Modelo gratuito de acompanhamento de licenças em Excel (atualizado para 2021)

Um dos meus colegas de equipe tem a responsabilidade de criar um modelo de acompanhamento de licença no Excel para toda a equipe. Este modelo de rastreador é então usado para rastrear férias / feriados e licenças planejadas dos membros da equipe.

Até agora, ela usava um gráfico de Gantt simples no Excel, mas queria algo melhor com mais funcionalidades.

Então, criei este modelo de rastreador de licença do Excel para facilitar o gerenciamento de folhas e controlar as folhas mensais e anuais dos membros da equipe.

Você também pode usar isso como um modelo de rastreador de férias ou monitor de frequência do aluno, se desejar.

Modelo de rastreador de licença do Excel

Este modelo Excel Leave Tracker pode ser usado para registrar e monitorar as licenças de funcionários por um ano (de um ano financeiro onde você pode escolher o mês de início do ano).

Você pode rastrear 10 códigos de licença diferentes para um funcionário - licenças de férias, licenças médicas, licenças maternidade / paternidade, rastreamento de licenças casuais, licenças no lugar de horas extras e meios-dias, etc.

Ele também fornece um total mensal e anual de diferentes tipos de licenças que podem ser úteis no planejamento do projeto e gerenciamento de licenças.

Ele usa um pouco de formatação condicional, algumas funções DATE, fórmulas de matriz e um código VBA simples.

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Como funciona este modelo de rastreador de licença do Excel?

• Use os ícones de triângulo ao lado do nome do mês para mover para o mês seguinte / anterior (o modelo se atualiza para mostrar as datas do mês selecionado). Há um código VBA curto que é executado em segundo plano sempre que você muda o mês. Mostra apenas o mês selecionado e oculta todos os outros meses.
• Este modelo do Excel pode ser usado para rastrear folhas por mais de um ano. Você pode selecionar um mês de início e rastrear as folhas por um ano. Por exemplo, se você seguir o ciclo abril-março, selecione abril de 2021 como o mês de início.
  • Observação: O valor na célula A1 é para alterar o período de tempo do rastreador de licença APENAS. NÃO use a célula A1 para passar para o mês seguinte enquanto registra as folhas. Use os ícones de triângulo ao lado dos nomes dos meses para ir para o mês seguinte / anterior e marcar as folhas.
• Você pode especificar os dias úteis e não úteis (fins de semana). À direita do rastreador de licença, há uma funcionalidade para especificar os dias úteis, selecionando Sim no menu suspenso. Se você selecionar Não, esse dia será marcado como um dia não útil no rastreador de férias.
  • Assim que você especificar os dias não úteis, esses dias da semana serão destacados em cinza no rastreador de férias.

• Você pode atualizar a lista de feriados na planilha chamada “Lista de feriados”. Ele será automaticamente refletido no rastreador, destacando aqueles dias na cor laranja.
• Para inserir o registro de férias para funcionários, use os códigos relevantes com base no tipo de licença (você pode personalizar esses códigos de licença). Por exemplo, no caso de licença médica, use S, no caso de Férias, use V, e assim por diante.
  • Existem dois códigos reservados para licenças de meio período. você pode inserir H1 ou H2 para uma licença de meio dia.

• Assim que você insere o código de licença de algum funcionário, ele fica destacado em vermelho (no caso de meio período, fica destacado em amarelo). Se esse dia for um fim de semana ou feriado, a cor não mudará.
  • A coluna NJ (destacada em verde na foto abaixo) mostra o número de licenças daquele funcionário naquele mês. Conta as licenças apenas nos dias úteis (não contam as licenças de fim de semana e / ou feriados). As licenças de meio-dia são contadas como 0,5.
  • ATUALIZADO: A coluna NK (destacada em vermelho claro na foto abaixo) mostra o número de licenças anuais gozadas por um funcionário. Conta as licenças apenas nos dias úteis (não contam as licenças de fim de semana e / ou feriados). As licenças de meio-dia são contadas como 0,5.
  • As colunas de NL a NU fornecem o código de desmembramento de licença por licença (para o ano inteiro). Isso pode ser útil para controlar o tipo de licença que foi aproveitada. Observe que, embora Meias Folhas sejam contadas como 0,5 folhas na contagem total, no intervalo de férias, ela é contada como números inteiros. Por exemplo, 2 metades de folhas levariam a 1 contagem de licenças, mas você verá duas metades de folhas na separação de licenças.

Eu criei este modelo de rastreador de licença / comparecimento para 20 funcionários. Se você quiser adicionar mais, basta copiar e colar a formatação e as fórmulas para as linhas adicionais.

Além disso, como há um código VBA envolvido, certifique-se de sempre salvá-lo com a extensão .xls ou .xlsm.

Observação: Para atualizar este modelo para qualquer ano, basta alterar o valor do ano na célula A2. Por exemplo, para torná-lo para 2021-2022, basta alterar o valor em A2 para 2021-2022. Além disso, você precisa atualizar a lista de feriados para o ano especificado.

O arquivo de download é totalmente desbloqueado para que você possa personalizá-lo de acordo com as suas necessidades.

Aqui está outra versão do modelo que pode rastrear folhas por 50 funcionários.

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Perguntas frequentes sobre como usar este modelo de rastreador de licença

Desde que criei este rastreador de férias / licenças, recebo uma enxurrada de emails e comentários. O que você vê agora é uma versão refinada que foi possível devido a todos os comentários que recebi.

Com base nas perguntas que recebo repetidamente, criei esta seção de perguntas frequentes para que você possa obter uma resposta mais rapidamente (em vez de esperar minha resposta).

Aqui estão as perguntas mais comuns que recebo sobre o modelo de rastreador de saída: P: Tentei fazer o download do arquivo, mas ele foi baixado como um zip. Como eu uso isso? R: Corrigi esse problema e agora você deve conseguir baixar o arquivo do Excel diretamente. P: Quando eu mudo o mês, as folhas que saem são refletidas no mês alterado também. R: Isso acontece quando você usa a célula A1 para alterar o mês. Você precisa usar os ícones de seta para mudar os meses. A célula A1 deve ser usada apenas para definir o mês de início do calendário. Por exemplo, se você deseja que o calendário comece em abril, crie a célula A1 com o valor 4. Agora, para ir para março, use os ícones de triângulo. P: Preciso controlar vários anos de licenças. Preciso criar uma nova planilha para cada ano (exercício financeiro)? R: Sim! Este rastreador de licença só pode rastrear licenças por um período de 12 meses. Você precisa criar uma cópia para cada ano. P: Posso usar meus próprios códigos de licença? R: Sim! Você pode alterar o código de licença nas células NX8: NX17. Você também precisa especificar o mesmo código nas células NL5: NU5. Por exemplo, se você alterar o código de licença Trabalhar de Casa para X, também precisará alterá-lo no NR5. 

Espero que você ache este rastreador de férias / férias útil.

Existem outras áreas em que você acha que um modelo do Excel pode ser útil? Tenho fome de ideias e você é minha mina de ouro. Compartilhe suas idéias na seção de comentários 🙂

• Modelo de calendário de férias no Excel.
• Modelo de calculadora de quadro de horários de funcionários.
• Gráfico de marcos no Excel.
• Fazendo um gráfico de Pareto no Excel.
• Fazendo um histograma no Excel.
• Modelo de produtividade da matriz de tarefas.