Como fazer referência a outra planilha ou pasta de trabalho no Excel (com exemplos)

Ser capaz de fazer referência a células e intervalos é o que faz qualquer ferramenta de planilha funcionar. E o Excel é o melhor e mais poderoso que existe.

Neste tutorial, cobrirei tudo o que você precisa saber sobre como fazer referência a células e intervalos no Excel. Além da referência básica na mesma folha, a maior parte deste tutorial seria sobre como fazer referência a outra planilha ou pasta de trabalho no Excel.

Embora não haja muita diferença em como isso funciona, quando você faz referência a outra planilha no mesmo arquivo ou faz referência a um arquivo Excel completamente separado, o formato dessa referência muda um pouco.

Além disso, existem algumas coisas importantes que você precisa ter em mente ao fazer referência a outra planilha ou outros arquivos externos.

Mas se preocupe … nada muito louco!

Quando terminar este tutorial, você saberá tudo o que há para saber sobre como fazer referência a células e intervalos no Excel (esteja na mesma pasta de trabalho ou em outra pasta de trabalho).

Vamos começar!

Referenciando uma célula na mesma planilha

Este é o nível mais básico de referência, onde você se refere a uma célula na mesma planilha.

Por exemplo, se eu estiver na célula B1 e quiser me referir à célula A1, o formato seria:

= A1

Quando você fizer isso, o valor na célula onde você usa essa referência será o mesmo que na célula A1. E no caso de você fazer qualquer alteração na célula A1, isso se refletirá na célula onde você usou esta referência.

Referenciando uma célula em outra planilha

Se precisar fazer referência a outra planilha na mesma pasta de trabalho, você precisará usar o formato abaixo:

Sheet_name! Cell_address

Primeiro, você tem o nome da planilha seguido por um sinal de exclamação que é seguido pela referência da célula.

Portanto, se você precisar se referir à célula A1 na Planilha 1, precisará usar a seguinte referência:

= Folha1! A1

E se quiser fazer referência a um intervalo de células em outra página, você precisará usar o seguinte formato:

Sheet_name! First_cell: Last_cell

Portanto, se você deseja se referir ao intervalo A1: C10 em outra planilha na mesma pasta de trabalho, você precisa usar a referência abaixo:

= Folha1! A1: C10

Observe que eu apenas mostrei a você a referência à célula ou ao intervalo. Na realidade, você os usaria em fórmulas. Mas o formato das referências mencionadas acima permanecerá o mesmo

Em muitos casos, a planilha à qual você se refere teria várias palavras no nome. Por exemplo, pode ser Dados do Projeto ou dados de vendas.

Caso você tenha espaços ou caracteres não alfabéticos (como @,!, #, -, etc.), Você precisa usar o nome entre aspas simples.

Por exemplo, se você quiser se referir à célula A1 na planilha chamada Dados de Vendas, você usará a referência abaixo:

= 'Dados de vendas'! A1

E no caso do nome da planilha ser Sales-Data, então para se referir à célula A1 nesta planilha, você precisa usar a referência abaixo:

= 'Vendas-Dados'! A1

Quando você se refere a uma planilha na mesma pasta de trabalho e, posteriormente, altera o nome da planilha, não precisa se preocupar com a quebra da referência. O Excel atualizará automaticamente essas referências para você.

Embora seja ótimo saber o formato dessas referências, na prática, não é uma boa ideia digitá-las manualmente todas as vezes. Seria demorado e altamente sujeito a erros.

Deixe-me mostrar uma maneira melhor de criar referências de células no Excel.

Criação automática de referência para outra planilha na mesma pasta de trabalho

Uma maneira muito melhor de criar referência de célula para outra planilha é simplesmente apontar o Excel para a célula / intervalo para o qual você deseja criar a referência e deixar que o Excel crie ele mesmo.

Isso garantirá que você não precise se preocupar com a falta de ponto de exclamação ou aspas ou com o surgimento de qualquer outro problema de formato. O Excel criará automaticamente a referência correta para você.

Abaixo estão as etapas para criar automaticamente uma referência a outra planilha:

1. Selecione a célula na pasta de trabalho atual onde você precisa da referência
2. Digite a fórmula até precisar da referência (ou um sinal de igual se quiser apenas a referência)
3. Selecione a folha à qual você precisa se referir
4. Selecione a célula / intervalo ao qual deseja se referir
5. Pressione Enter para obter o resultado da fórmula (ou continue trabalhando na fórmula)

As etapas acima criariam automaticamente uma referência à célula / intervalo em outra planilha. Você também poderá ver essas referências na barra de fórmulas. Assim que terminar, você pode simplesmente pressionar a tecla Enter e o resultado será exibido.

Por exemplo, se você tiver alguns dados na célula A1: A10 em uma planilha chamada Dados de vendas e quiser obter a soma desses valores na planilha atual, as etapas a seguir serão:

1. Digite a seguinte fórmula na planilha atual (onde você precisa do resultado): = Soma (
2. Selecione a planilha ‘Dados de vendas’.
3. Selecione o intervalo que deseja adicionar (A1: A10). Assim que você fizer isso, o Excel criará automaticamente uma referência para este intervalo (você pode ver isso na barra de fórmulas)
4. Pressione a tecla Enter.

Ao criar uma fórmula longa, pode ser necessário referir-se a uma célula ou intervalo em outra planilha e, a seguir, precisar voltar à planilha de origem e referir-se a alguma célula / intervalo lá.

Ao fazer isso, você notará que o Excel insere automaticamente uma referência de planilha na planilha onde você tem a fórmula. Embora esteja tudo bem e não faça mal, não é necessário. Nesse caso, você pode optar por manter a referência ou removê-la manualmente.

Outra coisa que você precisa saber ao criar referências, selecionando a planilha e, em seguida, a célula / intervalo é que o Excel sempre criará um referência relativa (ou seja, referências com o sinal n0 $). Isso significa que se eu copiar e colar a fórmula (uma com referência a outra planilha) em alguma outra célula, ela ajustará automaticamente a referência.

Aqui está um exemplo que explica as referências relativas.

Suponha que eu use a seguinte fórmula na célula A1 na planilha atual (para me referir à célula A1 em um nome de planilha SalesData)

= SalesData! A1

Agora, se eu copiar esta fórmula e colar na célula A2, a fórmula mudará para:

= SalesData! A1

Isso acontece porque a fórmula é relativa e quando eu a copio e colo, as referências se ajustam automaticamente.

Caso eu queira que esta referência sempre se refira à célula A1 na planilha SalesData, terei que usar a fórmula abaixo:

= SalesData! $ A $ 1

O cifrão antes do número da linha e da coluna bloqueia essas referências para que não mudem.

Aqui está um tutorial detalhado onde você pode aprender mais sobre referências absolutas, mistas e relativas.

Agora que cobrimos como fazer referência a outra planilha na mesma pasta de trabalho, vamos ver como podemos nos referir a outra pasta de trabalho.

Como fazer referência a outra pasta de trabalho no Excel

Quando você se refere a uma célula ou um intervalo de outra pasta de trabalho do Excel, o formato dessa referência depende se a pasta de trabalho está aberta ou fechada.

E, claro, o nome da pasta de trabalho e as planilhas também desempenham um papel na determinação do formato (dependendo se você tem caracteres espaçados ou não alfabéticos no nome ou não).

Então, vamos ver os diferentes formatos de referências externas para outra pasta de trabalho em diferentes cenários.

Referência externa para uma pasta de trabalho aberta

Quando se trata de se referir a uma pasta de trabalho aberta externa, você precisa especificar o nome da pasta de trabalho, o nome da planilha e o endereço da célula / intervalo.

Abaixo está o formato que você precisa usar ao se referir a uma pasta de trabalho aberta externa

= '[FileName] SheetName! CellAddress

Suponha que você tenha uma pasta de trabalho ‘ExampleFile.xlsx’ e queira se referir à célula A1 na Planilha1 desta pasta de trabalho.

Abaixo está a referência para isso:

= [ExampleFile.xlsx] SalesData! A1

Caso haja espaços no nome da pasta de trabalho externa ou no nome da planilha (ou ambos), é necessário adicionar o nome do arquivo (entre colchetes) e o nome da planilha entre aspas simples.

Abaixo estão os exemplos em que você precisaria colocar os nomes entre aspas simples:

= '[Exemplo de arquivo.xlsx] SalesData'! A1 = '[Exemplo de arquivo.xlsx] Dados de vendas'! A1 = '[Exemplo de arquivo.xlsx] Dados de vendas'! A1

Como criar referência para outra pasta de trabalho (automaticamente)

Novamente, embora seja bom saber o formato, é melhor não digitá-lo manualmente.

Em vez disso, apenas aponte o Excel na direção certa e ele criará essas referências para você. Isso é muito mais rápido com muito menos chances de erros.

Por exemplo, se você tiver alguns dados na célula A1: A10 em uma pasta de trabalho chamada 'Arquivo de exemplo' na planilha chamada 'Dados de vendas' e quiser obter a soma desses valores na planilha atual, as etapas a seguir serão :

1. Digite a seguinte fórmula na planilha atual (onde você precisa do resultado): = Soma (
2. Vá para a pasta de trabalho ‘Arquivo de exemplo’
3. Selecione a planilha ‘Dados de vendas’.
4. Selecione o intervalo que deseja adicionar (A1: A10). Assim que você fizer isso, o Excel criará automaticamente uma referência para este intervalo (você pode ver isso na barra de fórmulas)
5. Pressione a tecla Enter.

Isso criaria instantaneamente a fórmula com as referências corretas.

Uma coisa que você notaria ao criar uma referência a uma pasta de trabalho externa é que ela sempre criará referências absolutas. Isso significa que há um sinal $ antes dos números da linha e da coluna. Isso significa que, se você copiar e colar esta fórmula em outras células, ela continuará se referindo ao mesmo intervalo devido à referência absoluta.

Caso você queira que isso mude, você precisa alterar as referências manualmente.

Referência externa a uma pasta de trabalho fechada

Quando uma pasta de trabalho externa é aberta e você se refere a esta pasta de trabalho, você só precisa especificar o nome do arquivo, o nome da planilha e o endereço da célula / intervalo.

Mas quando isso é fechado, o Excel não tem ideia de onde você procura as células / intervalo a que se referiu.

É por isso que, ao criar uma referência a uma pasta de trabalho fechada, você também precisa especificar o caminho do arquivo.

Abaixo está uma referência que se refere à célula A1 na planilha Sheet1 na pasta de trabalho Arquivo de Exemplo. Como esse arquivo não está aberto, também se refere ao local onde o arquivo foi salvo.

= 'C: \ Usuários \ sumit \ Desktop \ [Arquivo de exemplo.xlsx] Planilha1'! $ A $ 1

A referência acima tem as seguintes partes:

• Caminho do arquivo - o local em seu sistema ou rede onde o arquivo externo está localizado
• Nome do arquivo - o nome da pasta de trabalho externa. Isso incluiria a extensão do arquivo também.
• Nome da planilha - o nome da planilha na qual você está se referindo às células / intervalos
• Endereço de célula / intervalo - o endereço exato de célula / intervalo ao qual você está se referindo

Ao criar uma referência externa para uma pasta de trabalho aberta e, em seguida, fechá-la, você notará que a referência muda automaticamente. Depois que a pasta de trabalho externa é fechada, o Excel também insere automaticamente uma referência ao caminho do arquivo.

Impacto da alteração da localização do arquivo nas referências

Quando você cria uma referência a uma célula / intervalo em um arquivo Excel externo e o fecha, a referência agora também usa o caminho do arquivo.

Mas então, se você alterar a localização do arquivo, nada vai mudar na sua pasta de trabalho (na qual você cria a referência). Mas como você mudou o local, o link foi quebrado.

Portanto, se você fechar e abrir esta pasta de trabalho, ela informará que o link está quebrado e você precisa atualizá-lo ou quebrá-lo completamente. Ele mostrará um prompt conforme mostrado abaixo:

Ao clicar em Atualizar, será mostrado outro prompt onde você pode escolher as opções para editar os links (que mostrará a caixa de diálogo abaixo)

Se você precisar manter esses arquivos vinculados, pode especificar o novo local do arquivo clicando em Atualizar Valores. O Excel abre uma caixa de diálogo onde você pode especificar o novo local do arquivo navegando até lá e selecionando-o.

Referência a um nome definido (na mesma pasta de trabalho ou externa)

Quando você precisa se referir a células e intervalos, a melhor maneira é criar nomes definidos para os intervalos.

Isso é útil porque facilita a referência a esses intervalos usando um nome em vez de um endereço de referência longo e complicado.

Por exemplo, é mais fácil usar = SalesData em vez de = [Arquivo de exemplo.xlsx] Planilha1 ′! $ A $ 1: $ A $ 10

E caso você tenha usado este nome definido em várias fórmulas e precise alterar a referência, precisará fazer isso apenas uma vez.

Aqui estão as etapas para criar um intervalo nomeado para um intervalo de células:

1. Selecione todas as células que deseja incluir no intervalo nomeado
2. Clique na guia Fórmulas
3. Clique na opção Definir Nome (está no grupo Nomes Definidos)
4. Na caixa de diálogo Novo nome, dê um nome a esse intervalo (estou usando o nome SalesData neste exemplo). Lembre-se de que você não pode ter espaços no nome
5. Mantenha o escopo como uma pasta de trabalho (a menos que você tenha um forte motivo para torná-lo no nível da planilha)
6. Certifique-se de que Refere-se ao intervalo esteja correto.
7. Clique OK.

Agora seu intervalo nomeado foi criado e você pode usá-lo em vez das referências de células com endereços de células.

Por exemplo, se eu quiser obter a soma de todas essas células no intervalo SalesData, você pode usar a fórmula abaixo:

= SUM (SalesData)

E se você quiser usar esse intervalo nomeado em outras planilhas ou mesmo em outras pastas de trabalho?

Você pode!

Você só precisa seguir o mesmo formato que discutimos na seção acima.

Não há necessidade de voltar ao início deste artigo. Deixe-me dar todos os exemplos aqui para você ter uma ideia.

Faixas nomeadas de nível de planilha versus pasta de trabalho: Quando você cria um nível de pasta de trabalho denominado intervalo, só pode haver um intervalo com esse nome. Portanto, se você se referir a ele em pastas de trabalho externas ou planilhas na mesma pasta de trabalho, não será necessário especificar o nome da planilha (pois ele está disponível para uso em toda a pasta de trabalho). Caso utilize o nível da planilha denominado intervalo, você só poderá utilizá-lo na planilha e ao fazer referência a ele também deverá especificar o nome da planilha.

Referenciar o nome definido na mesma planilha ou pasta de trabalho

Se você criou o nome definido para o nível da pasta de trabalho, poderá usá-lo em qualquer lugar da pasta de trabalho usando apenas o próprio nome definido.

Por exemplo, se eu quiser obter a soma de todas as células no intervalo nomeado que criamos (SaledData), posso usar a fórmula abaixo:

= SUM (SaledData)

Caso você tenha criado um intervalo denominado nível de planilha, você pode usar esta fórmula apenas se o intervalo nomeado for criado na mesma planilha em que você está usando a fórmula.

Caso você queira usá-lo em outra planilha (digamos, Planilha 2), é necessário usar a seguinte fórmula:

= SOMA (Folha1! $ A $ 1: $ A $ 10)

E caso haja espaços ou caracteres alfanuméricos no nome da folha, você deverá colocar o nome da folha entre aspas simples.

= SUM ('Folha 1'! $ A $ 1: $ A $ 10)

Referenciar o nome definido em outra pasta de trabalho (aberta ou fechada)

Quando quiser fazer referência a um intervalo nomeado em outra pasta de trabalho, você terá que especificar o nome da pasta de trabalho e, em seguida, o nome do intervalo.

Por exemplo, se você tiver uma pasta de trabalho do Excel com o nome ExampleFile.xlsx e um intervalo nomeado com o nome SalesData, você pode usar a fórmula abaixo para obter a soma desse intervalo de outra pasta de trabalho:

= SUM (ExampleFile.xlsx! SalesData)

Caso haja espaços no nome do arquivo, será necessário colocá-los entre aspas simples.

= SUM ('Exemplo de arquivo.xlsx'! SalesData)

Caso você tenha intervalos nomeados no nível da planilha, será necessário especificar o nome da pasta de trabalho, bem como a planilha ao fazer referência a ela em uma pasta de trabalho externa.

Abaixo está um exemplo de referência a um intervalo nomeado no nível da planilha:

= SUM ('[Exemplo de arquivo.xlsx] Planilha1'! SalesData)

Como mencionei acima, é sempre melhor criar intervalos nomeados de nível de pasta de trabalho, a menos que você tenha um forte motivo para criar uma planilha de nível um.

Caso esteja fazendo referência a um intervalo nomeado em uma pasta de trabalho fechada, você também terá que especificar o caminho do arquivo. Abaixo está um exemplo disso:

= SUM ('C: \ Usuários \ sumit \ Desktop \ Arquivo de exemplo.xlsx'! SalesData)

Quando você cria uma referência a um intervalo nomeado em uma pasta de trabalho aberta e, em seguida, fecha a pasta de trabalho, o Excel altera automaticamente a referência e adiciona o caminho do arquivo.

Como Criar Referência para um Intervalo Nomeado

Se você cria e trabalha com muitos intervalos nomeados, não é possível lembrar o nome de cada um.

O Excel o ajuda mostrando uma lista de todos os intervalos nomeados que você criou e permite que você os insira em fórmulas com um único clique.

Suponha que você tenha criado um intervalo nomeado SalesData que deseja usar em uma fórmula para somar todos os valores no intervalo nomeado.

Aqui estão as etapas para fazer isso:

1. Selecione a célula na qual deseja inserir a fórmula.
2. Insira a fórmula até o ponto onde você precisa que o intervalo nomeado seja inserido
3. Pressione a tecla F3 em seu teclado. Isto iráabrir a janela Colar Nome com a lista de todos os nomes que você criou
4. Clique duas vezes no nome que deseja inserir.

As etapas acima inserem o nome na fórmula e você pode continuar a trabalhar na fórmula.

Observação: essa técnica funciona apenas para os intervalos de nomes que estão na mesma pasta de trabalho. Se quiser obter os nomes em uma pasta de trabalho externa, você terá que ir até lá, verificar o nome usando a caixa de diálogo Colar Nome e depois voltar e usá-lo em sua fórmula (no formato correto usando o nome do arquivo).

Isso é tudo que você precisa saber sobre como fazer referência a outras planilhas ou pastas de trabalho e como criar uma referência externa no Excel.

Espero que você tenha achado este tutorial útil.