Assistir ao vídeo - Como rastrear alterações no Excel
Se você trabalha com um arquivo do Excel que precisa ser atualizado ou revisado por outras pessoas, a opção de rastrear as alterações pode ser útil.
Você também pode usá-lo quando estiver atualizando um arquivo e precisar controlar todas as alterações que você mesmo fizer. Isso pode ser útil quando você o revisita algum tempo depois.
Neste tutorial, mostrarei como rastrear alterações no Excel.
Ativando o recurso de controle de alterações no Excel
Por padrão, esse recurso está desabilitado no Excel.
Aqui estão as etapas para permitir alterações de rastreamento no Excel:
- Vá para a guia Revisão.
- No grupo Mudanças, clique na opção Rastrear Mudanças e selecione Destacar Mudanças.
- Na caixa de diálogo Realçar alterações, marque a opção - ‘Rastrear alterações durante a edição. Isso também compartilha sua pasta de trabalho ’. Você também pode especificar as opções 'Quando', 'Quem' e 'Onde'. Para este tutorial, irei com as configurações padrão.
- Clique OK.
As etapas acima permitiriam ‘Rastrear alterações’ no Excel e agora destacarão qualquer alteração feita na pasta de trabalho.
Observação: para que essa opção funcione, você precisa ter a pasta de trabalho salva em seu sistema ou em uma unidade de rede. Se o arquivo não tiver sido salvo, primeiro será solicitado que você o salve antes de ativar a opção ‘Rastrear alterações’. Se o arquivo já estiver salvo, ele ainda o salvará antes de habilitar o rastreamento.
Como o ‘Track Changes’ funciona no Excel?
Depois de habilitar o rastreamento, sempre que você ou qualquer pessoa que acessar a pasta de trabalho fizer qualquer alteração nela, ela será destacada com uma borda azul e obterá um pequeno triângulo azul no canto superior esquerdo da célula. É semelhante ao triângulo vermelho que você vê ao inserir um comentário em uma célula.
Por exemplo, abaixo eu tenho um plano de projeto fictício e fiz alterações na coluna B (células B4 e B6).
Quando você passa o cursor sobre a célula que tem uma alteração, ela mostrará uma mensagem que especifica qual é a alteração, quem fez a alteração e quando ela foi feita.
Observe que quando a opção ‘controlar alterações’ está habilitada no Excel, a pasta de trabalho é compartilhada e alguns dos recursos são automaticamente desabilitados. Por exemplo, você não será capaz de proteger uma planilha quando 'controlar alterações' estiver ATIVADO. Você notará que algumas das opções na faixa de opções estão esmaecidas.
Obtendo uma lista de todas as mudanças
Se você tiver uma pasta de trabalho que contém muitas alterações, pode desejar obter uma lista de todas as alterações separadamente como uma lista.
Aqui estão as etapas para obter uma lista de todas as alterações em uma nova planilha:
- Salve a pasta de trabalho para que as alterações feitas também sejam salvas.
- Vá para a guia Revisão.
- No grupo Mudanças, clique em Rastrear Mudanças e selecione Destacar Mudanças.
- Na caixa de diálogo ‘Destacar alterações’, marque a opção - ‘Listar alterações em uma nova planilha’. Na opção "Quando", você pode especificar se deseja todas as alterações ou alterações que não foram revisadas ou "alterações desde o último salvamento".
- Clique OK.
Isso criará instantaneamente uma nova planilha que listará todas as alterações feitas.
Aceitando / Rejeitando Mudanças
Quando as alterações são feitas, elas não são finais até que você as revise. Isso pode ser útil quando você tem o arquivo revisado de seu colega / chefe / cliente e precisa decidir quais alterações devem ser mantidas e quais devem ser rejeitadas.
Aqui estão as etapas para aceitar / rejeitar alterações no Excel:
- Vá para a guia Revisão.
- No grupo Alterações, clique em ‘Rastrear Alterações’ e selecione ‘Aceitar / Rejeitar Alterações’.
- Na caixa de diálogo ‘Selecionar alterações a serem aceitas ou rejeitadas’, especifique as opções Quando, Quem e Onde.
- Em 'Quando', você pode selecionar todas as alterações que não foram revisadas ou especificar uma data.
- Em ‘Quem’ você pode selecionar as alterações que deseja revisar.
- Em ‘Onde’, você pode selecionar um intervalo de células nas quais deseja revisar as alterações.
- Clique OK. Isso abrirá a caixa de diálogo ‘Aceitar ou rejeitar alterações’.
- Na caixa de diálogo "Aceitar ou rejeitar alterações", você pode aceitar as alterações uma por uma ou aceitar / rejeitar todas as alterações de uma vez.
Se você rejeitar uma alteração, ela voltará ao valor original.
Observe que, ao aceitar uma alteração, não é possível desfazê-la.
Desativando o controle de alterações no Excel
Assim que seu trabalho for finalizado, você pode desativar o recurso de controle de alterações no Excel. Isso removerá qualquer caixa azul existente nas células e interromperá o rastreamento de quaisquer outras alterações.
Aqui estão as etapas para desativar o "rastreamento de alterações" no Excel:
- Vá para a guia Revisão.
- No grupo Changes, clique em ‘Track Changes’ e selecione ‘Highlight changes’.
- Na caixa de diálogo ‘Destacar alterações’, desmarque a opção - ‘Rastrear alterações durante a edição. Isso também compartilha sua pasta de trabalho ’.
- Clique OK.
- Você verá um prompt conforme mostrado abaixo. Clique em Sim.
Diferença entre comentários e alterações de rastreamento
Muitas pessoas preferem adicionar comentários enquanto revisam o trabalho de outras pessoas no Excel.
Aqui estão as principais diferenças nos "comentários" e na funcionalidade de "rastrear alterações":
- Você não precisa editar o conteúdo de uma célula para deixar um comentário. As alterações de faixa, por outro lado, inserem uma nota sempre que houver qualquer alteração na célula.
- A adição de comentários é um processo manual, enquanto as alterações de rastreamento, quando ativadas, registrariam automaticamente tudo o que acontece na planilha.
- Você não pode obter uma lista de todos os comentários separadamente em uma planilha (a menos que use o VBA conforme mostrado aqui), mas pode obtê-la com a funcionalidade de rastreamento com um simples clique.
- Quando você ativa o controle de alterações no Excel, algumas das funcionalidades são desativadas. Este não é o caso dos comentários.
Você também pode gostar dos seguintes tutoriais:
- Como usar a verificação ortográfica no Excel.
- Usando a mensagem de entrada no Excel para exibir a mensagem quando uma célula é selecionada.
