um fike habilitado para macro (formato .xlsm)

O AutoSave agora permite que os usuários do Excel compartilhem arquivos e façam alterações em tempo real. Além disso, você pode ver o histórico da versão e voltar para qualquer versão anterior, se desejar. Quando você abre um arquivo antigo usando o histórico de versões, ele é aberto como somente leitura e você pode salvá-lo com um novo nome, se desejar.

Adicionando AutoSalvar ao QAT (para Office 365)

Se você estiver usando OneDrive ou SharePoint, também pode adicionar a opção AutoSalvar na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido (disponível apenas no Office 365).

Isso permite que você habilite o salvamento automático (no SharePoint ou OneDrive) com um único clique (é um botão de alternância).

Embora eu tenha descoberto que ele está disponível por padrão em minha assinatura do Office365, caso você não o tenha, você pode adicionar o salvamento automático à barra de ferramentas de acesso rápido usando as etapas abaixo:

1. Clique no ícone Personalizar Barra de Ferramentas de Acesso Rápido
2. Clique na opção Salvar Automaticamente

Caso você não veja a opção ‘Salvar automaticamente’ no menu suspenso, clique em Mais Comando e use a caixa de diálogo Opções do Excel para adicionar a opção Salvar automaticamente no QAT.

Um problema com o AutoSalvar (Salvar como vs. Salvar uma cópia)

Ao habilitar o AutoSalvar e salvar o arquivo no OneDrive ou no SharePoint, você notará que não verá mais a opção ‘Salvar como’. Em vez disso, você verá a opção ‘Salvar uma cópia’ (mais sobre isso aqui)

Quando o AutoSalvar está ativado e seu trabalho está sendo salvo a cada poucos segundos, não será possível fazer algumas alterações e salvá-lo como um novo arquivo.

Por exemplo, se você começar com um arquivo antigo, trabalhar nele por 20 minutos e salvar uma cópia, você terá o arquivo antigo e também o novo arquivo com 20 minutos do último trabalho. Mas isso não é possível com o salvamento automático ativado, onde salva seu trabalho a cada poucos segundos.

É por isso que você agora tem oSalvar uma cópia'Opção, que você pode usar para criar uma cópia e, em seguida, fazer as alterações.

Caso seus arquivos Excel não estejam no OneDrive ou no SharePoint, você ainda verá a opção ‘Salvar como’.

Usando ferramentas de terceiros, como DropBox ou Google Drive

Você também pode obter as opções de histórico de versão para arquivos Excel com opções de armazenamento como Dropbox e Google Drive.

Essas ferramentas simplesmente verificam se houve alguma alteração no arquivo e salvam a versão anterior. Você pode então voltar a essas versões, se desejar.

Um dos benefícios de usar essas ferramentas de terceiros é que você pode facilmente colaborar com pessoas que não usam o OneDrive.

Como o Google Drive e o Dropbox são geralmente preferidos por muitos em vez do OneDrive, isso ajuda quando você está trabalhando com equipes / clientes que usam essas opções.

A única ressalva é garantir que você não mantenha dados confidenciais nesses serviços de armazenamento em nuvem.

Salvar o arquivo automaticamente antes de fechar usando o VBA

O AutoSave é um recurso incrível e torna o trabalho com o Excel muito livre de estresse - sabendo que os dados não serão perdidos.

Caso você não tenha o Office 365 (o que significa que você também não tem o recurso AutoSalvar), terá que contar com o recurso AutoRecuperação do Excel.

Outra opção que você pode usar é ter um código VBA simples que garante que seu arquivo seja salvo antes de fechá-lo. Isso garante que você não perca seu trabalho porque fechou o arquivo antes de salvá-lo.

Observação: usar isso só faria sentido se você não estiver usando o Office 365 com OneDrive ou SharePoint. Se estiver, você sempre pode voltar para as versões anteriores e seus arquivos serão salvos automaticamente de qualquer maneira.

Abaixo estão as etapas para usar o VBA para salvar um arquivo antes de fechar a pasta de trabalho:

1. Abra a pasta de trabalho onde deseja habilitar este código VBA para salvar antes de fechar.
2. Segure a tecla ALT e pressione a tecla F11 (ou Command + Option + F11 no Mac). Isso abre o Editor VB.
3. Clique duas vezes no objeto ThisWorkbook (para o arquivo onde você deseja adicionar este código) no Project Explorer
4. Copie e cole o código abaixo na janela de código ThisWorkbook:

   Private Sub Workbook_BeforeClose (Cancelar como booleano) ThisWorkbook.Save End Sub

5. Feche o Editor VB

Agora, quando houver qualquer alteração na pasta de trabalho e você fechá-la antes de salvá-la, ele executará primeiro este código (já que este é um evento VBA que é executado com base em um evento - que é o fechamento da pasta de trabalho neste caso). Este código salvará primeiro a pasta de trabalho e, em seguida, fechá-la-á.

Caso você não tenha salvado o arquivo antes, será exibido um prompt que solicitará que você especifique o local onde o arquivo deve ser salvo.

Caso não queira substituir o arquivo existente, você também pode modificar o código para que ele salve o arquivo com um carimbo de data / hora. Dessa forma, seu trabalho não se perde, e você também pode voltar para uma versão anterior.

Abaixo está o código VBA que salvará o arquivo com a data e hora no nome do arquivo:

Private Sub Workbook_BeforeClose (Cancel As Boolean) wbname = ThisWorkbook.Name timestamp = Format (Agora, "ddmmmyyy-hhmmss") ThisWorkbook.SaveAs timestamp & wbname End Sub

Isso salvará o novo arquivo com um carimbo de data / hora no nome no mesmo local onde o arquivo antigo foi salvo. Se quiser que o arquivo seja salvo em uma pasta específica, você pode especificar esse local no código.

Portanto, isso é tudo o que você deve saber sobre como ativar o salvamento automático no Excel e como usá-lo de forma eficiente. E se você não estiver usando o Office 365 e, portanto, não tiver o salvamento automático, você ainda pode configurar as opções de recuperação automática e recuperar todos os arquivos não salvos. Além disso, o código VBA pode ser usado para garantir que os arquivos sejam salvos como uma cópia automaticamente quando você fechá-lo.

Espero que você tenha achado este tutorial útil!