AutoCorreção do Excel: um guia completo + exemplos de economia de tempo

O que acontece quando você digita a palavra ‘Drnik’ em vez de ‘Beber’ no Excel?

Você notaria que o Excel corrigirá automaticamente a palavra incorreta para Beber (como mostrado abaixo).

De alguma forma, o Excel sabia que esta não era a grafia correta e corrigiu automaticamente para a correta.

Agora, ele não corrigirá automaticamente todas as palavras com erros ortográficos.

Apenas alguns!

Por exemplo, experimente a palavra ‘dirnk’.

Não seria corrigido automaticamente.

O motivo pelo qual algumas palavras são corrigidas automaticamente e outras não é porque já existe uma lista fixa de palavras que são pré-preenchidas no Excel para correção automática.

Nota: A autocorreção está habilitada por padrão no Excel.

Neste tutorial, vou explicar o que são as opções de Autocorreção e, em seguida, mostrar alguns exemplos onde você pode usá-lo para economizar tempo. Também abordarei como você pode desativá-lo (ou seja, desligar a correção automática)

Compreendendo as opções de autocorreção

A correção automática foi criada para ajudá-lo a resolver pequenos problemas que você pode enfrentar ao digitar no Excel ou ao inserir dados (como substituir algumas palavras com erros ortográficos por palavras corretas).

Também permite que você obtenha um pouco mais de controle ao usar o Excel (como veremos nos exemplos mais adiante neste tutorial).

Mas vamos primeiro entender onde estão as opções de autocorreção e o que está disponível por padrão.

Para obter as opções de correção automática, clique na guia Arquivo.

Na tela Arquivo, clique em ‘Opções’.

Na caixa de diálogo Opções do Excel, clique em Revisão.

Nas opções de revisão, clique em Opções de correção automática.

Isso abrirá a caixa de diálogo Opções de autocorreção.

Deixe-me explicar as diferentes guias na caixa de diálogo Autocorreção e suas opções.

Guia Opções de autocorreção

Na guia Opções de autocorreção, existem algumas opções que são ativadas por padrão e tratam de alguns problemas comuns.

• Mostrar botões de opções de autocorreção: Este não é relevante para Excel, mas é para outros aplicativos MS. Quando esta opção está habilitada, você vê as opções de autocorreção no MS Word ou MS PowerPoint (conforme mostrado abaixo).
• Corrija duas maiúsculas iniciais: Esta opção quando ativada corrigirá automaticamente as duas iniciais maiúsculas no Excel. Por exemplo, se você digitar ‘HEllo’, será automaticamente alterado para ‘Hello’
• Capitalize a primeira letra das frases: Quando ativada, esta opção garante que uma nova frase comece com uma letra maiúscula. Por exemplo, se você digitar 'Hello. como vai você? ', será corrigido automaticamente para' Olá. Como você está?'
• Coloque em maiúscula os nomes dos dias: Isso mudará automaticamente a primeira letra do nome do dia se você inserir em minúsculas. Por exemplo, quarta-feira seria alterado para quarta-feira.
• Uso acidental correto da tecla Caps Lock: Caso você tenha ativado o Caps lock e escreva uma frase, ele corrigirá automaticamente o texto e desativará o Caps lock. Por exemplo, se você inserir hELLO, ele será alterado automaticamente para Hello.
• Substitua o texto conforme você digita: Aqui é onde o Excel já tem algumas palavras comumente escritas incorretamente (ou códigos de acesso para alguns símbolos). Por exemplo, se você digitar (c), ele será convertido automaticamente no símbolo de copyright. Isso ocorre porque ele foi especificado na lista desta opção. Você pode adicionar ou remover palavras da lista (mais sobre isso no exemplo abaixo).

Exceções de autocorreção

Embora essas opções de autocorreção sejam incríveis, às vezes você pode querer não agir de forma muito inteligente e corrigi-las automaticamente.

Por exemplo, se você tiver o nome da marca ATs (onde o 's' está em minúsculas), o Excel irá convertê-lo automaticamente em 'Ats'.

Embora você goste que a correção automática aconteça em todos os outros casos, se quiser excluir este caso específico, você pode fazer isso.

Na guia Autocorreção, clique na guia Exceções.

Na caixa de diálogo Exceções de autocorreção, você pode ter dois tipos de exceção:

1. Primeira carta: Por padrão, o Excel coloca o alfabeto em maiúscula após o ponto (ponto). Você pode fornecer algumas exceções aqui (já existe uma lista de exceções comuns).
2. Caps iniciais: Se você não quiser que os ATs sejam convertidos em Ats, você pode especificar isso aqui.

Autoformatação à medida que você digita guia

Esta guia possui três opções (todas ativadas). Acho todas essas três opções úteis.

1. Substitua enquanto você digita: Quando você insere qualquer hiperlink em uma célula, ele será automaticamente convertido em um hiperlink. Às vezes, desabilito essa opção, pois muitas vezes acabo clicando na célula, o que leva alguns segundos e abre o link no navegador.
2. Inscreva-se enquanto trabalha: Isso adicionará automaticamente novas linhas e colunas em uma Tabela do Excel quando você inserir qualquer coisa na célula adjacente àquela da tabela.
3. Automaticamente como seu trabalho: Quando você insere uma fórmula em uma coluna em uma Tabela do Excel, esta opção insere a mesma fórmula (com referências de células ajustadas) em todas as células da coluna.

Guia Ações

Em aplicativos da Microsoft, você pode criar uma ação com base em uma palavra ou texto específico.

No Excel, há apenas um tipo de ação disponível - que é a ação de data.

Uma ação de data significa que se você tem uma data em uma célula no Excel, você pode clicar com o botão direito e obter algumas ações que pode realizar para essa data (como mostrar a data no calendário ou agendar uma reunião no Outlook )

Isso pode ser útil se você tiver uma lista de datas e quiser salvar rapidamente algumas em seu calendário ou se quiser agendar uma reunião (usando o Outlook).

Esta opção está desabilitada por padrão e você deve habilitá-la para poder usá-la no Excel.

Uma vez habilitado, você poderá usar o Excel. Se você tiver uma data em uma célula, basta clicar com o botão direito e você encontrará as opções de ação na parte inferior.

Guia de correção automática de matemática

Assim como você pode inserir símbolos em uma célula do Excel (como Delta, Grau ou Marca de verificação), você também pode inserir símbolos matemáticos em uma equação.

Esta guia contém algum texto que é convertido automaticamente no símbolo matemático especificado. Por exemplo, se você digitar \ sigma, ele o substituirá pelo símbolo σ.

Observe que isso não funcionará nas células da planilha. Só funciona com equações.

Como adicionar suas próprias palavras ao autocorreção do Excel?

Gostaria que houvesse algumas palavras que fizessem parte da autocorreção?

Por exemplo, digamos que você deseja adicionar a palavra ‘drikn’ para autocorreção, de modo que ela seja corrigida para ‘beber’.

Você pode usar as etapas abaixo para adicionar uma palavra para correção automática:

1. Clique na guia Arquivo.
2. Clique em Opções.
3. Na caixa de diálogo Opções, selecione Revisão.
4. Clique no botão ‘Opções de autocorreção’.
5. Na caixa de diálogo Autocorreção, digite o seguinte:
   • Substituir: Drikn
   • Com: bebida
6. Clique em ADICIONAR
7. Clique OK.

Agora, quando você digita ‘drikn’ no Excel, ele o corrige automaticamente para ‘beber’.

Antes de mostrar alguns exemplos interessantes para usar isso, aqui estão algumas coisas que você precisa saber sobre a correção automática no Excel:

• A lista de correção automática diferencia maiúsculas de minúsculas. Isso significa que você adicionou a palavra ‘drikn’ para ser substituída por ‘beber’, ela só funcionaria com a palavra em minúsculas. Se você inserir 'Drikn' ou 'DRIKN', isso não será corrigido.
• Essa alteração é salva no Excel e existiria mesmo se você fechasse a pasta de trabalho e abrisse novamente. Se você não quiser mais isso, será necessário excluí-lo manualmente.
• A mudança ocorre apenas quando a palavra exata é usada. Por exemplo, se você usar ‘drikns’, não será corrigido automaticamente. Para que funcione, a palavra não deve conter caracteres imediatamente anteriores ou posteriores.
• Quando você especifica uma correção automática no Excel, ela é automaticamente ativada em outros aplicativos MS, como MS Word ou MS PowerPoint.

A correção automática foi criada como uma forma de corrigir erros ortográficos comuns. Mas você também pode usá-lo de algumas maneiras incríveis para economizar tempo.

Relacionado: Verificação ortográfica no Excel.

Abaixo estão alguns exemplos úteis para usar a correção automática (diferente de corrigir uma palavra com erros ortográficos).

Exemplo 1: use a correção automática para preencher as abreviações

Imagine que você trabalha para uma empresa ‘ABC Technology Corporation Limited’.

Seu trabalho envolve uma grande quantidade de entrada de dados no Excel e você precisa digitar manualmente o nome completo da empresa várias vezes ao dia.

Não importa o quão rápido você digite, isso seria uma perda de tempo.

Você não gostaria que houvesse uma maneira de simplesmente inserir ABC (ou o que quiser) e o Excel substituí-lo pelo nome da empresa?

É aqui que a grandiosidade do Autocorrect pode ajudar.

Você pode especificar uma abreviatura em Autocorreção e, sempre que usar essa abreviatura, o Excel a converterá automaticamente no texto especificado.

Por exemplo, você pode especificar que sempre que digitar ABC, o Excel deve substituí-lo automaticamente por ‘ABC Technology Corporation Limited’.

Algo conforme mostrado abaixo:

Isso acontece quando você adiciona uma autocorreção no Excel onde ABC deve ser corrigido ”(conforme mostrado abaixo na caixa de diálogo de autocorreção).

E se você quiser inserir ABC e não o nome completo?

Caso você não queira que a correção automática mude ABC para o nome completo, basta pressionar Control + Z para voltar ao ABC.

Embora o uso de Control + Z funcione, é melhor escolher uma abreviatura que você provavelmente não usará em seu trabalho. Isso garante que não haja chance de você obter o nome completo por engano (quando tudo o que você queria era o texto da abreviatura).

Abaixo estão alguns cenários em que esse truque de autocorreção pode economizar muito tempo:

• Você pode inserir nomes de arquivo ou nomes de pasta rapidamente (em vez de copiar e colar todas as vezes).
• Se você tiver uma lista de membros da equipe, poderá usar suas iniciais para inserir seus nomes rapidamente.

Uma palavra de cautela: qualquer opção de autocorreção especificada no Excel também será ativada em outros aplicativos MS, como MS Word ou MS PowerPoint. Nesses casos, é melhor usar abreviações que você provavelmente não usará em nenhum outro lugar.

Exemplo 2: inserir símbolos rapidamente (como grau ou delta)

Existem alguns símbolos que são difíceis de inserir / digitar no Excel, pois eles ainda não estão disponíveis no teclado (como o símbolo de grau ou o símbolo delta ou marcadores).

Você precisa saber o atalho do teclado (que geralmente são longos e complicados) ou precisa usar a caixa de diálogo Inserir símbolo (o que é demorado).

Se houver alguns símbolos que você precisa usar com frequência, você pode usar o recurso Autocorreção para dar a esses símbolos um nome de código ou uma abreviatura.

Agora, quando você precisa inserir aquele símbolo, pode simplesmente usar o nome do código e ele será autocorrigido para aquele símbolo.

Abaixo está um exemplo onde estou usando o código DEGSYM para obter o símbolo de grau no Excel.

Para fazer isso, faça a seguinte alteração na caixa de diálogo Autocorreção do Excel:

Exemplo 3: Escreva Fórmulas Mais Rapidamente com Autocorreção

Este truque (que aprendi neste blog) é um pouco rebuscado, mas se você trabalhar com muitas fórmulas longas, isso pode economizar algum tempo.

Abaixo está uma fórmula que combinará o texto das três células que sobraram para a célula em que esta fórmula é usada:

= INDIRETO (ENDEREÇO ​​(LINHA (), COLUNA () - 3)) & INDIRETO (ENDEREÇO ​​(LINHA (), COLUNA () - 2)) & INDIRETO (ENDEREÇO ​​(LINHA (), COLUNA () - 1))

Agora, se você frequentemente precisa criar uma fórmula como esta, é melhor criar um código simples para ela e usá-lo na correção automática.

Neste caso, usei o código ‘com3’ na correção automática para obter a fórmula.

Agora, você pode usar o código ‘com3’ para obter a fórmula inteira em algumas teclas (conforme mostrado abaixo):

Observação: como mencionei, isso é algo que a maioria de vocês nunca precisaria usar, mas ainda é um bom truque de saber (por precaução). O exemplo acima é um caso da vida real em que estou usando isso em um de meus projetos para economizar tempo.

Como desligar completamente a correção automática

Embora eu acredite que a correção automática seja um ótimo recurso, pode não ser relevante para todos.

E em alguns casos, pode realmente ser uma irritação. Por exemplo, se você digitar (c) ou (r) ou ™, a correção automática do Excel mudará o texto automaticamente (para © ou ® ou ™)

Nesses casos, é melhor desativar a correção automática ou pelo menos excluir os termos que você não deseja que sejam corrigidos automaticamente.

Abaixo estão as etapas para desligar a correção automática:

1. Clique na guia Arquivo.
2. Clique em Opções.
3. Na caixa de diálogo Opções, selecione Revisão.
4. Clique no botão ‘Opções de autocorreção’.
5. Na caixa de diálogo Autocorreção, na guia Autocorreção, desmarque a opção ‘Substituir texto conforme você digita’.

Nota: As etapas acima desligariam completamente o recurso de preenchimento automático, onde ele substitui parte do texto pelo texto especificado. Isso também pode significar que as palavras comumente escritas incorretamente não serão mais corrigidas.

Como desativar / substituir algumas palavras da autocorreção

Se quiser manter o recurso geral "Substituir texto ao digitar", mas quiser algumas exceções, você pode encontrar a palavra na lista e excluí-la manualmente (ou editá-la).

Abaixo estão as etapas para fazer isso:

1. Clique na guia Arquivo e depois em Opções (na tela Arquivo que é aberta).
2. Na caixa de diálogo Opções, selecione Revisão.
3. Clique no botão ‘Opções de autocorreção’.
4. Na caixa de diálogo Autocorreção, na guia Autocorreção, selecione a palavra que deseja excluir.
5. Clique no botão Excluir.

Você também pode substituir uma palavra na correção automática. Por exemplo, em vez de (c) se transformar no símbolo de copyright, você pode usá-lo para ser convertido na palavra - copyright.

Para substituir a palavra por algum outro texto, localize e altere o texto e clique no botão Substituir.

Como desfazer alterações de correção automática no Excel

Se você escrever algo e o Excel alterar por causa da autocorreção, poderá recuperar o texto original pressionando Control + Z.

Por exemplo, assim que você digitar (c) em uma célula no Excel e pressionar a tecla de espaço, ele será instantaneamente convertido no símbolo de copyright.

Mas se você usar Control + Z agora, ele voltará a ser (c) e permanecerá assim.

Embora a correção automática seja um recurso que a maioria dos usuários do Excel nunca terá que ajustar, é bom saber algumas maneiras de usá-lo para economizar tempo (como mostrado nos exemplos).

Recentemente, comecei a usá-lo para algumas fórmulas que são bastante grandes, mas as uso com frequência (como mostrado no exemplo 3).