Mais de 100 perguntas e respostas da entrevista do Excel para torná-lo pronto para o trabalho

Os aplicativos da Microsoft, como Word, Excel, PowerPoint são usados ​​em quase todas as grandes organizações, bem como por milhões de pequenas empresas, freelancers e empreendedores.

Para algo que é tão popular, faz sentido ter um conhecimento decente sobre como usar esses aplicativos de forma eficiente. Em algumas funções, uma grande parte do trabalho envolve o trabalho diário com esses aplicativos.

Já participei de muitos painéis de entrevistas em que vi os candidatos mencionarem o Excel como uma das habilidades em que são especialistas, mas, quando questionados sobre ele, a experiência desapareceu.

Caso você esteja se preparando para sua próxima entrevista e tenha listado o Excel como uma de suas habilidades, reserve um tempo para repassar essas perguntas comuns da entrevista do Excel.

Tentei cobrir todas as perguntas populares de entrevistas do Excel que vi sendo feitas, bem como algumas que achei que seria bom saber.

Este guia também pode ser usado por entrevistadores que desejam avaliar as habilidades em Excel dos candidatos na entrevista.

Observação: continuarei adicionando novas perguntas a este guia. Você pode marcá-lo para voltar e verificar mais tarde.

Como usar este guia de perguntas para entrevistas do Excel

• Se tiver tempo, analise cada uma das perguntas do Excel.
• Se você quiser aprender sobre tópicos específicos, clique no nome do tópico no índice. Em seguida, você pode passar por todas as perguntas do Excel para esse tópico.
• Na maioria das perguntas, leituras adicionais foram sugeridas e tutoriais relevantes foram vinculados. Você pode seguir esses tutoriais para obter uma compreensão mais profunda do tópico.
• Se você deseja apenas acertar o básico, passe por todas as perguntas, exceto as que estão nas caixas destacadas em azul. As perguntas do Excel na caixa azul são de nível avançado.

Tópicos de perguntas de entrevista do Excel

Perguntas de formatação do Excel

Abaixo estão algumas perguntas de formatação comuns para entrevistas em Excel (clique na pergunta para ver a resposta).

Quais são os diferentes formatos de dados no Excel?

Os seguintes formatos estão disponíveis no Excel:

• Formato de Texto - Isso pode incluir texto, bem como cadeias alfanuméricas (como ABC123). Uma sequência de texto também pode incluir pontuação e símbolos.
• Formato numérico - Existem diferentes formatos, mesmo dentro de números. Por exemplo, você pode ter decimais, frações, separadores de milhares, etc. Não importa o formato aplicado, você pode usar números em cálculos como adição, subtração, divisão e multiplicação.
• Formato de data - O mais importante a saber sobre as datas é que são armazenadas como números no Excel. No entanto, você pode formatá-lo para ser mostrado como datas. Por exemplo, 01-01-2019 seria salvo como 43466 no Excel, que é o número da data fornecida. No Excel, você pode mostrar datas em diferentes formatos, como encontro longo (01 de janeiro de 2021-2022), encontro curto (01-01-2019), etc.
• Contabilidade / Formato de moeda - Quando você aplica o formato de contabilidade / moeda a um número, o Excel adiciona o símbolo da moeda junto com duas casas decimais.
• Formato de porcentagem - Você pode formatar números para serem mostrados como porcentagem. Por exemplo, você pode fazer com que 0,1 apareça como 10% ao aplicar o formato de porcentagem a ele.

Como você pode quebrar o texto no Excel?

A moldagem do texto no Excel permite evitar que o texto transborde para fora da célula. Ao aplicar a opção de quebra de texto, você pode garantir que todo o texto se encaixe perfeitamente em uma única célula (o que pode alterar sua altura).

Para quebrar o texto, selecione a célula, vá para a aba Home e clique na opção Wrap text no grupo Alignment. Observe que este é um botão de alternância, o que significa que se você clicar nele novamente, o texto será desdobrado.

Como você pode mesclar células no Excel?

Para mesclar células, você precisa primeiro selecionar as células que deseja mesclar, ir para a guia Página inicial e clicar na opção ‘Mesclar e centralizar’ no grupo Alinhamento.

Observe que, embora o uso de "Mesclar e centralizar" conclua o trabalho, não é a maneira mais eficiente de fazê-lo. O problema de usar "Mesclar e centralizar" é que as células resultantes não seriam classificadas corretamente. A maneira certa de mesclar células é usando a opção ‘Centralizar na seleção’.

Você pode ler mais sobre como mesclar células da maneira certa aqui.

Para que é usado o ‘Pincel de formatação’?

O 'Pincel de formatação' permite que você copie o formato de uma célula e aplique-o em outra célula (ou intervalo de células).

Você pode ler mais sobre o Pincel de formatação aqui.

Como você limparia toda a formatação sem remover o conteúdo da célula?

Às vezes, você pode querer remover toda a formatação (cores, bordas, estilo de fonte, etc.) e ter apenas dados simples. Você pode fazer isso limpando toda a formatação do Excel.

Para fazer isso, você precisa usar a opção ‘Limpar formatos’, que pode ser encontrada na guia Página inicial do grupo de edição. Ele se torna visível quando você clica no menu suspenso ‘Limpar’.

Observe que há outras opções também - como limpar conteúdo, limpar comentários e limpar hiperlinks. Caso você queira limpar tudo - use a opção ‘Limpar tudo’.

O que é formatação condicional?

A formatação condicional permite que você formate uma célula com base no valor dela. Por exemplo, se você deseja destacar todas as células em que o valor é inferior a 30 com uma cor vermelha, você pode fazer isso com a Formatação Condicional.

Você pode ler mais sobre a Formatação Condicional aqui.

Como você destacaria células com valores negativos?

Você pode fazer isso usando a formatação condicional. Aqui estão as etapas:

• Selecione as células nas quais deseja destacar as células com valor negativo.
• Vá para a guia Home e clique na opção Formatação condicional.
• Vá para Destacar Regras de Célula e clique na opção ‘Menor que’.
• Na caixa de diálogo ‘Menor que’, especifique o valor como 0 e a formatação.

Como você destacaria células com valores duplicados?

Você pode fazer isso facilmente usando a formatação condicional. Aqui estão as etapas:

• Selecione os dados nos quais deseja destacar as células duplicadas.
• Vá para a guia Home e clique na opção Formatação condicional.
• Vá para Destacar Regras de Célula e clique na opção ‘Valores Duplicados’.

Como você destacaria células com erros?

No Excel, pode haver diferentes tipos de erros - como # N / A, # DIV / 0 !, #VALUE !, #REF !, #NAME e #NUM.

Você pode destacar todas as células que contêm qualquer um desses erros usando a formatação condicional.

Aqui estão as etapas para destacar células com erros:

• Selecione os dados nos quais deseja destacar as células com erros.
• Vá para a guia Home e clique na opção Formatação condicional.
• Clique em ‘Nova regra’.
• Na caixa de diálogo Nova regra de formatação, selecione a opção "Usar uma fórmula para determinar quais células formatar".
• No campo de fórmula, insira = ISERROR (A1), onde A1 é a célula ativa na seleção.
• Clique no botão Formatar e especifique a cor na qual deseja destacar as células.
• Clique OK.

Como você pode tornar o texto invisível no Excel?

Existem várias maneiras de fazer isso:

• Você pode simplesmente deixar a fonte branca e ela aparecerá como se fosse invisível.
• [Better Way] Você pode alterar e tornar o texto invisível alterando o formato personalizado. Aqui estão as etapas para fazer isso. Selecione a célula, pressione Control + 1 (segure a tecla Control e pressione 1). Isso abrirá a caixa de diálogo Formatar células. Na opção Custom, digite ;;; no campo de opção personalizada. Isso tornará o texto invisível (mas ainda estará lá).

Perguntas de fórmula do Excel

Abaixo estão algumas perguntas comuns sobre fórmulas do Excel para entrevistas (clique na pergunta para ver a resposta).

Qual é a ordem das operações usadas ao avaliar fórmulas no Excel?

A seguir está a ordem de precedência nas fórmulas do Excel:

• Parêntese (Braquetes)
• Exponenciação (^)
• Multiplicação ou Division - ambos têm precedência igual e são avaliados com base no que ocorrer primeiro
• UMAdição ou Subtraction - ambos têm precedência igual e são avaliados com base no que ocorrer primeiro

Uma maneira fácil de lembrar isso é pela sigla PEMDAS - que é o primeiro alfabeto de cada operador.

Qual é a diferença entre uma função e uma fórmula no Excel?

Uma fórmula é uma expressão definida pelo usuário que calcula um valor. Uma função é uma operação integrada predefinida que pode receber o número especificado de argumentos. Um usuário pode criar fórmulas que podem ser complexas e ter várias funções.

Por exemplo, = A1 + A2 é uma fórmula e = SUM (A1: A10) é uma função.

Na sua opinião, quais são as 5 principais funções do Excel?

Essa pergunta costuma ser feita para entender o conforto de um candidato com as funções do Excel. Embora existam mais de 450 funções no Excel e não haja nenhum critério definido para selecionar as cinco principais, aqui estão as que eu acredito que valem a pena:

• PROCV
• CONT.SE
• SUMIF
• IFERROR
• ÍNDICE / CORRESPONDÊNCIA

Escolhi as funções acima porque não são muito básicas e são muito úteis para quem faz análises no Excel. Você também pode considerar as seguintes funções - SUMPRODUCT, TEXT, SUM, AVERAGE, LEN / LEFT / RIGHT / MID.

Novamente, não existe uma resposta certa ou errada para isso. Apenas certifique-se de conhecer as funções mencionadas.

Você pode encontrar explicações detalhadas sobre as funções mais populares do Excel aqui.

Qual é a diferença entre referências de células absolutas e relativas?

No Excel, referência refere-se a uma referência de célula - como A1 ou referência de intervalo - como A1: A10.

Referências relativas: são referências de células que mudam quando você copia e cola a fórmula que contém as referências. Para dar um exemplo simples, se você colocar = A10 na célula A1 e, em seguida, copiar a célula A1 e colá-la na célula A2, a referência mudará para A11. Isso acontece porque esta é uma referência de célula relativa e muda em relação à célula da qual foi copiada.

Referências absolutas: são as referências que permanecem as mesmas e não alteram, copie e cole a fórmula que contém as referências. Por exemplo, se você colocar = $ A $ 10 na célula A1 e, em seguida, copiar a célula A1 e colá-la na célula A2, a referência ainda permanecerá $ A $ 10. O sinal $ antes do alfabeto da coluna e do número da linha o torna absoluto.

Você pode ler mais sobre referências absolutas e relativas aqui.

Quais são os diferentes tipos de erros que você pode encontrar no Excel?

Ao trabalhar com o Excel, você pode encontrar os seguintes seis tipos de erros:

1. Erro # N / A: Isso é chamado de erro 'Valor não disponível'. Você verá isso quando usar uma fórmula de pesquisa e ela não conseguir encontrar o valor (portanto, Não disponível).
2. # DIV / 0! Erro: É provável que você veja esse erro quando um número é dividido por 0. Isso é chamado de erro de divisão.
3. #VALOR! Error: O erro de valor ocorre quando você usa um tipo de dados incorreto em uma fórmula.
4. #REF! Erro: Isso é chamado de erro de referência e você verá isso quando a referência na fórmula não for mais válida. Esse pode ser o caso quando a fórmula se refere a uma referência de célula e essa referência de célula não existe (acontece quando você exclui uma linha / coluna ou planilha que foi referida na fórmula).
5. #NOME ERRO: É provável que esse erro seja resultado de uma função com erros ortográficos.
6. #NUM ERROR: Erro numérico pode ocorrer se você tentar calcular um valor muito grande no Excel. Por exemplo, = 194 643 retornará um erro de número.

Como você pode solucionar os erros ao trabalhar com fórmulas do Excel?

Existem várias maneiras de resolver os erros no Excel:

1. Você pode destacar os erros usando a formatação condicional. Isso requer o uso da função ISERROR na formatação condicional.
2. Você pode usar a função IFERROR no Excel para obter um valor específico caso a fórmula retorne um erro.
3. Você pode usar ISERROR para obter TRUE caso haja um erro e FALSE caso não haja.
4. Você pode usar a função IFNA para resolver o erro # N / A.

Qual função você usaria para obter a data e hora atuais no Excel?

As seguintes funções podem ser usadas:

• TODAY () - Esta função não aceita nenhum argumento e retornaria o valor da data atual.
• NOW () - Esta função não aceita nenhum argumento e retornaria o valor de data e hora atual.

Lembre-se de que essas datas e horas são armazenadas como números no Excel. Assim, você pode realizar operações como adição / subtração com essas datas.

Como você pode combinar o texto de várias células usando uma fórmula?

Para combinar texto de células diferentes, você pode usar qualquer um dos três métodos a seguir:

1. Função TEXTJOIN - Se você estiver usando a assinatura do Office 365, terá a função TEXTJOIN disponível em sua versão. Clique aqui para ler como funciona.
2. Função CONCATENAR - Se você deseja combinar valores na célula A1 e A2, você pode usar a fórmula = CONCATENAR (A1, A2)
3. Operador E comercial (&): funciona exatamente como a função CONCATENAR. Para combinar strings de texto nas células A1 e A2, use a fórmula = A1 e A2

Você pode ler mais sobre junção de strings no Excel aqui.

Que fórmula você usaria para encontrar o comprimento de uma string de texto em uma célula?

Você pode encontrar o comprimento de uma string em uma célula usando a função LEN.

Por exemplo, se você deseja saber o comprimento da string na célula A1, você pode usar a fórmula = LEN (A1)

Qual é a sintaxe da função VLOOKUP?

VLOOKUP é definitivamente uma das funções mais populares do Excel. E esta também é uma das perguntas mais frequentes do Excel que vi em entrevistas.

Esta é a sintaxe VLOOKUP:

= VLOOKUP (lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])

• lookup_value - este é o valor de pesquisa que você está tentando encontrar na coluna mais à esquerda de uma tabela. Pode ser um valor, uma referência de célula ou uma string de texto. No exemplo da folha de pontuação, este seria o seu nome.
• table_array - esta é a matriz da tabela na qual você está procurando o valor. Isso pode ser uma referência a um intervalo de células ou um intervalo nomeado. No exemplo da folha de pontuação, esta seria a tabela inteira que contém a pontuação de todos para cada disciplina
• col_index - este é o número do índice da coluna da qual você deseja buscar o valor correspondente. No exemplo da folha de pontuação, se você quiser as pontuações de Matemática (que é a primeira coluna de uma tabela que contém as pontuações), você deve procurar na coluna 1. Se quiser as pontuações de Física, deve procurar na coluna 2
• [Pesquisa de alcance] - aqui você especifica se deseja uma correspondência exata ou aproximada. Se omitido, o padrão é VERDADEIRO - correspondência aproximada.

Se você tiver tempo, recomendo este guia de funções VLOOKUP que criei com 10 exemplos práticos.

Como você se livraria de espaços iniciais / finais / duplos em um texto no Excel?

Para se livrar de espaços à esquerda, à direita e duplos, você precisa usar a função TRIM.

Por exemplo, se você tem uma string de texto na célula A1 e deseja remover os espaços, pode usar a seguinte fórmula:

= TRIM (A1)

Observe que isso não remove espaços únicos entre as palavras.

A função TRIM do Excel faz um bom trabalho na remoção de espaços no Excel, entretanto, ela falha quando você tem caracteres não imprimíveis (como quebras de linha) em seu conjunto de dados. Para remover caracteres não imprimíveis, você pode usar uma combinação das funções TRIM e CLEAN.

Se você tiver algum texto na célula A1 da qual deseja remover espaços, use a fórmula abaixo:

= TRIM (LIMPO (A1))

Você pode ler mais sobre isso aqui.

Quais são as limitações conhecidas da função VLOOKUP?

A função VLOOKUP é muito útil, mas também tem algumas limitações:

• Não pode ser usado quando o valor de pesquisa está à direita. Para que VLOOKUP funcione, o valor de pesquisa deve sempre estar na coluna mais à esquerda. Agora, essa limitação pode ser superada usando-o com outras fórmulas, ele tende a tornar as fórmulas complexas.
• PROCV daria um resultado errado se você adicionar / deletar uma nova coluna em seus dados (já que o valor do número da coluna agora se refere à coluna errada). Você pode tornar o número da coluna dinâmico, mas se você planeja combinar duas ou mais funções, por que não usar INDEX / MATCH em primeiro lugar.
• Quando usado em grandes conjuntos de dados, pode tornar sua pasta de trabalho lenta.

Você pode ler minha comparação de VLOOKUP vs. INDEX / MATCH aqui.

Aqui estão alguns exemplos de uso da combinação INDEX MATCH no Excel.

Quando você usaria a função SUBTOTAL?

Ao trabalhar com dados tabulares, você pode usar a função SUBTOTAL para obter uma variedade de subtotais - como AVERAGE, COUNT, MAX, MIN, STDEV.

Um dos destaques da função SUBTOTAL é que ela permite que você ignore as células ocultas / filtradas. Portanto, se você tiver um grande conjunto de dados e filtrá-lo com base em um critério ou ocultar algumas linhas, a função SUBTOTAL será atualizada automaticamente para fornecer o resultado apenas das células visíveis.

Claro, se você não deseja que os dados das células filtradas / ocultas sejam ignorados, você também pode fazer isso.

O que são funções voláteis? Você pode citar alguns?

Uma função volátil recalcula a fórmula repetidamente (sempre que houver qualquer alteração na planilha). Isso pode tornar a pasta de trabalho consideravelmente mais lenta.

Um exemplo muito simples de uma função volátil é a função NOW () (para obter a data e a hora atuais em uma célula). Sempre que você edita qualquer célula em uma planilha, ela é recalculada. Isso é bom se você tiver um pequeno conjunto de dados e menos número de fórmulas, mas quando você tem planilhas grandes, isso pode retardar significativamente o processamento.

Aqui está uma lista de fórmulas voláteis:

• Altamente volátil: RAND (), AGORA (), HOJE ()
• Quase volátil: OFFSET (), CELL (), INDIRECT (), INFO ()

DICA DE BÔNUS: A formatação condicional também é volátil. Você deve usá-lo apenas nas células onde for necessário.

Atalhos de teclado do Excel

Abaixo estão algumas perguntas comuns de entrevista do Excel sobre atalhos de teclado que você pode receber em uma entrevista (clique na pergunta para ver a resposta).

Quais são os atalhos de teclado mais úteis que você usa?

Existem centenas de atalhos de teclado do Excel. Estou listando meus cinco principais atalhos, mas caso você tenha o seu próprio, sinta-se à vontade para usá-lo.

1. CONTROLE D para preencher o conteúdo da célula acima.
2. SHIFT barra de espaço para selecionar a linha inteira (ou CONTROL + Barra de espaço para selecionar a coluna inteira).
3. AO CONTROLE - para excluir células / linha / coluna. Isso abre a caixa de diálogo de exclusão onde você pode escolher o que excluir.
4. AO CONTROLE; para inserir a data atual (CONTROL SHIFT; insere a hora atual).
5. CONTROL PAGEUP / PAGEDOWN para percorrer as planilhas.

Você pode ler os seguintes tutoriais caso queira mais atalhos de teclado:

• 20 atalhos de teclado do Excel que impressionarão seu chefe
• Mais de 200 atalhos de teclado do Excel

Qual é o atalho para abrir a caixa de diálogo localizar e substituir

• CONTROLE F - Isso abre a caixa de diálogo Localizar e substituir com a guia Localizar selecionada.
• CONTROLE H - Isso abre a caixa de diálogo Localizar e substituir com a guia Substituir selecionada.

Qual é o atalho para a verificação ortográfica?

F7 - Isso abre a caixa de diálogo de verificação ortográfica.

Qual é o atalho para somar linhas / colunas rapidamente?

ALT =

Se você tiver números em uma coluna / linha, poderá obter a soma rapidamente usando este atalho de teclado do Excel.

Qual é o atalho para abrir uma nova pasta de trabalho do Excel?

CONTROLE N

Isso funciona apenas quando o aplicativo Excel está aberto.

Como você pode selecionar todas as células na planilha

Você pode usar CONTROLE A A - segure a tecla de controle e aperte a tecla A duas vezes.

Caso você não tenha nenhum dado ao redor da célula ativa, pressionar a tecla A uma vez selecionaria a planilha inteira. Mas caso haja dados, pressionar a tecla A uma vez seleciona todos os dados e pressioná-la novamente para selecionar todas as células na planilha.

Como você inseriria uma nova linha na mesma célula?

Para inserir uma nova linha na mesma célula, use o atalho ALT Enter - segure a tecla ALT e pressione Enter.

Qual é o atalho para inserir um comentário no Excel?

SHIFT F2

Selecione a célula na qual deseja adicionar o comentário, segure a tecla ALT e pressione a tecla F2.

Caso você tenha selecionado um intervalo de células, o comentário será inserido apenas na célula ativa.

Perguntas da tabela dinâmica do Excel

Abaixo estão algumas perguntas comuns de entrevistas do Excel sobre a Tabela Dinâmica que podem ser feitas em uma entrevista (clique na pergunta para ver a resposta).

O que é uma Tabela Dinâmica e quando você a usaria?

Uma Tabela Dinâmica é um recurso do Microsoft Excel que permite resumir rapidamente grandes conjuntos de dados (com apenas alguns cliques).

Mesmo se você for absolutamente novo no mundo do Excel, você pode usar facilmente uma Tabela Dinâmica. É tão fácil quanto arrastar e soltar cabeçalhos de linhas / colunas para criar relatórios.

Para dar um exemplo, se você tiver dados de vendas de 10.000 linhas de quatro regiões diferentes, poderá usar uma Tabela Dinâmica para localizar instantaneamente quais são as vendas totais em cada região. Se você quiser se aprofundar mais e ver quais são as vendas de cada produto em cada região, você pode fazer isso facilmente (é literalmente tão fácil quanto arrastar um ponto de dados em uma caixa).

Você pode ler mais sobre as tabelas dinâmicas aqui.

Quais são as várias seções em uma Tabela Dinâmica?

Uma tabela dinâmica é composta por quatro seções diferentes:

• Área de Valores: Esta é a área onde os valores são reportados.

• Área de linhas: Os títulos à esquerda da área Valores formam a área Linhas.

• Área de Colunas: Os cabeçalhos na parte superior da área Valores formam a área Colunas.

• Área de Filtro: É um filtro opcional que você pode usar para detalhar ainda mais o conjunto de dados.

O que são fatiadores?

Os Slicers foram introduzidos na Tabela Dinâmica na versão 2010 do Excel.

Um Slicer de Tabela Dinâmica permite filtrar os dados ao selecionar uma ou mais opções na caixa Slicer (conforme mostrado abaixo).

O que é um gráfico dinâmico

Ao criar uma Tabela Dinâmica, você obtém o resumo de seus dados. Você também pode plotar esse resumo em um gráfico conectado aos dados.

Este gráfico é denominado Gráfico Dinâmico.

Um grande benefício de usar um gráfico dinâmico é que ele é atualizado quando você altera o layout da tabela dinâmica. Por exemplo, se você tiver o total de vendas por região e atualizar a Tabela Dinâmica para mostrar os dados de vendas de cada produto nas regiões, o Gráfico Dinâmico será atualizado de acordo.

Quais são as diferenças entre gráficos dinâmicos e gráficos regulares?

Embora os gráficos dinâmicos sejam incríveis e tenham a capacidade de atualizar quando a tabela dinâmica é atualizada, eles não são tão flexíveis quanto os gráficos regulares.

Em geral, você pode fazer muitas personalizações em um gráfico regular do Excel, mas não em um gráfico Dinâmico. Além disso, se você personalizar um Gráfico Dinâmico e, em seguida, atualizar a Tabela Dinâmica, provavelmente perderá a personalização.

Apesar das limitações, os gráficos dinâmicos são úteis e podem ajudar a criar visualizações rápidas de uma tabela dinâmica.

Como você pode atualizar uma Tabela Dinâmica?

Para atualizar uma tabela dinâmica, clique em qualquer célula da tabela dinâmica, clique com o botão direito e selecione Atualizar.

Outra maneira de atualizar uma Tabela Dinâmica é selecionar qualquer célula na Tabela Dinâmica. Isso habilitará a guia Ferramentas da Tabela Dinâmica. Na guia Analisar, clique em ‘Atualizar’.

Você pode ler mais sobre como atualizar a Tabela Dinâmica aqui.

Você pode agrupar datas em tabelas dinâmicas?

Se você tiver registros de data, você pode facilmente agrupá-los nos seguintes segmentos:

• Anos
• Quartos
• Meses
• Semanas
• Dias
• Horas / Minutos / Segundos

A opção de agrupar dados na Tabela Dinâmica está na guia Analisar, que se torna visível quando você seleciona uma célula na Tabela Dinâmica na área Linhas.

Você pode ler mais sobre o agrupamento de datas na Tabela Dinâmica aqui.

O que é um cache dinâmico?

Cache Dinâmico é algo que é gerado automaticamente quando você cria uma Tabela Dinâmica. É um objeto que contém uma réplica da fonte de dados. Embora você não possa ver, ele faz parte da pasta de trabalho e está conectado à Tabela Dinâmica. Quando você faz qualquer alteração na Tabela Dinâmica, ela não usa a fonte de dados, em vez disso, usa o Cache Dinâmico. O motivo pelo qual um cache dinâmico é gerado é para otimizar o funcionamento da tabela dinâmica. Mesmo quando você tem milhares de linhas de dados, uma tabela dinâmica é muito rápida para resumi-los. Você pode arrastar e soltar itens nas caixas de linhas / colunas / valores / filtros e os resultados serão atualizados instantaneamente. O Cache Dinâmico permite o funcionamento rápido de uma tabela dinâmica.

Você pode fazer uma tabela dinâmica a partir de várias tabelas?

Sim, você pode criar uma Tabela Dinâmica a partir de várias tabelas diferentes. No entanto, é necessário haver uma conexão nessas tabelas.

Por exemplo, se você tiver duas tabelas, uma com data, ID do produto e valor de venda e outra com ID do produto e Nome do produto, poderá combiná-las como a coluna comum na ID do produto.

Depois de conectar essas tabelas, você pode criar uma tabela dinâmica a partir delas.

Uma parte crucial disso é configurar os relacionamentos da tabela (onde você especifica o relacionamento entre 2 tabelas).

Você pode ler mais sobre isso aqui.

O que são campos calculados na tabela dinâmica?

Um campo calculado permite adicionar uma coluna aos dados da Tabela Dinâmica onde você pode usar as colunas existentes para fazer alguns cálculos.

Deixe-me dar um exemplo simples.

Suponha que você tenha um conjunto de dados de varejistas e tenha criado uma Tabela Dinâmica conforme mostrado abaixo:

A Tabela Dinâmica acima resume os valores de vendas e lucro para os varejistas.

Agora, e se você também quiser saber qual foi a margem de lucro desses varejistas (onde a margem de lucro é "Lucro" dividido por "Vendas").

Você tem algumas opções:

• Você pode voltar ao conjunto de dados original e adicionar esta nova coluna. Isso é viável, mas não é a melhor solução, pois altera o conjunto de dados original e aumenta o tamanho do arquivo.
• Você pode fazer este cálculo fora da Tabela Dinâmica. Isso está certo se sua Tabela Dinâmica for estática, mas se você atualizar a tabela ou alterar o layout, precisará fazer os cálculos novamente.
• Você adiciona um campo calculado.

Considere o Campo Calculado como uma coluna virtual que você adicionou usando as colunas existentes da Tabela Dinâmica.

Há muitos benefícios em usar um campo calculado de tabela dinâmica:

• Não requer que você lide com fórmulas ou atualize os dados de origem.
• É escalonável, pois contabilizará automaticamente todos os novos dados que você adicionar à sua Tabela Dinâmica. Depois de adicionar um Calcular Campo, você pode usá-lo como qualquer outro campo em sua Tabela Dinâmica.
• É fácil de atualizar e gerenciar. Por exemplo, se as métricas forem alteradas ou você precisar alterar o cálculo, poderá fazer isso facilmente na própria Tabela Dinâmica.

Você pode ler mais sobre o Campo Calculado da Tabela Dinâmica aqui.

Perguntas sobre gráficos do Excel

Abaixo estão algumas perguntas comuns de entrevistas em Excel sobre gráficos que podem ser feitas em uma entrevista (clique na pergunta para ver a resposta).

O que é um gráfico de colunas?

Um gráfico de colunas é composto de barras verticais usadas para comparar valores ao longo do tempo ou dois valores de comparação em categorias diferentes.

Por exemplo, você pode usá-lo para ver o desempenho das vendas ao longo dos anos. Ou você pode usá-lo para comparar qual categoria de produto obteve melhores vendas. Como você pode ver todas as barras verticais de uma vez, é mais fácil ver e comparar visualmente.

Você também pode criar gráficos de colunas agrupadas, onde pode ter várias colunas para a mesma categoria ou ano (como mostrado abaixo).

O que é um gráfico de barras?

Um gráfico de barras é composto de barras horizontais usadas para comparar valores em diferentes categorias.

Por exemplo, você pode usá-lo para comparar qual categoria de produto obteve melhores vendas. Ou qual foi a resposta de uma pesquisa.

Você também pode criar gráficos de barras agrupadas, onde pode ter várias barras para a mesma categoria (como mostrado abaixo).

O que é um gráfico de linhas?

Os gráficos de linhas são úteis quando você deseja mostrar uma tendência ao longo dos anos (ou outros períodos de tempo, como semanas, meses ou trimestres).

Você pode ter várias linhas em um gráfico de linha. Isso permitiria que você compare diferentes categorias no mesmo período de tempo (algo como mostrado abaixo).

O que é um gráfico de dispersão?

Um gráfico de dispersão é usado para comparar dois conjuntos de valores. Por exemplo, você pode ter dados de produtos diferentes em dois KPIs e pode plotar os dados em um gráfico de dispersão (conforme mostrado abaixo).

Isso permite que você veja quais produtos estão indo bem em ambos os KPIs (o quadrante superior direito) ou indo mal em ambos os KPIs (quadrante inferior esquerdo).

Você pode ver um exemplo de gráfico de dispersão em ação no Painel de KPI aqui.

Os gráficos de pizza são bons? Deve ser usado em relatórios / painel?

Existem duas escolas de pensamento.

Existem alguns que odeiam completamente o gráfico de pizza e recomendam nunca usá-los (como este artigo). E há alguns (inclusive eu) que às vezes usam gráficos de pizza em painéis de relatórios.

Existem muitos gerentes que se sentem confortáveis ​​com gráficos de pizza e os consideram fáceis de ler. Portanto, se quiser mostrar uma divisão da receita por divisão (onde você tem apenas algumas divisões), você pode usar um gráfico de pizza.

Deixe-me ser claro. O gráfico de pizza pode ser completamente substituído por um gráfico de barras. Não há nenhum benefício adicional em usá-lo. Mas, em alguns casos, os gráficos de pizza são uma boa história (por exemplo, mostrando que uma divisão está trazendo cerca de 75% da receita, conforme mostrado abaixo).

Você deve evitar o uso de gráficos de pizza:

• Caso a diferença de valores não seja significativa. A diferença é melhor visualizada por um gráfico de barras.
• Caso haja muitas partes em um gráfico de pizza. Nesses casos, pode parecer confuso.

O que é um gráfico em cascata? Quando você o usaria?

Um gráfico em cascata mostra diferentes valores (positivos e negativos) que levam ao valor do resultado final. Por exemplo, se você estiver analisando o lucro líquido de empresas, poderá ter todos os componentes de custo mostrados no gráfico em cascata.

Isso o ajudará a ver visualmente como o valor da receita para o lucro líquido é obtido quando todos os custos são deduzidos.

O que são gráficos de combinação?

Gráficos de combinação são aqueles em que você combina mais de um tipo de gráfico. Um exemplo popular disso é mostrar um gráfico de barras com um gráfico de linhas.

Os gráficos de combinação permitem apresentar e comparar dois conjuntos de dados diferentes que estão relacionados entre si. Por exemplo, você pode estar interessado em traçar os números da receita de uma empresa e, ao mesmo tempo, também ser capaz de mostrar como a margem de lucro mudou. Um gráfico de combinação (conforme mostrado abaixo) é uma maneira adequada de fazer isso.

O que são eixos secundários em um gráfico?

Em um gráfico, há um eixo Y onde você mostra a escala na qual pode medir o gráfico (seja um gráfico de barras ou de linhas ou outros).

Nos casos em que você tem dois mostram dois tipos diferentes de conjunto de dados com uma diferença significativa de valor, você pode usar os eixos secundários.

Para dar um exemplo, se você quiser mostrar a receita e a margem de lucro líquido no mesmo gráfico, precisará mostrar dois eixos diferentes. Isso ocorre porque os números da receita podem ser da ordem de milhares ou milhões, mas a margem de lucro líquido seria em porcentagem e sempre inferior a 100%. Nesse caso, você precisa ter dois eixos, um que mostra a escala de receita e outro que mostra a margem de lucro líquido.

Portanto, quando você adiciona outros eixos, eles são chamados de eixos secundários. Na figura abaixo, os eixos à direita são os eixos secundários.

O que é um gráfico de marcadores? Quando devemos usar?

Os gráficos com marcadores foram projetados pelo especialista em painéis Stephen Few e, desde então, têm sido amplamente aceitos como uma das melhores representações de gráficos em que você precisa mostrar o desempenho em relação a um alvo.

Uma das melhores coisas sobre os gráficos com marcadores é que eles estão repletos de informações e ocupam pouco espaço em seu relatório ou painéis.

Abaixo está um exemplo de um gráfico com marcadores:

Observe que os gráficos com marcadores não são um tipo de gráfico padrão no Excel e você precisa seguir várias etapas para criá-los.

Você pode ler mais sobre gráficos com marcadores aqui.

Perguntas de análise de dados do Excel

Abaixo estão algumas perguntas comuns de entrevistas do Excel sobre Análise de Dados que podem ser feitas em uma entrevista (clique na pergunta para ver a resposta).

Como substituir um valor por outro no Excel?

Você pode substituir um valor por outro usando o recurso ENCONTRAR E SUBSTITUIR no Excel.

Para fazer isso, selecione o conjunto de dados e use o atalho de teclado - CONTROL H (segure a tecla control e então pressione H). Isso abrirá a caixa de diálogo Localizar e substituir.

Nesta caixa de diálogo, você pode especificar o valor que deseja alterar e o valor de substituição.

Se você estiver interessado em aprender mais sobre Localizar e substituir, clique aqui.

Que tipo de filtros de dados estão disponíveis no Excel?

No Excel, você pode filtrar um conjunto de dados com base no tipo de dados.

Os seguintes tipos de filtros de dados estão disponíveis no Excel:

• Filtro de Texto
• Filtro de número
• Filtro de Data

Você pode aplicar o filtro a um conjunto de dados, selecionando os dados, clicando na guia Página inicial e clicando no ícone Filtro.

Quando você tem dados tabulares e aplica filtros, com base nos dados da coluna, o Excel mostra o filtro relevante. Por exemplo, se você tiver dados de texto, ele mostrará os filtros relacionados ao texto (como o texto contém, começa com, termina com etc.).

Você c

Como você pode classificar dados no Excel?

Há um recurso de classificação no Excel que pode classificar dados com base em texto, números ou cores.

Aqui estão algumas maneiras de classificar dados no Excel:

• Selecione os dados e clique em um dos dois ícones de classificação na guia Dados.
• Selecione os dados e clique no ícone Classificar. Isso abrirá a caixa de diálogo de classificação e você pode especificar a coluna a classificar e os critérios (crescente / decrescente).
• Aplique o filtro de dados e clique no filtro. Junto com as opções de filtro, ele também mostra as opções de classificação de dados.

Você pode ler mais sobre classificação de dados aqui.

O que é validação de dados?

A validação de dados permite que você insira apenas os dados em uma célula que satisfaça um critério.

Por exemplo, se você deseja que apenas números sejam inseridos em uma célula, você pode usar a validação de dados para fazer isso. Caso alguém digite algo diferente de números, o Excel mostrará um erro e não permitirá isso.

As opções de validação de dados estão disponíveis na guia de dados.

Você pode ler mais sobre validação de dados aqui.

A validação de dados pode ser muito útil ao criar formulários no Excel. Por exemplo, se você deseja que um usuário insira apenas a idade, pode usar a Validação de dados para garantir que a célula aceite apenas um valor numérico.

Como você pode transpor um conjunto de dados no Excel?

Existem duas maneiras populares de transpor dados no Excel:

• Usando a caixa de diálogo Colar especial.
• Usando a função Transpor.

Com a caixa de diálogo Colar especial, você precisa primeiro copiar os dados que deseja transpor, selecionar a célula onde deseja colá-la, clicar com o botão direito e ir para Colar especial e selecionar a opção Transpor (conforme mostrado abaixo).

Você pode ler mais sobre a transposição de dados no Excel aqui.

Como você pode selecionar todas as células em branco no Excel?

Se você trabalhar com um conjunto de dados que contém células em branco, poderá selecionar facilmente essas células no Excel. Uma vez selecionado, você pode escolher destacá-los, excluí-los ou adicionar algum valor a eles (como 0 ou NA).

Para fazer isso, você precisa usar a caixa de diálogo Ir para especial no Excel.

Aqui estão as etapas para selecionar todas as células em branco no Excel:

• Selecione todo o conjunto de dados (incluindo células em branco)
• Pressione F5 (isso abre a caixa de diálogo Ir para)
• Clique no botão ‘Especial’ (isso abre a caixa de diálogo Ir para especial)
• Selecione Blanks e clique em OK (isso seleciona todas as células em branco em seu conjunto de dados)

Você pode ler mais sobre como selecionar células em branco no Excel aqui.

Como você pode remover duplicatas de um conjunto de dados?

O Excel possui uma funcionalidade embutida que permite remover células / linhas duplicadas no Excel.

Você pode encontrar a opção de remover duplicatas na guia Dados.

Aqui estão as etapas para remover duplicatas no Excel:

• Selecione os dados.
• Clique na guia Dados e, em seguida, clique na opção Remover Duplicados.
• Na caixa de diálogo Remover duplicados, se seus dados tiverem cabeçalhos, certifique-se de que a opção ‘Meus dados têm cabeçalhos’ esteja marcada. Selecione a coluna da qual deseja remover duplicatas.
• Clique OK

Você pode ler mais sobre como remover duplicatas no Excel aqui.

O que é um filtro avançado no Excel?

Filtro avançado do Excel - como o nome sugere - é a versão avançada do filtro regular. Você pode usar isso quando precisar usar critérios mais complexos para filtrar seu conjunto de dados.

Aqui estão algumas diferenças entre o filtro regular e o filtro avançado:

• Embora o filtro de dados regular filtre o conjunto de dados existente, você pode usar o filtro avançado do Excel para extrair o conjunto de dados para algum outro local também.
• O Filtro Avançado do Excel permite que você use critérios complexos. Por exemplo, se você tiver dados de vendas, poderá filtrar dados em um critério em que o representante de vendas é Bob e a região é Norte ou Sul.

Você pode ler mais sobre o Filtro Avançado do Excel aqui.

Você pode classificar várias colunas ao mesmo tempo?

Sim, você pode classificar várias colunas no Excel.

Com a classificação múltipla, a ideia é classificar uma coluna e, em seguida, classificar a outra coluna, mantendo a primeira coluna intacta.

Abaixo está um exemplo de classificação de vários níveis no Excel.

Observe que a coluna A é classificada primeiro neste caso e, em seguida, a coluna B é classificada. O resultado final tem os valores da Coluna A classificados e a Coluna B classificada para cada item na Coluna A.

Para fazer a classificação de vários níveis, você precisa usar a caixa de diálogo Classificar. Para fazer isso, selecione os dados que deseja classificar, clique na guia Dados e, em seguida, clique no ícone Classificar.

Na caixa de diálogo Classificar, você pode especificar os detalhes de classificação para uma coluna e, para classificar outra coluna, clique no botão ‘Adicionar nível’. Isso permitirá que você classifique com base em várias colunas.

Você pode ler mais sobre a classificação de dados de várias colunas aqui.

O que é uma tabela de dados de uma variável?

Uma tabela de dados de variável no Excel é mais adequada em situações em que você deseja ver como o resultado final muda quando você altera uma das variáveis ​​de entrada.

Por exemplo, se você quiser saber quanto na parcela mensal muda se você aumentar / diminuir o número de meses, você pode configurar uma tabela de dados de uma variável para isso. Isso pode ser útil quando você deseja manter o pagamento mensal inferior a US $ 500 e saber todas as opções que você tem (6 meses, 9 meses, 12 meses, etc.)

A opção de definir a tabela de dados de uma variável está na guia Dados, no menu suspenso Análise de variações hipotéticas.

Você pode ler mais sobre a tabela de dados de uma variável aqui.

O que é uma tabela de dados de duas variáveis?

A Tabela de dados de duas variáveis ​​no Excel é mais adequada em situações em que você deseja ver como o resultado final muda quando você altera duas das variáveis ​​de entrada.

Por exemplo, se você quiser saber quanto na parcela mensal muda se você aumentar / diminuir o número de meses e a taxa de juros.

Você pode configurar uma tabela de dados de duas variáveis ​​para ele, que mostrará a última parcela mensal com base em diferentes combinações de taxa de juros e número de meses. Isso pode ser útil quando você deseja manter o pagamento mensal inferior a US $ 500 e saber quais são as opções disponíveis.

A opção de definir a tabela de dados de duas variáveis ​​está na guia Dados, na lista suspensa Análise de variações hipotéticas.

Você pode ler mais sobre a tabela de dados de duas variáveis ​​aqui.

O que é o Scenario Manager?

O Scenario Manager no Excel pode ser a ferramenta de escolha quando você tem múltiplas variáveis, e você quer ver o efeito no resultado final quando essas variáveis ​​mudam. Se você tem apenas uma ou duas variáveis ​​mudando, você pode criar uma ou duas variáveis -tabela de dados variável. Mas se você tem 3 ou mais de 3 variáveis ​​que podem mudar, então o gerenciador de cenário é o caminho a percorrer.

Por exemplo, se você é um gerente de vendas regional e tem quatro áreas sob você, pode usar o gerente de cenário para criar diferentes cenários (como):

• Nenhuma área mostra crescimento nas vendas.
• A área A cresce 10%, mas as outras 3 não crescem.
• As áreas A e B crescem 10%, mas as outras duas não crescem.

Você entendeu a ideia, certo?

Com o gerenciador de cenários no Excel, você pode criar facilmente os cenários e analisá-los um por um ou como um resumo de todos os cenários.

Você pode ler mais sobre o gerenciador de cenários aqui.

O que é o Goal Seek?

O Goal Seek no Excel, como o nome sugere, ajuda você a atingir um valor (a meta) alterando um valor dependente.

Por exemplo, se você está comprando um carro e deseja saber em quantos meses de prestação deve optar para que seu pagamento mensal não seja superior a $ 500, você pode fazer isso usando o Goal seek.

Você pode ler mais sobre o Goal Seek aqui.

O que é um Solver?

O Solver no Excel é um suplemento que permite obter uma solução ideal quando há muitas variáveis ​​e restrições. Você pode considerá-lo uma versão avançada do Goal Seek.

Com o Solver, você pode especificar quais são as restrições e o objetivo que você precisa alcançar. Ele faz o cálculo no back-end para fornecer uma solução possível.

Você pode ler mais sobre o Solver aqui.

Perguntas do Excel VBA

Abaixo estão algumas perguntas comuns de entrevistas do Excel sobre o VBA que podem ser feitas em uma entrevista (clique na pergunta para ver a resposta).

O que é VBA?

VBA significa Visual Basic for Applications. É a linguagem de programação que você pode usar para automatizar tarefas no Excel.

Quais são os benefícios de usar o VBA no Excel?

Embora o Excel tenha muitos recursos e funcionalidades incríveis, ele pode não ter tudo de que você precisa.

O VBA permite que você aprimore a capacidade do Excel criando códigos que podem automatizar tarefas no Excel. Abaixo estão algumas das coisas que você pode fazer neste VBA:

• Automatize um conjunto de tarefas e economize tempo.
• Crie suas próprias funções do Excel (caso as funções existentes não sejam suficientes).
• Crie e compartilhe seus códigos com outras pessoas para que também possam automatizar tarefas e economizar tempo.
• Crie aplicativos personalizados.

O que é uma macro no Excel?

Uma macro é um conjunto de instruções escritas na linguagem VBA que o Excel pode entender e executar. Uma macro pode ser tão simples quanto uma única linha ou pode ter milhares de linhas.

Em muitos casos, as pessoas tendem a usar código VBA e macro de forma intercambiável.

Como você pode gravar uma macro no Excel?

Mesmo que você não saiba nada sobre VBA, ainda pode criar algumas macros e automatizar seu trabalho.

Você pode fazer isso gravando uma macro.

Quando você grava uma macro, o Excel observa de perto as etapas que você está realizando e as anota em um idioma que ele entende - que é o VBA.

Agora, quando você interrompe a gravação, salva a macro e a executa, o Excel simplesmente volta ao código VBA gerado e segue exatamente as mesmas etapas.

Isso significa que, mesmo que você não saiba nada sobre o VBA, pode automatizar algumas tarefas deixando o Excel registrar suas etapas uma vez e reutilizá-las posteriormente.

Você pode gravar uma macro usando a opção Gravar Macro, que está disponível na guia Desenvolvedor da faixa de opções.

Depois de gravar a macro, o Excel a armazena com o nome que você especificar e, em seguida, você pode reutilizá-la facilmente quantas vezes quiser.

Você pode ler mais sobre como gravar uma macro aqui.

Quais são as limitações de gravar uma macro no Excel?

Embora gravar uma macro seja uma ótima maneira de gerar código rapidamente, ela tem as seguintes limitações:

• Você não pode executar um código sem selecionar o objeto. Se você quiser que o gravador de macro vá para a próxima planilha e destaque todas as células preenchidas na coluna A, sem sair da planilha atual, então ele não será capaz de fazer isso. É porque se eu pedir a você para fazer isso, nem mesmo você será capaz de fazer (sem sair da planilha atual). E se você não pode fazer isso sozinho, como o gravador de macro capturará suas ações. Nesses casos, você precisa criar / editar o código manualmente.
• Você não pode criar uma função personalizada com um gravador de macro. Com o VBA, você pode criar funções personalizadas que podem ser usadas na planilha como funções regulares. Você pode criar isso escrevendo o código manualmente.
• Você não pode executar códigos com base em eventos. No VBA, você pode usar muitos eventos - como abrir uma pasta de trabalho, adicionar uma planilha, clicar duas vezes em uma célula, etc, para executar um código associado a esse evento. Você não pode usar um gravador de macro para fazer isso.
• Você não pode criar loops com um gravador de macro. Ao inserir o código manualmente, você pode aproveitar o poder dos loops no VBA (como Para o próximo, Para cada próximo, Do While, Do until). Mas você não pode fazer isso ao gravar uma macro.
• Você não pode analisar as condições: Você pode verificar as condições dentro do código usando o gravador de macro. Se você escrever um código VBA manualmente, poderá usar as instruções IF Then Else para analisar uma condição e executar um código se for verdadeiro (ou outro código se for falso).

O que é um UDF no Excel VBA?

Uma UDF é uma função definida pelo usuário em VBA. Também são chamadas de funções personalizadas.

Com o VBA, você pode criar uma função personalizada (UDF) que pode ser usada nas planilhas como funções regulares.

Eles são úteis quando as funções existentes do Excel não são suficientes. Nesses casos, você pode criar seus próprios UDFs personalizados para atender às suas necessidades específicas.

Você pode ler mais sobre as funções definidas pelo usuário aqui.

O que são eventos no VBA?

No Excel VBA, um evento é uma ação que pode acionar a execução da macro especificada.

Por exemplo, quando você abre uma nova pasta de trabalho, é um evento. Quando você insere uma nova planilha, é um evento. Quando você clica duas vezes em uma célula, é um evento.

Existem muitos desses eventos no VBA e você pode criar códigos para esses eventos. Isso significa que, assim que um evento ocorrer, e se você tiver especificado um código para esse evento, esse código será executado instantaneamente.

O Excel faz isso automaticamente assim que percebe que um evento ocorreu. Portanto, você só precisa escrever o código e colocá-lo na sub-rotina de evento correta.

Você pode ler mais sobre os Eventos do Excel VBA aqui.

Quais são alguns dos loops úteis no VBA?

Existem os seguintes loops no Excel VBA:

• Para o próximo ciclo
• Loop Do While
• Do Até Loop
• Para cada próximo loop

Você pode ler mais sobre os Loops VBA do Excel aqui.

Quais são as diferentes maneiras de executar uma macro no Excel?

Você pode usar as seguintes maneiras de executar uma macro no Excel:

• Atribuir a macro a uma forma
• Atribuir a macro a um botão
• Executar uma macro a partir da faixa de opções (guia Desenvolvedor)
• Execute uma macro a partir do Editor VB
• Executar uma macro usando um atalho de teclado
• Chame uma macro de outra macro

Você pode ler mais sobre como executar uma macro aqui.

O que são UserForms?

Um formulário de usuário é uma caixa de diálogo que você pode projetar e construir no Excel VBA.

Depois de criados, eles podem ser usados ​​de várias maneiras na área da planilha do Excel:

• Você pode usá-lo para obter informações do usuário.
• Você pode fazer um formulário e registrar as entradas no Excel.
• Você pode adicionar botões ao formulário de usuário e dar opções ao usuário. Você também pode codificar esses botões de forma que toda vez que um usuário clicar em um botão, uma macro específica seja executada.

O que são suplementos?

Um suplemento é um arquivo que você pode carregar com o Excel ao iniciar.

Quando você cria um suplemento e o instala no Excel, ele abre sempre que o aplicativo Excel é aberto. Você pode ter muitas macros diferentes em um suplemento e sempre que você abrir o Excel, esses códigos estarão disponíveis para uso.

Isso é útil porque você pode criar um suplemento e se tornar disponível para todas as pastas de trabalho. Portanto, se houver algumas tarefas que você precisa realizar com frequência, você pode automatizá-las escrevendo uma macro e salvando-as como suplementos. Agora, não importa o que o Excel você abra, você pode usar a macro.

Outro benefício do suplemento é que você também pode compartilhar o arquivo do suplemento com outras pessoas. Tudo o que eles precisam fazer é instalá-lo uma vez e também terão as mesmas macros disponíveis para eles

Você pode ler mais sobre como criar um suplemento aqui.

Perguntas do painel do Excel

Abaixo estão algumas perguntas comuns de entrevistas do Excel sobre painéis que podem ser feitas em uma entrevista (clique na pergunta para ver a resposta).

Qual é a diferença entre um painel e um relatório?

Um relatório destina-se a fornecer dados relevantes. Pode ser um relatório que contém todos os dados ou também pode ter alguns gráficos / visualizações. Exemplos de relatórios podem ser dados de transações de vendas ou dados de pesquisa de funcionários.

Um painel serve para responder a perguntas usando os dados. Pode ser para mostrar quais regiões estão tendo melhor desempenho em vendas ou quais áreas estão atrasadas em termos de feedback dos funcionários. Esses painéis podem ser estáticos ou interativos (onde o usuário pode fazer seleções e alterar visualizações e os dados seriam atualizados dinamicamente).

Você pode ler mais sobre os painéis do Excel aqui.

Quais são algumas das perguntas que você deve fazer a um cliente / parte interessada antes de criar um painel?

Embora as perguntas dependam de cada caso, existem algumas perguntas de alto nível que você deve fazer ao criar um painel no Excel.

• Qual é o objetivo do painel?
• Quais são as fontes de dados?
• Quem usará este painel do Excel?
• Com que frequência o Painel do Excel precisa ser atualizado?
• Qual versão do Office o cliente / parte interessada usa?

Pode haver muitas dessas perguntas. A intenção aqui é deixar claro o que o painel precisa ser e a que finalidade ele serve.

Quais são alguns controles interativos que você pode usar em painéis?

O Excel possui várias ferramentas interativas que podem ser usadas em um painel:

• Listas suspensas
• Caixas de seleção
• Barras de rolagem
• Botões do rádio

Além dessas ferramentas interativas regulares, você também pode usar o VBA para adicionar mais funcionalidades ao seu painel.

Quais são alguns tipos de gráfico úteis que você pode usar em um painel?

Uma das necessidades ao criar um painel é mostrar dados relevantes com recursos visuais. Gráficos que podem contar uma boa história e mostrar informações relevantes são mais adequados para o painel.

Como geralmente se espera que um painel caiba em uma única tela, o espaço para dados e recursos visuais é limitado. Nesses casos, os gráficos de combinações são úteis.

Os gráficos a seguir podem ser úteis ao criar um painel:

• Gráficos de combinação
• Gráficos de dispersão
• Bullet Chart
• Gráfico em cascata
• Mapas de Calor

Quais são algumas das práticas recomendadas ao criar um painel no Excel?

Aqui estão algumas práticas recomendadas ao criar um painel no Excel:

• Converter dados tabulares em tabelas do Excel: Criar painéis usando uma tabela do Excel como fonte de dados é muito mais fácil. A menos que você tenha razões extremamente fortes contra isso, sempre converta os dados de back-end em uma Tabela do Excel.
• Numerando seus gráficos / seção: Isso ajuda quando você está apresentando o painel e se referindo a diferentes gráficos / tabelas. É mais fácil pedir às pessoas que se concentrem no gráfico de número 2, em vez de dizer o gráfico de linhas ou o gráfico de barras no canto superior esquerdo.
• Movimento restrito na área do painel: Embora uma planilha do Excel seja enorme, é melhor remover todas as linhas / colunas, exceto aquelas que têm o seu painel.
• Congelar linhas / colunas importantes: Caso você queira que algumas linhas / colunas estejam sempre visíveis, você pode congelá-las.
• Crie formas / gráficos fixos: Um usuário pode acabar mudando a largura da linha / coluna. Você não quer que as formas e os gráficos fiquem desalinhados e saiam de seus lugares originais. Portanto, é melhor mantê-los em suas posições.
• Forneça um Guia do Usuário: É uma boa ideia incluir uma folha separada com os detalhes de como usar o painel. Isso se torna mais útil quando você tem controles interativos no painel.
• Economize espaço com gráficos de combinação: Como há espaço limitado em um painel (já que você precisa ajustá-lo em uma tela), o uso de gráficos de combinação pode economizar espaço.
• Use símbolos e formatação condicional: Você pode tornar o painel mais visual e fácil de ler usando símbolos e formatação condicional. Por exemplo, é mais fácil ver o valor mais baixo em uma tabela quando ele é destacado em vermelho, em vez de passar por todos os valores um por um.
• Use as cores com sabedoria para mostrar o contraste: Quando você deseja destacar um ponto de dados em uma tabela ou barra no gráfico, é melhor destacá-lo, destacando-o com uma cor atraente.

Outras questões do Excel

Estas são as perguntas que eu não poderia enquadrar em nenhuma das categorias acima. Portanto, estou juntando tudo isso aqui (clique na pergunta para ver a resposta).

O que é uma tabela do Excel?

Uma Tabela do Excel é um recurso do Excel. Isso não é o mesmo que dados tabulares.

Quando você converte dados tabulares em uma Tabela do Excel, há alguns recursos adicionais que podem ser realmente úteis.

De acordo com o site de ajuda da Microsoft - “Uma tabela normalmente contém dados relacionados em uma série de linhas e colunas da planilha que foram formatadas como uma tabela. Usando os recursos da tabela, você pode gerenciar os dados nas linhas e colunas da tabela independentemente dos dados em outras linhas e colunas na planilha. ”

Você pode ler mais sobre as tabelas do Excel aqui.

Quais são os benefícios de usar o Excel Table?

Quando você converte dados tabulares em Tabela do Excel, os seguintes recursos são adicionados automaticamente aos dados:

• Você pode usar o ícone de filtro em cada cabeçalho de coluna para classificar e filtrar os dados.
• Você pode aplicar estilos facilmente a uma tabela e formatá-la. Existem muitos estilos embutidos disponíveis que você pode usar com um único clique.
• Você pode usar o nome da tabela e os nomes das colunas em vez de referências de células nas fórmulas.
• Quando você adiciona uma nova linha / coluna aos dados tabulares, a Tabela do Excel se expande automaticamente para cobrir a nova linha / coluna como parte dela. E como você pode usar nomes de tabelas / colunas em fórmulas, não é necessário atualizar as fórmulas quando novas linhas / colunas são adicionadas. A Tabela do Excel é responsável por isso automaticamente.

O que são referências estruturadas?

Quando você usa uma Tabela do Excel, não precisa usar as referências de células. Em vez disso, você pode usar o nome da tabela ou os nomes das colunas. Essas referências são chamadas de referências estruturadas.

Quais são os formatos de arquivo comumente usados ​​nos quais um arquivo do Excel pode ser salvo?

Existem vários formatos de arquivo nos quais você pode salvar sua pasta de trabalho do Excel. Alguns comumente usados ​​são:

• .XLS
• .XLSX
• .XLSM (quando seu arquivo contém macros)
• .CSV
• .XLB (formato binário)
• .XLA (para suplementos)
• .PDF

Como reduzir o tamanho de um arquivo Excel?

Existem muitas maneiras de reduzir o tamanho do arquivo de uma pasta de trabalho do Excel:

• Excluir dados não utilizados
• Excluir planilhas não utilizadas
• Remova as imagens ou comprima-as
• Remova a formatação desnecessária
• Remova as tabelas dinâmicas que você não precisa. Isso também ajudará a limpar o cache dinâmico.
• Salvar arquivo no formato .XLSB

Consulte Mais informação: 8 maneiras de reduzir o tamanho do arquivo no Excel

Quais etapas você pode seguir para lidar com pastas de trabalho lentas do Excel?

Você pode usar as seguintes técnicas para lidar com pastas de trabalho lentas do Excel:

• Evite funções voláteis, como INDIRETO, DESLOCAMENTO, etc.
• Use colunas auxiliares em vez de fórmula de matriz
• Use a formatação condicional apenas quando for absolutamente necessário (pois também é volátil).
• Use tabelas do Excel e intervalos nomeados.
• Converter fórmulas não utilizadas em valores.
• Mantenha todos os dados referenciados em uma folha.
• Evite usar toda a linha / coluna nas referências.
• Use o modo de cálculo manual.

Você pode ler mais sobre como lidar com uma pasta de trabalho lenta do Excel aqui.

Quantas linhas e colunas existem em uma planilha do Excel?

Uma planilha do Excel (2007 e versões posteriores) possui:

• 16.384 colunas
• 1.048.576 linhas

Como adicionar / excluir linhas no Excel?

Para adicionar novas linhas, clique com o botão direito em qualquer célula onde deseja inserir a linha e clique na opção Inserir. Isso abrirá uma caixa de diálogo que você pode usar para inserir novas linhas.

Da mesma forma, para excluir células / linhas / colunas, selecione-as, clique com o botão direito e selecione Excluir.

Como você pode aumentar ou diminuir o zoom no Excel?

Existem botões Mais Zoom e Menos Zoom na barra de status do Excel. Você pode clicar no sinal de mais para aumentar o zoom e no sinal de menos para diminuir o zoom.

Você também pode segurar a tecla Control e usar a roda de rolagem do mouse para aumentar e diminuir o zoom.

Além disso, na guia Exibir, há a opção de aumentar e diminuir o zoom no Excel.

Como proteger uma planilha no Excel?

Você pode proteger uma planilha clicando na guia Revisão e, em seguida, clicando na opção Proteger planilha.

Isso abre uma caixa de diálogo onde você pode definir uma senha. Se não quiser definir uma senha, você pode deixar em branco.

O que são intervalos nomeados? Quais são seus benefícios?

Um intervalo nomeado é um recurso do Excel que permite dar um nome a uma célula ou intervalo de células. Agora você pode usar esse nome em vez de usar as referências de célula.

Usar um intervalo nomeado torna mais fácil quando você está trabalhando com fórmulas. Isso se torna especialmente útil quando você precisa criar fórmulas que usam dados de várias planilhas. Nesses casos, você pode criar intervalos nomeados e usá-los em vez das referências de células.

Você pode dar nomes descritivos a esses intervalos nomeados - o que também torna mais fácil ler e entender a fórmula.Por exemplo, você pode usar = SUM (SALES) em vez de = SUM (C2: C11), que dirá instantaneamente do que se trata a fórmula.

Você pode ler mais sobre intervalos nomeados aqui.

Você pode fazer com que as linhas / colunas do cabeçalho fiquem visíveis quando você rola a tela?

Ao trabalhar com grandes conjuntos de dados, ao rolar para a parte inferior ou direita, as linhas e colunas do cabeçalho desaparecem. Isso às vezes torna difícil entender do que se trata um ponto de dados.

Usando a opção Congelar painéis no Excel, você pode tornar as linhas / colunas do cabeçalho visíveis ao rolar para os pontos de dados distantes.

As opções de Congelar painéis estão disponíveis na guia Exibir da faixa de opções do Excel.

Você pode ler mais sobre os painéis de congelamento do Excel aqui.

Como você identificaria as células que contêm comentários?

As células com comentários adicionados são sinalizadas por um pequeno triângulo vermelho no canto superior direito da célula. Quando você passa o cursor sobre a célula, os comentários se tornam visíveis.

Como você salvaria uma planilha do Excel como PDF?

Para salvar uma planilha como um documento PDF, você pode especificar o tipo de arquivo como PDF ao salvar o arquivo.

Para fazer isso, clique na guia Arquivo e em Salvar como.

Na caixa de diálogo Salvar como, selecione o local onde deseja salvar o arquivo e use o menu suspenso Salvar como para selecionar PDF. Isso salvará a planilha inteira como um documento PDF.

Como criar um hiperlink no Excel?

Para criar um hiperlink, selecione a célula na qual deseja o hiperlink e use o atalho de teclado Controle K (segure a tecla de controle e pressione a tecla K).

Isso abrirá a caixa de diálogo Inserir hiperlink, onde você pode especificar o URL.

Você também pode obter a opção de adicionar o hiperlink ao clicar com o botão direito do mouse na célula.

Quando você consideraria mudar de cálculo automático para manual no Excel?

Embora na maioria dos casos o modo de cálculo automático seja o caminho a seguir, no caso de você ter um arquivo com muitas fórmulas onde o recálculo leva muito tempo toda vez que você altera algo na planilha, você pode alternar para o cálculo manual.

Depois de mudar para o cálculo manual, você precisa atualizar toda vez que quiser que a planilha seja recalculada.

O que é Flash Fill?

Flash Fill é uma ferramenta incrível que foi adicionada no Excel 2013 e está disponível em todas as versões posteriores.

Você pode usar o Flash Fill in Excel para facilitar a entrada de dados. É uma ferramenta inteligente que tenta identificar padrões com base em sua entrada de dados e faz isso por você.

Alguns exemplos simples de uso do Flash Fill podem ser obter o primeiro nome a partir do nome completo, obter as iniciais do nome, formatar números de telefone, etc.

Você pode ler mais sobre o Flash Fill aqui.

O que é uma alça de preenchimento?

O identificador de preenchimento é uma ferramenta que você pode usar para preencher automaticamente listas no Excel. Por exemplo, se você tiver que inserir números de 1 a 20 na célula A1: A20, em vez de inserir manualmente cada número, você pode simplesmente inserir os primeiros dois números e usar a alça de preenchimento para fazer o resto.

O identificador de preenchimento é o pequeno quadrado que você verá ao selecionar duas ou mais de duas células no Excel.

Quando você passa o cursor na alça de preenchimento, o cursor muda para um ícone de adição. Agora você pode segurar o botão esquerdo do mouse e arrastá-lo para adicionar mais números na série.

O que são caracteres curinga no Excel?

Existem três caracteres curinga no Excel:

• * (asterisco) - Representa qualquer número de caracteres. Por exemplo, Ex * pode significar Excel, Excels, Example, Expert, etc.
• ? (ponto de interrogação) - Representa um único caractere. Por exemplo, Gl? Ss pode ser Glass ou Gloss.
• ~ (til) - É usado para identificar um caractere curinga (~, *,?) no texto. Por exemplo, digamos que você deseja encontrar a frase exata Excel * em uma lista. Se você usar Excel * como string de pesquisa, receberá qualquer palavra que tenha Excel no início, seguida por qualquer número de caracteres (como Excel, Excels, Excelente). Para procurar especificamente o Excel *, precisamos usar ~. Portanto, nossa string de pesquisa seria excel ~ *. Aqui, a presença de ~ garante que o Excel leia o caractere a seguir como está, e não como um curinga.

Os caracteres curinga são úteis quando você deseja usá-los em fórmulas ou ao filtrar dados.

Você pode ler mais sobre caracteres curinga aqui.

O que é uma área de impressão e como você pode configurá-la no Excel?

Uma área de impressão é um intervalo de células (contíguas ou não) que você designa para imprimir sempre que imprimir essa planilha. Por exemplo, em vez de imprimir a planilha inteira, se eu quiser imprimir apenas as primeiras 10 linhas, posso definir as primeiras 10 linhas como a área de impressão.

Para definir a área de impressão no Excel:

• Selecione as células para as quais deseja definir a área de impressão.
• Clique na guia Layout de página.
• Clique na área de impressão.
• Clique em Definir área de impressão.

Você pode ler mais sobre a área de impressão aqui.

Como você pode inserir números de página no Excel?

Você pode inserir números de página usando a caixa de diálogo Configurar página.

Aqui estão as etapas para fazer isso:

• Clique na guia Layout de página,
• Na categoria Configuração de página, clique no ícone do iniciador da caixa de diálogo (que é o ícone de uma pequena seta inclinada na parte inferior direita do grupo).
• Na caixa de diálogo Configurar página, clique na guia Cabeçalho / rodapé.
• Selecione o formato do número da página no menu suspenso Rodapé.

Você pode ler mais sobre números de página no Excel aqui.

Embora eu tenha tentado manter este guia de ‘Perguntas e respostas da entrevista do Excel’ livre de erros, caso você encontre algum erro em alguma das perguntas, por favor, me avise na área de comentários.