Não existe um tamanho único que sirva para todos. Quando se trata do Excel, as configurações padrão funcionam bem na maioria dos casos. Mas, se necessário, você pode personalizar facilmente muitas das opções do Excel.
Nesta postagem do blog, vou mostrar como usar as Opções do Excel para personalizar suas pastas de trabalho e obter uma melhor experiência com planilhas.
Acessando as opções do Excel
Para abrir a caixa de diálogo Opções do Excel:
No Excel 2010/13: Vá para Arquivo -> Opções.
No Excel 2007: Vá para Menus -> Ferramentas -> Opções do Excel.
Não se sobrecarregue com todas as categorias e caixas de seleção na caixa de diálogo Opções do Excel. Você não precisa mudar tudo e, na maioria dos casos, a configuração padrão funciona perfeitamente. Mas aqui estão alguns dos recursos que podem lhe dar mais controle sobre o comportamento de suas planilhas do Excel.
# 1 Alterar o tipo e tamanho da fonte padrão
Por padrão, o Excel usa Calibri (fonte do corpo) tamanho de fonte 11. Se você ou sua organização estiver usando um tipo e tamanho de fonte diferente, você pode alterar o padrão seguindo estas etapas:
- Em Opções do Excel, selecione Geral.
- Em Opções gerais, na seção "Ao criar novas pastas de trabalho", altere o tipo de fonte padrão e o tamanho da fonte.
Agora, ao abrir uma nova pasta de trabalho, ela usará a nova configuração de fonte por padrão.
# 2 Sempre salve arquivos no formato .xls
Se você estiver compartilhando suas pastas de trabalho do Excel com pessoas que têm a versão 2003, você precisa alterar manualmente o formato para .xls. Em vez de fazer isso manualmente todas as vezes, você pode alterar a configuração de Salvar do formato de arquivo padrão.
Aqui estão as etapas para fazer isso:
- Em Opções do Excel, selecione Salvar.
- Nas opções de Salvar, na seção ‘Salvar pastas de trabalho’, altere o formato do arquivo Salvar para pasta de trabalho do Excel 97-2003.
Você também pode definir o padrão para Pasta de trabalho habilitada para macro do Excel se trabalhar com macros.
Agora, sempre que você salvar uma pasta de trabalho, ela será salva no formato .xls.
# 3 Altere o modo de cálculo de automático para manual
Com o cálculo automático, um recálculo é acionado sempre que houver uma alteração em uma célula / valor que afete as fórmulas (mais ainda com as fórmulas voláteis). Com planilhas carregadas com muitos dados e fórmulas, esse recálculo pode perder muito tempo (e na maioria das vezes é desnecessário) e tornar nossas pastas de trabalho lentas.
Para economizar tempo, você pode alterar a configuração do cálculo para manual. Para fazer isso:
- Em Opções do Excel, selecione Fórmulas.
- Nas opções de Fórmulas, altere as opções de cálculo para Manual.
Quando o modo manual é selecionado, você precisa forçar manualmente um recálculo pressionando a tecla F9.
# 4 Mantenha a célula ativa selecionada após pressionar Enter
Por padrão, se você selecionar uma célula e pressionar Enter, a seleção será reduzida. Em muitos casos, você pode querer manter a mesma célula selecionada após pressionar Enter.
Veja como você pode fazer essa alteração:
- Em Opções do Excel, selecione Avançado.
- Em Opções de edição, desmarque a opção ‘Após pressionar Enter, mover seleção’.
DICA: Você também pode obter o mesmo efeito pressionando Control + Enter (em vez de Enter).
# 5 Inserir pontos decimais automaticamente durante a entrada de dados
Se o seu trabalho envolve muita entrada de dados numéricos com decimais, este seria muito útil.
Como funciona - se você tiver que inserir valores numéricos com 2 pontos de dados, em vez de digitar 123,45, você pode simplesmente digitar 12345 e o Excel inserirá automaticamente 2 casas decimais.
Aqui está como você pode habilitar isso:
- Em Opções do Excel, selecione Avançado.
- Em Opções de edição, selecione ‘Inserir automaticamente um ponto decimal’ e especifique as casas.
Cuidado: Lembre-se, toda vez que você inserir um número, ele terá 2 casas decimais. Portanto, se você precisa de 1 como valor, deverá digitar 100 (considerando que há 2 casas decimais).
# 6 Mostrar todos os comentários de uma vez
Quando você insere um comentário, por padrão, há um pequeno triângulo vermelho que aparece no canto superior esquerdo da célula. Embora este seja um indicador bom o suficiente, você provavelmente perderá comentários se tiver muitos dados / comentários.
Uma solução alternativa pode ser mostrar todos os comentários de uma vez.
Para fazer isso:
- Em Opções do Excel, selecione Avançado.
- Na seção Exibição, na opção ‘Para células com comentários, mostrar:’, selecione Comentários e Indicadores.
DICA: Isso também seria útil se você estiver editando comentários. Basta clicar no comentário e editá-lo.
# 7 Ocultar todos os 0s
Você pode ocultar todos os valores 0 em sua planilha com um único clique (você ouviu direito!).
Aqui está como fazer isso:
- Em Opções do Excel, selecione Avançado.
- Role para baixo e vá para a seção - ‘Opções de exibição para esta planilha’.
- Desmarque ‘Mostrar um zero nas células com valor zero’.
# 8 Abra as pastas de trabalho selecionadas sempre que iniciar o Excel
Se você iniciar seu trabalho com o mesmo conjunto de pastas de trabalho do Excel (por exemplo, listas de tarefas, rastreadores de projeto, etc.), existe uma maneira de o Excel abrir automaticamente essas pastas de trabalho sempre que você iniciá-lo. Aqui está como fazer isso:
- Em Opções do Excel, selecione Avançado.
- Role para baixo e vá para a seção Geral.
- No campo. ‘Na inicialização, abra todos os arquivos em:’, digite o caminho da pasta que contém os arquivos que você deseja abrir sempre que iniciar o Excel.
Observação: você pode adicionar mais arquivos à pasta e ela abrirá automaticamente na próxima vez que você abrir o Excel.
Veja também: Dicas de entrada de dados do Excel.
# 9 Abreviações Completas Automaticamente
Há um recurso no Excel onde você pode especificar um texto abreviado e o Excel o completará automaticamente para você. Por exemplo, sempre que você digitar ABC, o Excel o substituirá automaticamente por ABC Technology Corporation Limited. Algo conforme mostrado abaixo:
Aqui está como você pode habilitar isso:
- Em Opções do Excel, selecione Prova
- Clique no botão Opções de AutoCorreção
- Na caixa de diálogo AutoCorreção, digite o que deseja Substituir (no campo Substituir) pelo que deseja substituir (no campo Por)
- Clique em Adicionar e depois em Ok
Agora, sempre que você digitar ABC e pressionar Enter (ou barra de espaço), ele será automaticamente substituído por ABC Technology Corporation Limited.
Observação: essa alteração ocorre para todos os aplicativos de escritório, como Word e PowerPoint).
Existem muitos outros recursos que também podem ser personalizados usando as Opções do Excel. Se você tiver algum tempo livre, examine-o e você poderá encontrar algumas opções adicionais que pode usar.
Experimente essas opções e me diga o que você achou. # 5 e # 9 são meus favoritos. E quanto a você?
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