Como classificar no Excel (por linhas, colunas, cores, datas e números)

A classificação de dados no Excel ficou muito fácil com todas as opções embutidas.

Você pode classificar facilmente seus dados em ordem alfabética, com base no valor das células ou por célula e cor da fonte.

Você também pode fazer a classificação de colunas de vários níveis (ou seja, classificação pela coluna A e depois pela coluna B), bem como classificar linhas (da esquerda para a direita).

E se isso não bastasse, o Excel também permite que você crie suas próprias listas personalizadas e classifique com base nelas também (que legal é isso). Assim, você pode classificar os dados com base nos tamanhos das camisas (XL, L, M, S) ou respostas (concordo totalmente, concordo, discordo) ou intensidade (alta, média, baixa)

Resumindo - existem muitas opções de classificação à sua disposição ao trabalhar com o Excel.

E neste tutorial maciço e aprofundado, vou mostrar todas essas opções de classificação e alguns exemplos interessantes onde podem ser úteis.

Como este é um tutorial enorme com muitos tópicos, estou fornecendo uma tabela de conteúdo abaixo. Você pode clicar em qualquer um dos tópicos e ele o levará instantaneamente até lá.

Acessando as opções de classificação no Excel

Visto que a classificação é algo muito comum necessário ao trabalhar com dados, o Excel fornece várias maneiras de acessar as opções de classificação.

Botões de classificação na faixa de opções

A maneira mais rápida de acessar as opções de classificação é usando os botões de classificação nas fitas.

Ao clicar na guia Dados na faixa de opções, você verá as opções "Classificar e Filtrar". Os três botões à esquerda neste grupo são para classificar os dados.

Os dois pequenos botões permitem que você classifique seus dados assim que clicar neles.

Por exemplo, se você tiver um conjunto de dados de nomes, pode apenas selecionar o conjunto de dados inteiro e clicar em qualquer um dos dois botões para classificar os dados. O botão de A a Z classifica os dados em ordem alfabética do menor para o maior e o botão de Z para A classifica os dados em ordem alfabética do maior para o menor.

Esses botões também funcionam com números, datas ou horas.

Pessoalmente, nunca uso esses botões, pois eles são limitados no que podem fazer e há mais chances de erros ao usá-los. Mas no caso de você precisar de uma classificação rápida (onde não há células em branco no conjunto de dados), essa pode ser uma maneira rápida de fazer isso.

Caixa de diálogo de classificação

Na guia Dados da faixa de opções, há outro ícone de botão Classificar dentro do grupo de classificação.

Quando você clica neste ícone do botão Classificar, ele abre a caixa de diálogo de classificação (algo como mostrado abaixo).

A caixa de diálogo de classificação é a solução mais completa para classificação no Excel. Todas as opções relacionadas à classificação podem ser acessadas por meio desta caixa de diálogo.

Todos os outros métodos de uso de opções de classificação são limitados e não oferecem funcionalidade completa.

É por isso que sempre prefiro usar a caixa de diálogo quando preciso classificar no Excel.

Um dos principais motivos da minha preferência é que há muito menos chance de você errar ao usar a caixa de diálogo. Tudo está bem estruturado e marcado (ao contrário dos botões da fita, onde você pode ficar confuso sobre qual usar).

Neste tutorial, você me verá usando principalmente a caixa de diálogo para classificar os dados. Isso também ocorre porque algumas das coisas que abordo em certas seções (como classificação multinível ou classificação da esquerda para a direita) só podem ser feitas usando a caixa de diálogo.Atalho de teclado - Se você precisa classificar os dados com frequência no Excel, recomendo que você aprenda o atalho do teclado para abrir a caixa de diálogo de classificação. Seu ALT + A + S + S

Opções de classificação no menu Filtro

Se você aplicou filtros ao conjunto de dados, também pode encontrar as opções de classificação junto com as opções de filtro. Um filtro pode ser aplicado selecionando qualquer célula no conjunto de dados, clicando na guia Dados e clicando no ícone Filtro.

Suponha que você tenha um conjunto de dados conforme mostrado abaixo e o filtro aplicado.

Ao clicar no ícone de filtro de qualquer coluna (é o pequeno ícone de triângulo apontando para baixo à direita da célula do cabeçalho da coluna), você verá algumas das opções de classificação lá também.

Observe que essas opções de classificação mudam com base nos dados da coluna. Então, se você tiver texto, ele mostrará a opção de classificar de A a Z ou Z a A, mas se você tiver números, ele mostrará opções de classificar do maior para o menor ou do menor para o maior.

Opções de clique com o botão direito

Além de usar a caixa de diálogo, o clique com o botão direito é outro método que eu às vezes uso (também é muito rápido, pois leva apenas dois cliques).

Quando você tiver um conjunto de dados que deseja classificar, clique com o botão direito em qualquer célula e ela mostrará as opções de classificação.

Observe que você vê algumas opções que não vê na faixa de opções ou nas opções de filtro. Embora haja a classificação usual por valor e a opção de classificação personalizada (que abre a caixa de diálogo Classificar), você também pode ver opções como Colocar cor da célula selecionada / Cor da fonte / ícone de formatação na parte superior.

Acho essa opção bastante útil, pois me permite reunir rapidamente todas as células coloridas (ou células com uma cor de fonte diferente) no topo. Freqüentemente, tenho os dados de despesas mensais que analiso e realço algumas células manualmente. Posso então usar essa opção para reunir rapidamente todas essas células no topo.

Agora que cobri todas as maneiras de acessar as opções de classificação no Excel, vamos ver como usá-las para classificar dados em diferentes cenários.

Classificação de dados no Excel (texto, números, datas)

Embargo: Na maioria das vezes, a classificação funciona mesmo quando você seleciona uma única célula no conjunto de dados. Mas, em alguns casos, você pode acabar com problemas (quando você tem células / linhas / colunas em branco em seu conjunto de dados). Ao classificar os dados, é melhor selecionar todo o conjunto de dados e, em seguida, classificá-lo - apenas para evitar qualquer chance de problemas.

Com base no tipo de dados que você possui, você pode usar as opções de classificação no Excel.

Classificando por Texto

Suponha que você tenha um conjunto de dados conforme mostrado abaixo e deseja classificar todos esses registros com base no nome do aluno em ordem alfabética.

Abaixo estão as etapas para classificar esses dados de texto em ordem alfabética:

1. Selecione todo o conjunto de dados
2. Clique na guia Dados
3. Clique no ícone Classificar. Isso abrirá a caixa de diálogo Classificar.
4. Na caixa de diálogo Classificar, verifique se meus dados têm cabeçalhos está selecionado. Caso seus dados não tenham cabeçalhos, você pode desmarcar esta opção.
5. No menu suspenso ‘Classificar por’, selecione ‘Nome’
6. Na lista suspensa ‘Classificar em’, certifique-se de que ‘Valores de Célula’ esteja selecionado
7. No menu suspenso Pedido, selecione A-Z
8. Clique OK.

As etapas acima classificariam todo o conjunto de dados e forneceriam o resultado conforme mostrado abaixo.

Por que não usar apenas os botões da faixa de opções?

O método acima de classificar dados no Excel pode parecer uma série de etapas, em comparação com apenas clicar no ícone de classificação na faixa de opções.

E isso é verdade.

O método acima é mais longo, mas há sem chance de qualquer erro.

Quando você usa os botões de classificação na faixa de opções, algumas coisas podem dar errado (e isso pode ser difícil de detectar quando você tem um grande conjunto de dados.

Enquanto discuto as desvantagens de usar os botões posteriormente neste tutorial, deixe-me mostrar rapidamente o que pode dar errado.

No exemplo a seguir, como o Excel não pode reconhecer que há uma linha de cabeçalho, ele classifica todo o conjunto de dados, incluindo o cabeçalho.

Esse problema é evitado com a caixa de diálogo de classificação, pois ela fornece explicitamente a opção de especificar se seus dados têm cabeçalhos ou não.

Como o uso da caixa de diálogo Classificar elimina as chances de erros, recomendo que você a use em vez de todos os outros métodos de classificação no Excel

Classificando por Números

Agora, estou assumindo que você já aprendeu como funciona a classificação de texto (abordada acima nesta seção).

Os outros tipos de classificação (como com base em números, datas ou cor) usarão quase as mesmas etapas com pequenas variações.

Suponha que você tenha um conjunto de dados conforme mostrado abaixo e deseja classificar esses dados com base nas notas de cada aluno.

Abaixo estão as etapas para classificar esses dados com base em números:

1. Selecione todo o conjunto de dados
2. Clique na guia Dados
3. Clique no ícone Classificar. Isso abrirá a caixa de diálogo Classificar.
4. Na caixa de diálogo Classificar, verifique se meus dados têm cabeçalhos está selecionado. Caso seus dados não tenham cabeçalhos, você pode desmarcar esta opção.
5. No menu suspenso ‘Classificar por’, selecione ‘Nome’
6. Na lista suspensa ‘Classificar em’, certifique-se de que ‘Valores de Célula’ esteja selecionado
7. No menu suspenso Pedido, selecione "Do maior para o menor"
8. Clique OK.

As etapas acima classificariam todo o conjunto de dados e forneceriam o resultado conforme mostrado abaixo.

Classificando por Data / Hora

Embora a data e a hora possam parecer diferentes, não são nada além de números.

Por exemplo, no Excel, o número 44196 seria o valor da data para 31 de dezembro de 2021-2022. Você pode formatar esse número para parecer uma data, mas no back-end do Excel, ele ainda permanece um número.

Isso também permite que você trate as datas como números. Portanto, você pode adicionar 10 a uma célula com data e ela lhe dará o número da data 10 dias depois.

E o mesmo vale para o tempo no Excel.

Por exemplo, o número 44196,125 representa 3h do dia 31 de dezembro de 2021-2022. Enquanto a parte inteira do número representa um dia inteiro, a parte decimal fornece a hora.

E como a data e a hora são números, você pode classificá-los como números.

Suponha que você tenha um conjunto de dados conforme mostrado abaixo e deseja classificar esses dados com base na data de envio do projeto.

Abaixo estão as etapas para classificar esses dados com base nas datas:

1. Selecione todo o conjunto de dados
2. Clique na guia Dados
3. Clique no ícone Classificar. Isso abrirá a caixa de diálogo Classificar.
4. Na caixa de diálogo Classificar, verifique se meus dados têm cabeçalhos está selecionado. Caso seus dados não tenham cabeçalhos, você pode desmarcar esta opção.
5. No menu suspenso "Classificar por", selecione "Data de envio"
6. Na lista suspensa ‘Classificar em’, certifique-se de que ‘Valores de Célula’ esteja selecionado
7. No menu suspenso do pedido, selecione "Mais antigo para o mais recente"
8. Clique OK.

As etapas acima classificariam todo o conjunto de dados e forneceriam o resultado conforme mostrado abaixo.

Observe que, embora a data e a hora sejam números, o Excel ainda reconheceu que eles são diferentes na forma como são exibidos. Então, quando você classifica por data, ele mostra os critérios de classificação "Mais antigo para o mais recente" e "Mais recente para o mais antigo", mas quando você usa números, mostra "do maior para o menor" ou "do menor para o maior". Coisas tão pequenas que tornam o Excel uma ferramenta de planilha incrível (PS: O Planilhas Google não mostra tantos detalhes, apenas a classificação sem graça por A-Z ou Z-A)

Classificação por cor da célula / cor da fonte

Esta opção é incrível e eu a uso o tempo todo (talvez um pouco demais).

Freqüentemente, tenho conjuntos de dados que analiso manualmente e realço as células enquanto faço isso. Por exemplo, eu estava lendo uma lista de artigos neste blog (que tenho em uma planilha do Excel) e destaquei os que precisava melhorar.

E assim que terminar, posso classificar rapidamente esses dados com base nas cores das células. Isso me ajuda a reunir todas essas células / linhas destacadas no topo.

E para aumentar a grandiosidade, você pode classificar com base em várias cores. Portanto, se eu destacar células com nomes de artigos que precisam de atenção imediata em vermelho e algumas que podem ser tratadas posteriormente em amarelo, posso classificar os dados para mostrar todas as linhas vermelhas primeiro, seguidas pelo amarelo.

Se você estiver interessado em aprender mais, escrevi recentemente este artigo sobre classificação com base em várias cores. Nesta seção, vou mostrar rapidamente como classificar com base em apenas uma cor

Suponha que você tenha um conjunto de dados conforme mostrado abaixo e deseja classificar por cor e obter todas as células vermelhas no topo.

Abaixo estão as etapas para classificar por cor:

1. Selecione todo o conjunto de dados
2. Clique na guia Dados
3. Clique no ícone Classificar. Isso abrirá a caixa de diálogo Classificar.
4. Na caixa de diálogo Classificar, verifique se meus dados têm cabeçalhos está selecionado. Caso seus dados não tenham cabeçalhos, você pode desmarcar esta opção.
5. Na lista suspensa ‘Classificar por’, selecione ‘Data de envio’ (ou qualquer coluna em que você tenha as células coloridas). Como neste exemplo temos células coloridas em todas as colunas, você pode escolher qualquer uma.
6. No menu suspenso ‘Classificar em’, selecione ‘Cor da célula’.
7. No menu suspenso Ordem, selecione a cor com a qual deseja classificar. Caso você tenha várias cores de células no conjunto de dados, ele mostrará todas essas cores aqui
8. No último menu suspenso, selecione ‘No topo’. É aqui que você especifica se deseja que as células coloridas fiquem na parte superior ou inferior do conjunto de dados.
9. Clique OK.

As etapas acima classificariam seu conjunto de dados por cor e você obterá o resultado conforme mostrado abaixo.

Assim como classificamos esses dados com base na cor da célula, você também pode fazer isso com base na cor da fonte e no ícone de formatação condicional.

Classificação de dados de vários níveis

Na realidade, os conjuntos de dados raramente são tão simples quanto o que estou usando neste tutorial.

O seu pode se estender a milhares de linhas e centenas de colunas.

E quando você tem conjuntos de dados tão grandes, também há necessidade de mais fatias de dados e dados. A classificação de dados de vários níveis é uma das coisas que você pode precisar quando tem um grande conjunto de dados.

A classificação de dados de vários níveis significa que você pode classificar o conjunto de dados com base nos valores de uma coluna e, em seguida, classificá-lo novamente com base nos valores de outra (s) coluna (s).

Por exemplo, suponha que você tenha o conjunto de dados conforme mostrado abaixo e deseja classificar esses dados com base em dois critérios:

1. A região
2. As vendas

A saída dessa classificação com base nos dois critérios acima fornecerá um conjunto de dados conforme mostrado abaixo.

No exemplo acima, temos os dados primeiro classificados pelas regiões e, em seguida, dentro de cada região, os dados são classificados posteriormente pelo valor de vendas.

Isso nos permite ver rapidamente quais representantes de vendas estão indo muito bem em cada região ou quais estão indo mal.

Abaixo estão as etapas para classificar os dados com base em várias colunas:

1. Selecione todo o conjunto de dados que você deseja classificar.
2. Clique na guia Dados.
3. Clique no ícone Classificar (mostrado abaixo). Isso abrirá a caixa de diálogo Classificar.
4. Na caixa de diálogo Classificar, verifique se meus dados têm cabeçalhos está selecionado. Caso seus dados não tenham cabeçalhos, você pode desmarcar esta opção.
5. Na caixa de diálogo Classificar, faça as seguintes seleções
   • Classificar por (coluna): região (este é o primeiro nível de classificação)
   • Classificar em: Valores de Célula
   • Ordem: A a Z
6. Clique em Adicionar nível (isso adicionará outro nível de opções de classificação).
7. No segundo nível de classificação, faça as seguintes seleções:
   • Em seguida, por (coluna): Vendas
   • Classificar em: Valores
   • Pedido: do maior para o menor
8. Clique OK

Dica Profissional: A caixa de diálogo Classificar possui um recurso para 'Copiar Nível'. Isso copia rapidamente o nível de classificação selecionado e, em seguida, você pode modificá-lo facilmente. É bom conhecer o recurso e pode acabar economizando seu tempo caso você precise classificar com base em várias colunas.

Abaixo está um vídeo onde mostro como fazer uma classificação multinível no Excel:

Classificação com base em uma lista personalizada

Embora o Excel já tenha alguns critérios de classificação comuns (como classificação em ordem alfabética com texto, do menor para o maior ou do maior para o menor com números, do mais antigo para o mais recente ou do mais recente para o mais antigo com datas), pode não ser suficiente.

Para dar um exemplo, suponha que eu tenha o seguinte conjunto de dados:

Agora, se eu classificá-los com base na região em ordem alfabética, tenho duas opções - A a Z ou Z a A. Abaixo está o que obtenho quando classifico esses dados em ordem alfabética de A a Z usando a coluna de região.

Mas e se eu quiser que essa ordem de classificação seja Leste, Oeste, Norte, Sul?

Você, é claro, pode reorganizar os dados após a classificação, mas essa não é a maneira eficiente de fazer isso.

A maneira certa de fazer isso seria usando listas personalizadas.

Uma lista personalizada é uma lista que o Excel permite que você crie e use como as listas integradas (como nomes de meses ou dias da semana). Depois de criar uma lista personalizada, você pode usá-la em recursos como classificação de dados ou controle de preenchimento.

Alguns exemplos em que as listas personalizadas podem ser úteis incluem:

• Classificando os dados com base no nome da região / cidade
• Classificação com base nos tamanhos de camisetas - pequeno, médio, grande, extragrande
• Classificação com base nas respostas da pesquisa - concordo totalmente, concordo, neutro, discordo
• Classificação com base na probabilidade - alta, média, baixa

A primeira etapa ao tentar classificar com base nos critérios personalizados é criar a lista personalizada.

Etapas para criar uma lista personalizada no Excel:

1. Clique na guia Arquivo
2. Clique em Opções
3. Na caixa de diálogo Opções do Excel, selecione ‘Avançado’ na lista no painel esquerdo.
4. Em Advanced selecionado, role para baixo e selecione ‘Edit Custom List’.
5. Na caixa de diálogo Listas personalizadas, digite seus critérios na caixa intitulada Entradas da lista. Digite seus critérios separados por vírgula (Leste, Oeste, Norte, Sul) [você também pode importar seus critérios, se os tiver listado].
6. Clique em Adicionar
7. Clique OK

Depois de concluir as etapas acima, o Excel criará e armazenará uma lista personalizada que você pode usar para classificar os dados.

Observe que a ordem dos itens na lista personalizada é o que determina como sua lista será classificada.

Quando você cria uma lista personalizada em uma pasta de trabalho do Excel, ela se torna disponível para todas as pastas de trabalho em seu sistema. Portanto, você só precisa criá-lo uma vez e pode reutilizá-lo em todas as pastas de trabalho.

Etapas para classificar usando uma lista personalizada

Suponha que você tenha o conjunto de dados conforme mostrado abaixo e deseja classificá-lo com base nas regiões (a ordem de classificação sendo Leste, Oeste, Norte e Sul)

Como já criamos uma lista personalizada, podemos usá-la para classificar nossos dados.

Aqui estão as etapas para classificar um conjunto de dados usando uma lista personalizada:

1. Selecione todo o conjunto de dados
2. Clique na guia Dados
3. Clique no ícone Classificar. Isso abrirá a caixa de diálogo Classificar.
4. Na caixa de diálogo Classificar, verifique se meus dados têm cabeçalhos está selecionado. Caso seus dados não tenham cabeçalhos, você pode desmarcar esta opção.
5. Na lista suspensa ‘Classificar por’, selecione ‘Região’ (ou qualquer coluna onde você tenha as células coloridas)
6. Na lista suspensa ‘Classificar em’, selecione ‘Valores da célula’.
7. No menu suspenso Pedido, selecione "Lista personalizada". Assim que você clicar nele, a caixa de diálogo Listas personalizadas será aberta.
8. Na caixa de diálogo Listas personalizadas, selecione a lista personalizada já criada no painel esquerdo.
9. Clique OK. Depois de fazer isso, você verá os critérios de classificação personalizados no campo suspenso de ordem de classificação
10. Clique OK.

As etapas acima classificarão seu conjunto de dados com base nos critérios de classificação personalizados.

Observação: você não precisa criar uma lista personalizada de antemão para classificar os dados com base nela. Você também pode criá-lo enquanto estiver na caixa de diálogo Classificar. Quando você clica em Lista personalizada (na etapa 7 acima), a caixa de diálogo da lista personalizada é aberta. Você também pode criar uma lista personalizada.

Listas personalizadas não diferenciam maiúsculas de minúsculas. Caso queira fazer uma classificação com distinção entre maiúsculas e minúsculas, consulte este exemplo.

Classificando da esquerda para a direita

Embora na maioria dos casos você provavelmente classifique com base nos valores da coluna, às vezes, você também pode precisar classificar com base nos valores da linha.

Por exemplo, no conjunto de dados abaixo, desejo classificá-lo com base nos valores da linha Região.

Embora esse tipo de estrutura de dados não seja tão comum quanto os dados colunares, ainda tenho visto muitas pessoas trabalhando com esse tipo de construção.

O Excel possui uma funcionalidade embutida que permite classificar da esquerda para a direita.

Abaixo estão as etapas para classificar esses dados da esquerda para a direita:

1. Selecione todo o conjunto de dados (exceto os cabeçalhos)
2. Clique na guia Dados
3. Clique no ícone Classificar. Isso abrirá a caixa de diálogo Classificar.
4. Na caixa de diálogo Classificar, clique em Opções.
5. Na caixa de diálogo Opções de classificação, selecione "Classificar da esquerda para a direita"
6. Clique OK.
7. Na lista suspensa ‘Classificar por’, selecione Linha 1. Fazendo isso, estamos especificando que a classificação deve ser feita com base nos valores da Linha 1
8. Na lista suspensa ‘Classificar em’, selecione ‘Valores da célula’.
9. No menu suspenso Ordem, selecione A-Z (você também pode usar a lista de classificação personalizada, se desejar)
10. Clique OK.

As etapas acima classificariam os dados da esquerda para a direita com base nos valores da linha 1.

O Excel não reconhece (nem permite que você especifique) os cabeçalhos ao classificar da esquerda para a direita. Portanto, você precisa se certificar de que suas células de cabeçalho não sejam selecionadas ao classificar os dados. Se você selecionar células de cabeçalho também, elas serão classificadas com base no valor delas.

Nota: Outra maneira de classificar os dados da direita para a esquerda pode ser transpor os dados e obtê-los em uma forma colunar. Depois de obtê-lo, você pode usar qualquer um dos métodos de classificação abordados até agora. Depois de concluída a classificação, você pode copiar os dados resultantes e colá-los como dados transpostos.

Abaixo está um vídeo onde mostro como classificar dados da esquerda para a direita no Excel

Classificação sensível a maiúsculas e minúsculas no Excel

Até agora, em todos os exemplos acima, a classificação foi independente de caso.

Mas e se você quiser fazer a classificação com distinção entre maiúsculas e minúsculas.

Felizmente, o Excel permite que você especifique se deseja que a classificação faça distinção entre maiúsculas e minúsculas ou não.

Observação: embora na maioria das vezes você não precise se preocupar com a classificação com distinção entre maiúsculas e minúsculas, isso pode ser útil quando você obtém seus dados de um banco de dados como o Salesforce ou agrupa manualmente os dados e faz com que diferentes pessoas digitem o mesmo texto no casos diferentes. Ter uma classificação com distinção entre maiúsculas e minúsculas pode ajudá-lo a manter todos os registros da mesma pessoa / banco de dados juntos.

Suponha que você tenha um conjunto de dados conforme mostrado abaixo e deseja classificar esses dados com base na coluna da região:

Abaixo estão as etapas para classificar os dados em ordem alfabética e torná-los sensíveis a maiúsculas e minúsculas:

1. Selecione todo o conjunto de dados
2. Clique na guia Dados
3. Clique no ícone Classificar. Isso abrirá a caixa de diálogo Classificar.
4. Na caixa de diálogo Classificar, verifique se meus dados têm cabeçalhos está selecionado. Caso seus dados não tenham cabeçalhos, você pode desmarcar esta opção.
5. Clique no botão Opções
6. Na caixa de diálogo Opções de classificação, marque a opção ‘Diferenciar maiúsculas de minúsculas’
7. Clique OK.
8. Na lista suspensa ‘Classificar por’, selecione ‘Região’
9. Na lista suspensa ‘Classificar em’, selecione ‘Valores da célula’.
10. No menu suspenso do pedido, selecione A a Z
11. Clique OK.

As etapas acima não apenas classificam os dados em ordem alfabética com base na região, mas também diferenciam maiúsculas de minúsculas.

Você obterá os dados resultantes conforme mostrado abaixo:

Quando você classifica de A a Z, o texto em minúsculas é colocado acima do texto em maiúsculas.

Obtendo a ordem de classificação original

Freqüentemente, ao classificar dados no Excel, você pode querer voltar para a ordem de classificação anterior ou original e começar de novo,

Embora você possa usar a funcionalidade desfazer no Excel (usando Control Z) para voltar uma etapa por vez, pode ser confuso se você já tiver feito várias coisas depois de classificar os dados.

Além disso, desfazer funciona apenas até que você tenha a pasta de trabalho aberta, mas quando você salva e fecha e abre mais tarde, você não será capaz de voltar à ordem de classificação original.

Aqui estão duas maneiras simples de garantir que você não perca a ordem de classificação original e a recupere mesmo depois de classificar os dados:

1. Faça uma cópia do conjunto de dados original. Isso é algo que eu recomendo que você faça, mesmo se você não precisar da ordem de classificação original. Você pode ter uma pasta de trabalho com todos os dados e, em seguida, simplesmente criar uma cópia da pasta de trabalho e trabalhar na cópia. Quando estou trabalhando em conjuntos de dados críticos, faço uma cópia todos os dias (com a data ou o número da versão como parte do nome da pasta de trabalho).
2. Adicione uma coluna com uma série de números. Esta série de números se confunde quando você classifica os dados, mas caso queira voltar aos dados originais, você pode classificar com base nesta série de números.

Nesta seção, vou mostrar rapidamente o que significa adicionar uma série e usá-la para obter a ordem de classificação original de volta.

Suponha que você tenha um conjunto de dados conforme mostrado abaixo:

Para ter certeza de que você tem uma maneira de recuperar esses dados após classificá-los, adicione uma coluna auxiliar e tenha uma série de números nela (conforme mostrado abaixo).

Aqui está um tutorial com diferentes maneiras de adicionar uma coluna com números rapidamente

Quando você tiver a coluna auxiliar no lugar, certifique-se de incluí-la ao classificar este conjunto de dados.

Suponha que eu classifique esses dados com base na região e acabe obtendo os dados conforme mostrado abaixo:

Agora, se eu quiser voltar ao conjunto de dados original, posso simplesmente classificar esses dados novamente, mas com base na coluna auxiliar (de baixo para alto).

Simples … não é?

Caso não queira que a coluna auxiliar seja exibida, você pode ocultá-la ou criar um backup e excluí-lo.

Alguns problemas comuns ao classificar dados no Excel

No início deste artigo, mostrei diferentes maneiras de classificar dados no Excel (incluindo botões de classificação na faixa de opções, opções de clique com o botão direito, opção de filtro e a caixa de diálogo de classificação).

E, para reiterar, o uso da caixa de diálogo de classificação minimiza as chances de qualquer problema ou erro que possa surgir.

Agora, deixe-me mostrar o que pode dar errado quando você usa o botão de classificação da faixa de opções (os mostrados abaixo)

Não Identificando os Cabeçalhos das Colunas

Suponha que você tenha um conjunto de dados conforme mostrado abaixo:

Isso se parece com um conjunto de dados decentemente formatado com cabeçalhos claramente formatados com a cor da célula e fonte em negrito.

Portanto, ao classificar esses dados com base nos nomes (usando os botões de classificação na faixa de opções), você espera que o cabeçalho permaneça no topo e o restante dos dados seja classificado.

Mas o que acontece quando você faz isso - o cabeçalho também é considerado como um dado normal e é classificado (conforme mostrado abaixo).

Embora o Excel seja inteligente o suficiente para reconhecer cabeçalhos, neste exemplo, ele falhou em fazê-lo. Ao usar os botões do ícone de classificação na faixa de opções, não havia como especificar manualmente que esses dados têm cabeçalhos.

Observação: esse problema ocorre quando eu tenho o conjunto de dados e adiciono e formato os cabeçalhos e os classifico. Normalmente, o Excel seria inteligente o suficiente para identificar que há cabeçalhos em um conjunto de dados (especialmente quando o tipo de dados do cabeçalho e os dados da coluna são diferentes). Mas, neste caso, isso falhou quando adicionei o cabeçalho e classifiquei imediatamente. Se eu salvar esta pasta de trabalho, fechá-la e reabri-la, o Excel consegue identificar a primeira linha e o cabeçalho.

Embora isso possa não ser um problema na maioria dos casos, ainda há uma chance quando você usa os ícones de classificação na faixa de opções. Usar uma caixa de diálogo elimina esse problema, pois você pode especificar que possui cabeçalhos.

Não Identificando Linhas / Colunas em Branco

Esse problema de classificação é um pouco mais complexo - e muito mais comum do que você imagina.

Suponha que você tenha um conjunto de dados conforme mostrado abaixo. Observe que a linha número 6 está oculta (e é uma linha em branco).

Agora, se eu selecionar qualquer célula nas primeiras quatro linhas dos dados (aquelas acima da linha em branco oculta) e classificar esses dados usando os botões do ícone de classificação, isso só classificará os primeiros quatro registros no conjunto de dados (linha 2 para 5). Da mesma forma, se eu selecionar qualquer célula no conjunto de dados abaixo da linha em branco oculta, ele classificará apenas as últimas sete linhas.

E, a menos que você esteja procurando especificamente, é provável que não veja este erro horrível.

Como ter certeza de que você não acabará cometendo esse erro de classificação?

Para ter certeza de que você não será vítima desse problema, é necessário verificar seu conjunto de dados antes de classificá-lo.

Selecione todo o conjunto de dados antes de classificar os dados.

Você pode fazer isso selecionando qualquer célula no conjunto de dados e, em seguida, usando o atalho de teclado - Control + A.

Se houver linhas / colunas em branco em seu conjunto de dados, todo o conjunto de dados não será selecionado. Você pode identificar isso examinando rapidamente o contorno da seleção.

Se você notar que há alguns dados fora da seleção, você pode selecioná-los manualmente.

Para garantir que esse problema seja evitado, é melhor primeiro reexibir todas as linhas e colunas ocultas e, em seguida, prosseguir para classificar os dados selecionando todo o conjunto de dados ou primeiro excluindo as linhas em branco.

Classificação parcial (com base no sobrenome)

Às vezes, você pode ter um conjunto de dados que deseja classificar com base em parte do texto.

Por exemplo, suponha que eu tenha o conjunto de dados conforme mostrado abaixo e desejo classificar esses dados com base no sobrenome.

Para fazer isso, preciso separar esses dados para que eu tenha apenas os sobrenomes em uma coluna. Quando eu tiver, posso usar essa coluna para classificar os dados.

Abaixo está uma fórmula que pode me fornecer o sobrenome:

= DIREITO (B2, LEN (B2) -FIND ("", B2))

Isso lhe dará o resultado mostrado abaixo.

Agora você pode usar a coluna Sobrenome para classificar esses dados.

Uma vez feito isso, você pode excluir a coluna do sobrenome ou ocultá-la.

Observe que a fórmula acima funciona quando você tem nomes que têm apenas o primeiro e o último nome e não têm espaços duplos entre eles. Caso você tenha dados de nomes diferentes, você terá que ajustar a fórmula. Você também pode usar Texto para coluna para dividir rapidamente os nomes com base no caractere de espaço como delimitador.

Este é apenas um exemplo de classificação com base em dados parciais. Outros exemplos podem incluir classificação com base em cidades em um endereço ou ID de funcionário com base em códigos de departamento.

Além disso, caso o texto com base no qual você precisa classificar esteja no início do texto, você pode usar apenas o recurso de classificação normal.

Outros exemplos de classificação (usando fórmula e VBA)

Até agora neste tutorial, cobri os exemplos em que usamos a funcionalidade de classificação embutida no Excel.

Classificação automática usando uma fórmula

Quando você usa a funcionalidade de classificação embutida e, em seguida, faz qualquer alteração no conjunto de dados, é necessário classificá-lo novamente. A funcionalidade de classificação não é dinâmica.

Caso queira obter um conjunto de dados que se classifique automaticamente sempre que houver alguma alteração, você pode usar as fórmulas para fazê-lo.

Observe que, para fazer isso, você precisa manter o conjunto de dados original e o conjunto de dados classificado separados (conforme mostrado abaixo)

Eu tenho um tutorial detalhado onde abordo como classificar em ordem alfabética usando fórmulas. Ele mostra dois métodos para fazer isso - usando colunas auxiliares e usando uma fórmula de matriz.

O Excel também introduziu a fórmula de matriz dinâmica SORT que pode fazer isso facilmente (sem coluna auxiliar ou uma fórmula de matriz complicada). Mas, como isso é muito novo, você pode não ter acesso a ele em sua versão do Excel.

Classificando usando VBA

E, finalmente, se quiser ignorar todas as caixas de diálogo de classificação ou outras opções de classificação, você pode usar o VBA para classificar seus dados.

No exemplo a seguir, tenho um conjunto de dados que classifica os dados quando clico duas vezes no cabeçalho da coluna. Isso facilita a classificação e pode ser usado em painéis para torná-lo mais amigável.

Aqui está um tutorial detalhado em que abordarei como classificar dados usando o VBA e criar algo conforme mostrado acima.

Tentei cobrir muitos exemplos para mostrar as diferentes maneiras de classificar dados no Excel e todas as coisas que você precisa ter em mente ao fazer isso.

Espero que você tenha achado este tutorial útil.