✅ Verificação ortográfica no Excel - onde está e como usá-la?

Índice

Assista ao tutorial em vídeo - Verificação ortográfica no Excel

A verificação ortográfica no Excel é freqüentemente ignorada, visto que os usuários do Excel geralmente trabalham com números em comparação com texto. Mas ainda é uma das verificações importantes que se deve ter em vigor.

Em comparação com o MS Word ou PowerPoint, onde você pode ver visualmente um sublinhado vermelho abaixo da palavra que foi digitada incorretamente, nada disso acontece no Excel.

Imagine um erro ortográfico desastroso aparecendo em sua planilha ao enviá-la ao cliente. Não importa o quanto você trabalhe duro na análise e processamento de dados, toda a sua credibilidade vai por água abaixo.

Bem - NÃO mais.

Neste tutorial, vou mostrar como usar a verificação ortográfica no Excel e como você pode maximizar seus esforços com as opções disponíveis.

Onde encontrar o corretor ortográfico no Excel

Você pode encontrar a opção de verificação ortográfica na guia de revisão da faixa de opções do Excel.

Quando você clica na opção Ortografia na guia de revisão, a caixa de diálogo Verificação ortográfica é aberta.

Atalho de teclado para executar a verificação ortográfica no Excel

Você também pode usar o atalho de teclado F7 para executar a verificação ortográfica no Excel. Para usar isso, ative a planilha na qual deseja executar a verificação ortográfica, selecione a célula / intervalo de células e pressione F7 no teclado.

Como funciona a verificação ortográfica no Excel

Uma coisa importante que vale a pena saber é como funciona a verificação ortográfica no Excel.

Se você selecionar a célula A1, ela percorrerá todas as células da primeira linha, moverá para a segunda linha e verificará todas as células da segunda linha (da esquerda para a direita) e então moverá para a terceira linha e assim por diante. Se ele identificar uma célula com um erro de ortografia, exibirá a caixa de diálogo Ortografia.

Se você selecionar uma célula em outro lugar da planilha, digamos B3, ela percorrerá as células à direita e depois para a linha abaixo dela. Quando terminar a verificação de todas as células após B3, aparecerá um prompt que pergunta ao usuário se deseja continuar verificando no início da planilha. Algo conforme mostrado abaixo:

Se o usuário selecionar Sim, ele volta e verifica as células restantes (que seriam A1 a B2 em nosso exemplo).

Para entender melhor, dê uma olhada no exemplo abaixo (sombreado de células é aquele com erro de ortografia):

Conforme mostrado, quando começamos a verificação ortográfica com A1, ele conclui a verificação ortográfica para todas as células. Mas quando começamos com a célula B3, ele verifica todas as células de B3 e pergunta ao usuário se ele deseja continuar a verificação desde o início.

Compreendendo a caixa de diálogo de verificação ortográfica

Sempre que você executa a verificação ortográfica no Excel e encontra um erro, é exibida a caixa de diálogo Verificação ortográfica (conforme mostrado abaixo):

Vamos entender rapidamente as diferentes opções disponíveis na caixa de diálogo de verificação ortográfica:

Ignore uma vez: Se a verificação ortográfica encontrar uma palavra que ela identifique como um erro, mas você quiser mantê-la assim, clique em Ignorar uma vez. Isso irá ignorar esse erro uma vez.
Ignore tudo: Se o Excel identificar uma palavra como um erro, mas você quiser manter todas as ocorrências dessa palavra (no estado em que se encontra), clique em Ignorar Tudo.
Adicionar ao Dicionário: Se o Excel sinalizar uma palavra como um erro, mas for a palavra correta a ser usada (talvez seja um nome ou abreviação que você usa em sua empresa), você pode adicioná-la ao dicionário. Quando tal palavra for sinalizada como um erro e você clicar em Adicionar ao Dicionário, o Excel tornará isso uma parte das palavras aceitáveis e não a sinalizará novamente. Observe que essa palavra agora faz parte do dicionário do Excel e nunca seria sinalizada em nenhuma das pastas de trabalho.
Mudar: Quando o Excel destaca um erro, ele também mostra algumas sugestões (por exemplo, sugere Good no lugar de Goood). Pode haver uma ou mais de uma sugestão. Selecione a sugestão que deseja usar e clique em Alterar para aplicá-la.
Mude tudo: Se você clicar neste botão, ele mudará toda a ocorrência da palavra incorreta com a sugestão selecionada.
Auto correção: A opção de autocorreção do Excel mudará a palavra incorreta com a sugestão selecionada e também a adicionará à lista de autocorreção. Isso significa que da próxima vez que você digitar a mesma palavra incorreta, o Excel irá convertê-la automaticamente na sugestão que você selecionou.
Língua do Dicionário: Você pode alterar o idioma do dicionário usando este menu suspenso.

Aqui estão algumas configurações padrão da verificação ortográfica no Excel:

Ele ignora palavras que estão em maiúsculas. Por exemplo, se você tiver a palavra HELLOOO, ela não será sinalizada como um erro.
Ele ignora palavras que contêm números. Por exemplo, se você tiver a palavra Hello123, ela não será sinalizada como um erro.
Ele ignora os endereços da Internet e de arquivos.
NÃO ignora palavras repetidas. Por exemplo, se você tiver o texto - Olá, como vai você? - então, os adicionais serão sinalizados como um erro.

Você pode alterar essa configuração padrão clicando no botão ‘Opção’ na caixa de diálogo Verificação ortográfica. Isso abrirá a caixa de diálogo Opções, onde você pode fazer as alterações necessárias.