Calcular o tempo no Excel (diferença de tempo, horas trabalhadas, adicionar / subtrair)

Como as datas e horas são armazenadas como números no back end do Excel, você pode usar facilmente operações aritméticas simples e fórmulas nos valores de data e hora.

Por exemplo, você pode adicionar dois valores de tempo ou valores de data diferentes ou pode calcular a diferença de tempo entre duas datas / horas fornecidas.

Neste tutorial, mostrarei algumas maneiras de realizar cálculos usando o tempo no Excel (como calcular a diferença de tempo, adicionar ou subtrair o tempo, mostrar o tempo em diferentes formatos e fazer uma soma de valores de tempo)

Como o Excel lida com data e hora?

Como mencionei, as datas e horas são armazenadas como números em uma célula no Excel. Um número inteiro representa um dia completo e a parte decimal de um número representaria a parte do dia (que pode ser convertida em valores de horas, minutos e segundos)

Por exemplo, o valor 1 representa 01 de janeiro de 1900 no Excel, que é o ponto de partida a partir do qual o Excel começa considerando as datas.

Portanto, 2 significaria 2 de janeiro de 1990, 3 significaria 3 de janeiro de 1900 e assim por diante e 44197 significaria 1 de janeiro de 2021.

Observação: o Excel para Windows e o Excel para Mac seguem datas de início diferentes. 1 no Excel para Windows significaria 1 de janeiro de 1900 e 1 no Excel para Mac significaria 1 de janeiro de 1904

Se houver algum dígito após um ponto decimal nesses números, o Excel os considerará como parte do dia e pode ser convertido em horas, minutos e segundos.

Por exemplo, 44197,5 significaria 01 de janeiro de 2021 12h00.

Portanto, se você estiver trabalhando com valores de tempo no Excel, estará essencialmente trabalhando com a parte decimal de um número.

E o Excel oferece a flexibilidade de converter essa parte decimal em diferentes formatos, como horas apenas, minutos apenas, segundos apenas ou uma combinação de horas, minutos e segundos

Agora que você entende como o tempo é armazenado no Excel, vamos dar uma olhada em alguns exemplos de como calcular a diferença de tempo entre duas datas ou horas diferentes no Excel

Fórmulas para calcular a diferença de tempo entre duas vezes

Em muitos casos, tudo o que você deseja fazer é descobrir o tempo total decorrido entre os dois valores de tempo (como no caso de uma planilha de horas que tem o tempo dentro e o tempo fora).

O método escolhido depende de como a hora é mencionada em uma célula e em que formato você deseja o resultado.

Vamos dar uma olhada em alguns exemplos

Subtração Simples de Calcular a Diferença de Tempo no Excel

Como o tempo é armazenado como um número no Excel, encontre a diferença entre 2 valores de tempo, você pode facilmente subtrair o horário de início do horário de término.

Hora de término - Hora de início

O resultado da subtração também seria um valor decimal que representaria o tempo decorrido entre os dois valores de tempo.

Abaixo está um exemplo em que tenho o horário de início e de término e calculei a diferença de horário com uma subtração simples.

É possível que seus resultados sejam exibidos no formato de hora (em vez de decimais ou em valores de horas / minutos). Em nosso exemplo acima, o resultado na célula C2 mostra 09:30 em vez de 9,5.

Isso está perfeitamente bem, pois o Excel tenta copiar o formato da coluna adjacente.

Para converter em decimal, altere o formato das células para Geral (a opção está na guia Página Inicial no grupo Números)

Depois de obter o resultado, você pode formatá-lo de diferentes maneiras. Por exemplo, você pode mostrar o valor em horas apenas ou minutos apenas ou uma combinação de horas, minutos e segundos.

Abaixo estão os diferentes formatos que você pode usar:

Formato	O que faz
h	Mostra apenas as horas decorridas entre as duas datas
hh	Mostra as horas em dois dígitos (como 04 ou 12)
hh: mm	Mostra as horas e minutos decorridos entre as duas datas, como 10:20
hh: mm: ss	Mostra as horas, minutos e segundos decorridos entre as duas datas, como 10:20:36

E se você está se perguntando onde e como aplicar esses formatos de data personalizados, siga as etapas abaixo:

1. Selecione as células onde deseja aplicar o formato de data
2. Segure a tecla Control e pressione a tecla 1 (ou Command + 1 se estiver usando Mac)
3. Na caixa de diálogo Formatar células que é aberta, clique na guia Número (se ainda não estiver selecionada)
4. No painel esquerdo, clique em Custom
5. Insira qualquer um dos códigos de formato desejados no campo Tipo (neste exemplo, estou usando hh: mm: ss)
6. Clique OK

As etapas acima mudariam a formatação e mostrariam o valor com base no formato.

Observe que a formatação de número personalizada não altera o valor na célula. Ele apenas altera a maneira como um valor está sendo exibido. Portanto, posso escolher mostrar apenas o valor da hora em uma célula, enquanto ele ainda teria o valor original.

Dica profissional: se o número total de horas exceder 24 horas, use o seguinte formato de número personalizado: [hh]: mm: ss

Calcule a diferença de tempo em horas, minutos ou segundos

Quando você subtrai os valores de tempo, o Excel retorna um número decimal que representa a diferença de tempo resultante.

Como cada número inteiro representa um dia, a parte decimal do número representaria aquela parte do dia que pode ser facilmente convertida em horas, minutos ou segundos.

Calculando a diferença de tempo em horas

Suponha que você tenha o conjunto de dados conforme mostrado abaixo e deseja calcular o número de horas entre os valores de dois tempos

Abaixo está a fórmula que lhe dará a diferença de tempo em horas:

= (B2-A2) * 24

A fórmula acima fornecerá o número total de horas decorridas entre os valores de dois tempos.

Às vezes, o Excel tenta ser útil e também fornece o resultado em formato de hora (conforme mostrado abaixo).

Você pode convertê-lo facilmente para o formato de número clicando na guia Página inicial e, no grupo Número, selecionando Número como o formato.

Se você deseja retornar apenas o número total de horas decorridas entre os dois tempos (sem nenhuma parte decimal), use a fórmula abaixo:

= INT ((B2-A2) * 24)

Observação: esta fórmula só funciona quando os dois valores de hora são do mesmo dia. Se o dia mudar (onde um dos valores de hora é de outra data e o segundo de outra data), esta fórmula dará resultados errados. Dê uma olhada na seção onde abordo a fórmula para calcular a diferença de tempo quando a data muda posteriormente neste tutorial.

Calculando a diferença de tempo em minutos

Para calcular a diferença de tempo em minutos, você precisa multiplicar o valor resultante pelo número total de minutos em um dia (que é 1440 ou 24 * 60).

Suponha que você tenha um conjunto de dados conforme mostrado abaixo e deseja calcular o número total de minutos decorridos entre a data de início e a data de término.

Abaixo está a fórmula que fará isso:

= (B2-A2) * 24 * 60

Calculando a diferença de tempo em segundos

Para calcular a diferença de tempo em segundos, você precisa multiplicar o valor resultante pelo número total de segundos em um dia (que é ou 24 * 60 * 60 ou 86400).

Suponha que você tenha um conjunto de dados conforme mostrado abaixo e deseja calcular o número total de segundos decorridos entre as datas de início e término.

Abaixo está a fórmula que fará isso:

= (B2-A2) * 24 * 60 * 60

Calculando a diferença de tempo com a função TEXT

Outra maneira fácil de obter rapidamente a diferença horária sem se preocupar em alterar o formato é usar a função TEXTO.

A função TEXT permite que você especifique o formato dentro da fórmula.

= TEXTO (data de término - data de início, formato)

O primeiro argumento é o cálculo que você deseja fazer e o segundo argumento é o formato no qual você deseja mostrar o resultado do cálculo.

Suponha que você tenha um conjunto de dados conforme mostrado abaixo e deseja calcular a diferença de tempo entre os dois tempos.

Aqui estão algumas fórmulas que fornecerão o resultado com diferentes formatos

Mostre apenas o número de horas:

= TEXTO (B2-A2, "hh")

A fórmula acima fornecerá apenas o resultado que mostra o número de horas decorridas entre os valores de dois tempos. Se o seu resultado for 9 horas e 30 minutos, ele ainda mostrará apenas 9.

Mostra o número total de minutos

= TEXTO (B2-A2, "[mm]")

Mostra o número total de segundos

= TEXTO (B2-A2, "[ss]")

Mostrar horas e minutos

= TEXTO (B2-A2, "[hh]: mm")

Mostrar horas, minutos e segundos

= TEXTO (B2-A2, "hh: mm: ss")

Se você está se perguntando qual é a diferença entre hh e [hh] no formato (ou mm e [mm]), ao usar os colchetes, isso lhe daria o número total de horas entre as duas datas, mesmo que o o valor da hora é maior do que 24. Portanto, se você subtrair dois valores de data em que a diferença é maior do que 24 horas, usar [hh] fornecerá o número total de horas e hh fornecerá apenas as horas decorridas no dia da data de término .

Obtenha a diferença de tempo em uma unidade (horas / minutos) e ignore os outros

Se você deseja calcular a diferença de tempo entre os dois valores de tempo apenas no número de horas, minutos ou segundos, pode usar a função HORA, MINUTO ou SEGUNDO dedicado.

Cada uma dessas funções leva um único argumento, que é o valor de tempo, e retorna a unidade de tempo especificada.

Suponha que você tenha um conjunto de dados conforme mostrado abaixo e deseja calcular o número total de horas, minutos e segundos decorridos entre esses dois tempos.

Abaixo estão as fórmulas para fazer isso:

Calculando as horas decorridas entre duas vezes

= HORA (B2-A2)

Calculando minutos a partir do resultado do valor do tempo (excluindo as horas concluídas)

= MINUTO (B2-A2)

Calculando segundos a partir do resultado do valor do tempo (excluindo as horas e minutos concluídos)

= SEGUNDO (B2-A2)

Algumas coisas que você precisa saber ao trabalhar com essas fórmulas HOURS, MINUTE e SECOND:

• A diferença entre a hora de término e a hora de início não pode ser negativa (o que geralmente acontece quando a data muda). Nesses casos, essas fórmulas retornariam um #NUM! erro
• Essas fórmulas usam apenas a parte do tempo do valor de hora resultante (e ignoram a parte do dia). Portanto, se a diferença no horário de término e no horário de início for 2 dias, 10 horas, 32 minutos e 44 segundos, a fórmula da HORA dará 10, a fórmula do MINUTO dará 32 e a SEGUNDA fórmula dará 44

Calcular o tempo decorrido até agora (a partir da hora de início)

Se quiser calcular o tempo total decorrido entre a hora de início e a hora atual, você pode usar a fórmula AGORA em vez da hora de término.

A função NOW retorna a data atual e a hora na célula em que é usada. É uma daquelas funções que não aceita nenhum argumento de entrada.

Portanto, se você deseja calcular o tempo total decorrido entre a hora de início e a hora atual, você pode usar a fórmula abaixo:

= AGORA () - hora de início

Abaixo está um exemplo onde eu tenho os horários de início na coluna A e o tempo decorrido até agora na coluna B.

Se a diferença de tempo entre a data e hora de início e a hora atual for superior a 24 horas, você pode formatar o resultado para mostrar o dia, bem como a parte da hora.

Você pode fazer isso usando a fórmula de TEXTO abaixo:

= TEXTO (AGORA () - A2, "dd hh: ss: mm")

Você também pode conseguir o mesmo alterando a formatação personalizada da célula (conforme abordado anteriormente neste tutorial) para que ela mostre o dia, bem como a parte do tempo.

Caso sua hora de início tenha apenas a parte da hora, o Excel a consideraria como a hora de 1º de janeiro de 1990.

Nesse caso, se você usar a função AGORA para calcular o tempo decorrido até agora, ela vai dar o resultado errado (já que o valor resultante também teria o total de dias decorridos desde 1º de janeiro de 1990).

Nesse caso, você pode usar a fórmula abaixo:

= AGORA () - INT (AGORA ()) - A2

A fórmula acima usa a função INT para remover a parte do dia do valor retornado pela função agora e isso é usado para calcular a diferença de tempo.

Observe que NOW é uma função volátil que atualiza sempre que há uma alteração na planilha, mas não é atualizada em tempo real

Calcular a hora em que a data muda (calcular e exibir horas negativas no Excel)

Os métodos abordados até agora funcionam bem se a hora de término for posterior à hora de início.

Mas o problema surge quando seu horário de término é menor do que o horário de início. Isso geralmente acontece quando você está preenchendo planilhas de horas em que apenas insere a hora e não a data e a hora inteiras.

Nesses casos, se você estiver trabalhando no turno de uma noite e a data mudar, existe a possibilidade de que seu horário de término seja anterior ao de início.

Por exemplo, se você começa seu trabalho às 18h00 da noite e conclui seu trabalho e folga às 9h00 da manhã.

Se você trabalha apenas com valores de tempo, subtraindo o horário de início e o horário de término, você obtém um valor negativo de 9 horas (9 - 18).

E o Excel não pode lidar com valores de tempo negativos (e, por falar nisso, nem os humanos, a menos que você possa viajar no tempo)

Nesses casos, você precisa descobrir que o dia mudou e o cálculo deve ser feito de acordo.

Felizmente, existe uma solução muito fácil para isso.

Suponha que você tenha um conjunto de dados conforme mostrado abaixo, onde eu tenho a hora de início e a hora de término.

Como você notaria, às vezes o horário de início é à noite e o horário de término é pela manhã (o que indica que este era um turno noturno e o dia mudou).

Se eu usar a fórmula abaixo para calcular a diferença de tempo, ela me mostrará os sinais de hash nas células onde o resultado é um valor negativo (destacado em amarelo na imagem abaixo).

= B2-A2

Aqui está uma fórmula IF que quer o valor da diferença de tempo seja negativo ou não, e caso seja negativo, retorna o resultado correto

= IF ((B2-A2) <0,1- (A2-B2), (B2-A2))

Embora isso funcione bem na maioria dos casos, ainda é insuficiente caso a hora de início e a hora de término tenham mais de 24 horas de diferença. Por exemplo, alguém entra às 9h no dia 1 e sai às 11h no dia 2.

Uma vez que são mais de 24 horas, não há como saber se a pessoa saiu após 2 horas ou após 26 horas.

Embora a melhor maneira de resolver isso seja garantir que as entradas incluam a data e a hora, mas se for apenas a hora com a qual você está trabalhando, a fórmula acima deve cuidar da maioria dos problemas ( considerando que é improvável que alguém trabalhe por mais de 24 horas)

Adicionando / subtraindo tempo no Excel

Até agora, vimos exemplos em que tivemos o horário de início e de término e precisávamos encontrar a diferença de horário.

O Excel também permite adicionar ou subtrair facilmente um valor de tempo fixo do valor de data e hora existente.

Por exemplo, digamos que você tenha uma lista de tarefas enfileiradas em que cada tarefa leva o tempo especificado e deseja saber quando cada tarefa terminará.

Nesse caso, você pode facilmente adicionar o tempo que cada tarefa levará à hora de início para saber em que horas a tarefa deve ser concluída.

Como o Excel armazena os valores de data e hora como números, você deve garantir que a hora que está tentando adicionar obedece ao formato que o Excel já segue.

Por exemplo, se você adicionar 1 a uma data no Excel, você receberá a próxima data. Isso ocorre porque 1 representa um dia inteiro no Excel (que é igual a 24 horas).

Portanto, se você deseja adicionar 1 hora a um valor de tempo existente, não pode prosseguir e simplesmente adicionar 1 a ele. você deve certificar-se de converter o valor da hora na parte decimal que representa uma hora. e o mesmo vale para adicionar minutos e segundos.

Usando a função TIME

A função de tempo no Excel pega o valor da hora, o valor do minuto e o valor dos segundos e os converte em um número decimal que representa esse tempo.

Por exemplo, se eu quiser adicionar 4 horas a um tempo existente, posso usar a fórmula abaixo:

= Hora de início + HORA (4,0,0)

Isso é útil se você souber quantas horas, minutos e segundos deseja adicionar a uma hora existente e simplesmente usar a função TIME sem se preocupar com a conversão correta da hora em um valor decimal.

Além disso, observe que a função TIME considerará apenas a parte inteira do valor da hora, minuto e segundos que você inserir. Por exemplo, se eu usar 5,5 horas na função TIME, ele adicionaria apenas cinco horas e ignoraria a parte decimal.

Além disso, observe que a função TIME só pode adicionar valores inferiores a 24 horas. Se o valor da hora for maior do que 24, você receberá um resultado incorreto.

E o mesmo acontece com os minutos e a segunda parte onde a função só vai considerar valores inferiores a 60 minutos e 60 segundos

Assim como acrescentei o tempo usando a função TIME, você também pode subtrair o tempo. Basta mudar o sinal + para um sinal negativo nas fórmulas acima

Usando Aritmética Básica

Quando a função de hora é fácil e conveniente de usar, ela vem com algumas restrições (conforme abordado acima).

Se você quiser mais controle, pode usar o método aritmético que abordarei aqui.

O conceito é simples - converta o valor da hora em um valor decimal que representa a parte do dia e, em seguida, você pode adicioná-lo a qualquer valor de hora no Excel.

Por exemplo, se você deseja adicionar 24 horas a um valor de tempo existente, pode usar a fórmula abaixo:

= Hora_de_início + 24/24

Isso significa apenas que estou adicionando um dia ao valor de tempo existente.

Agora, levando o mesmo conceito adiante, digamos que você queira adicionar 30 horas a um valor de tempo, você pode usar a fórmula abaixo:

= Hora_de_início + 30/24

A fórmula acima faz a mesma coisa, onde a parte inteira de (30/24) representaria o número total de dias no tempo que você deseja adicionar, e a parte decimal representaria as horas / minutos / segundos

Da mesma forma, se você tiver um número específico de minutos que deseja adicionar a um valor de tempo, poderá usar a fórmula abaixo:

= Hora_de_início + (minutos para adicionar) / 24 * 60

E se você tiver o número de segundos que deseja adicionar, poderá usar a fórmula abaixo:

= Hora_de_início + (minutos para adicionar) / 24 * 60 * 60

Embora esse método não seja tão fácil quanto usar a função de tempo, acho que é muito melhor porque funciona em todas as situações e segue o mesmo conceito. ao contrário da função de tempo, você não precisa se preocupar se o tempo que deseja adicionar é menos de 24 horas ou mais de 24 horas

Você pode seguir o mesmo conceito enquanto subtrai o tempo também. Basta alterar o + para um sinal negativo nas fórmulas acima

Como somar tempo no Excel

Às vezes, você pode querer somar rapidamente todos os valores de tempo no Excel. Adicionar vários valores de tempo no Excel é bastante simples (basta uma fórmula SUM simples)

Mas há algumas coisas que você precisa saber ao adicionar tempo no Excel, especificamente o formato da célula que vai mostrar o resultado.

Vamos dar uma olhada em um exemplo.

Abaixo, tenho uma lista de tarefas junto com o tempo que cada tarefa levará na coluna B, e quero adicionar rapidamente esses tempos e saber o tempo total que levará para todas essas tarefas.

Na célula B9, usei uma fórmula SUM simples para calcular o tempo total que todas essas tarefas vão levar, e ela me dá o valor de 18:30 (o que significa que vai demorar 18 horas e 20 minutos para ser concluído todas essas tarefas)

Tudo bem até agora!

Como somar em 24 horas no Excel

Agora veja o que acontece quando eu mudo no momento que vai levar a Tarefa 2 para ser concluída de 1 a 10 horas.

O resultado agora é 03:20, o que significa que deve levar 3 horas e 20 minutos para concluir todas essas tarefas.

Isso está incorreto (obviamente)

O problema aqui não é o Excel bagunçar. O problema aqui é que a célula está formatada de forma que mostre apenas a parte do tempo do valor resultante.

E como o valor resultante aqui é mais de 24 horas, o Excel decidiu converter a parte de 24 horas em um dia, removê-la do valor que é mostrado ao usuário e exibir apenas as horas, minutos e segundos restantes.

Felizmente, isso tem uma solução fácil.

Tudo o que você precisa fazer é alterar o formato da célula para forçá-la a mostrar horas, mesmo se exceder 24 horas.

Abaixo estão alguns formatos que você pode usar:

Formato	resultado esperado
[hum	28:30
[m]: ss	1710:00
d “D” hh: mm	1 D 04:30
d “D” hh “Min” ss “Sec”	1 D 04 Min 00 Sec
d “Dia” hh “Minuto” ss “Segundos”	1 dia 04 minuto e 00 segundos

Você pode alterar o formato acessando a caixa de diálogo de formatação de células e aplicando o formato personalizado, ou usar a função TEXTO e usar qualquer um dos formatos acima na própria fórmula

Você pode usar a fórmula de TEXTO abaixo para mostrar a hora, mesmo quando for mais de 24 horas:

= TEXTO (SOMA (B2: B7), "[h]: mm: ss")

ou a fórmula abaixo se você deseja converter as horas que excedem 24 horas em dias:

= TEXTO (SOMA (B2: B7), "dd hh: mm: ss")

Resultados mostrando hash (###) em vez de data / hora (motivos + correção)

Em alguns casos, você pode descobrir que, em vez de mostrar o valor do tempo, o Excel está exibindo os símbolos hash na célula.

Aqui estão alguns motivos possíveis e as maneiras de corrigi-los:

A coluna não é larga o suficiente

Quando uma célula não tem espaço suficiente para mostrar a data completa, ela pode mostrar os símbolos hash.

Tem uma solução fácil - altere a largura da coluna e torne-a mais larga.

Valor de data negativo

Um valor de data ou hora não pode ser negativo no Excel. caso você esteja calculando a diferença de tempo e ela for negativa, o Excel mostrará símbolos de hash.

A maneira de corrigir para alterar a fórmula para lhe dar o resultado certo. Por exemplo, se você está calculando a diferença de tempo entre os dois horários e a data muda, é necessário ajustar a fórmula para contabilizar isso.

Em outros casos, você pode usar a função ABS para converter o valor de tempo negativo em um número positivo para que seja exibido corretamente. Como alternativa, você também pode usar uma fórmula IF para verificar se o resultado é um valor negativo e retornar algo mais significativo.

Neste tutorial, cobri tópicos sobre como calcular o tempo no Excel (onde você pode calcular a diferença de tempo, adicionar ou subtrair o tempo, mostrar o tempo em diferentes formatos e somar valores de tempo)

Espero que você tenha achado este tutorial útil.