8 maneiras de reduzir o tamanho do arquivo do Excel (que realmente funcionam)

As pastas de trabalho do Excel ficam dolorosamente lentas e pesadas à medida que mais dados / fórmulas / imagens são adicionados a elas.

Às vezes, é fácil se livrar da flacidez extra e manter o tamanho do arquivo do Excel sob controle, e às vezes, não é.

E como o Excel não é uma ferramenta baseada na web, a maioria de nós trabalha e colabora enviando arquivos do Excel por e-mail. E um arquivo Excel grande que pesa 50 MB pode ser difícil de compartilhar com seus colegas / clientes.

Em meu último trabalho, usamos o cliente de e-mail Lotus Notes, que é lento como uma lesma, e enviar arquivos pesados ​​do Excel era uma tortura.

Embora não haja uma maneira mágica de reduzir o tamanho de uma pasta de trabalho do Excel, existem algumas técnicas que você pode usar para reduzir algumas flacidez.

Nota: O impacto dessas técnicas para reduzir o tamanho do arquivo do Excel depende de seus dados. Para alguns, pode ajudar a reduzir o tamanho em 50% e para alguns, pode acabar reduzindo o tamanho em 5%.

Dicas para reduzir o tamanho do arquivo do Excel

Abaixo estão as técnicas que você pode usar para reduzir o tamanho do arquivo de sua pasta de trabalho do Excel.

Para cada dica, fiz alguns testes e adicionei os instantâneos para mostrar o impacto no tamanho do arquivo. Os resultados obtidos variam de acordo com seus dados e arquivos.

Com base em sua pasta de trabalho, você pode usar uma ou mais dessas dicas.

Remover planilhas / dados desnecessários

As melhores soluções costumam ser as mais fáceis.

E essa técnica é mais de bom senso e menos de qualquer feitiçaria do Excel.

Se você tiver uma pasta de trabalho do Excel que contém algumas planilhas desnecessárias (e não estão sendo usadas em nenhuma fórmula), veja se consegue se livrar delas.

Isso tem uma correlação direta com o tamanho do arquivo do Excel. Portanto, assim que você excluir algumas das planilhas e salvar a pasta de trabalho, verá instantaneamente um tamanho de arquivo reduzido.

Resultado dos testes:

Criei um arquivo Excel com 10 planilhas onde cada planilha possui 2,6 milhões de pontos de dados (26 colunas com 100.000 pontos de dados em cada coluna).

O tamanho resultante desta pasta de trabalho é 143 MB (e está demorando muito para salvar e abrir).

Agora, quando eu apaguei cinco folhas, o tamanho foi reduzido pela metade (duh).

Como você pode ver, os dados da sua planilha têm uma correlação direta com o tamanho do arquivo.

Converter para formato binário (XLSB)

Você sabia que apenas salvar um arquivo do Excel no formato XLSB pode reduzir o tamanho do arquivo?

Sim, é verdade.

Tudo o que você precisa fazer é, ao salvar uma pasta de trabalho, usar o formato .xlsb.

Aqui estão as etapas para fazer isso:

1. Clique na guia Arquivo.
2. Clique em Salvar como.
3. Clique em Browse.
4. Na caixa de diálogo Salvar como, altere o tipo de arquivo para Pasta de trabalho binária do Excel (.xlsb)

Resultado dos testes

Eu tinha uma pasta de trabalho do Excel que ocupava 14,6 MB de espaço.

Depois de converter o mesmo arquivo para o formato XLSB, consegui reduzir o tamanho para 10,4 MB (uma redução de tamanho de aproximadamente 28%).

O que é XLSB?

Quando você salva um arquivo do Excel (.xlsx ou .xlsm), ele é salvo no formato XML.

Por exemplo, se eu mudar a extensão do arquivo XLSX para ZIP e depois abri-lo, é isso que eu obtenho.

E se eu continuar na pasta ‘xl’ e depois ir para a pasta de planilhas, isso me mostra as planilhas nessa pasta de trabalho (e essas planilhas são salvas como um documento XML).

Agora vamos fazer o mesmo com um arquivo XLSB.

Portanto, primeiro altero a extensão do arquivo para ZIP, depois o abro e localizo a planilha1. Aqui está o que você obtém:

Você notará que tanto XLSX quanto XLSB salvam a planilha em um formato diferente.

O XLSX / XLSM o salva como um arquivo XML e o XLSB o salva como um arquivo binário (.bin).

E sem se tornar muito técnico, os arquivos XML são grandes em tamanho em comparação com um arquivo binário.

Portanto, quando você salva sua pasta de trabalho do Excel no formato XLSB, o tamanho do arquivo é reduzido. Em nosso exemplo acima, a redução de tamanho foi de aproximadamente 30%.

XLSB Vs XLSX / XLSM

Quando se trata de usar o formato XLSB, a redução de tamanho é um grande benefício. Mas você precisa ter um pouco de cuidado ao trabalhar com o formato XLSB.

Vantagens do formato XLSB:

1. Reduz o tamanho do arquivo do Excel. Isso pode ser útil quando você tem arquivos grandes e deseja compartilhá-los por e-mail. Você pode reduzir rapidamente o tamanho salvando-o em XLSB.
2. Arquivos XLSB tendem a abrir e salvar mais rápido do que arquivos XML. Com base nos testes limitados que fiz, os arquivos XLSB estavam abrindo e salvando de 25% a 50% mais rápido. Essa diferença é perceptível apenas em arquivos grandes do Excel. Com arquivos menores, tanto o XLSB quanto o XLSX são rápidos.

Embora a aparência de XLSB seja ótima, existem alguns motivos pelos quais você deve continuar usando arquivos XLSX / XLSM:

1. Com o formato XLSB, você não tem como saber se ele possui uma macro ou não. Isso o torna mais arriscado, pois alguém pode usá-lo para executar código malicioso.
2. Os arquivos XLSB são codificados no formato de arquivo bin proprietário, enquanto o XML é um formato de arquivo legível de código aberto. Isso significa que se você estiver usando ferramentas de terceiros com o Excel, é melhor usar o formato XML.
3. O Power Query não pode ler dados de um arquivo XLSB. Portanto, se você usar o Power Query, é melhor ter seus dados nos formatos XLSX / XLSM.

Como regra geral, se o tamanho do seu arquivo for pequeno (menos de 5 MB), é melhor manter os formatos XLSX / XLSM.

Com base no que ouvi e li em muitos fóruns, muitas pessoas preferem usar XLSB como formato de arquivo quando se trata de usar o Excel.

Aqui está um bom artigo sobre como entender o formato XLSB.

Remova fórmulas desnecessárias

Muitas fórmulas aumentarão o tamanho do arquivo da pasta de trabalho.

Portanto, se você tiver um conjunto de dados de que precisa, mas não precisa das fórmulas nele, é melhor converter essas fórmulas em valores.

Aqui estão as etapas para converter rapidamente fórmulas em valores no Excel:

1. Selecione a planilha / conjunto de dados inteiro.
2. aperte o F5 chave.
3. Na caixa de diálogo Go To, clique em ‘Special’.
4. Na caixa de diálogo Ir para especial, selecione Fórmulas.
5. Clique OK.

As etapas acima selecionariam todas as células que contêm uma fórmula.

Agora use as etapas abaixo para converter essas fórmulas em valores:

1. Copie as células selecionadas (control + C)
2. Clique na guia Página inicial.
3. No grupo Clipboard, clique em Paste.
4. Clique no ícone Colar valor.

As etapas acima converteriam todas as células com fórmulas em valores.

Resultado dos testes

Criei um arquivo Excel com 2,7 milhões de pontos de dados (1048576 * 26) e, em seguida, adicionei três colunas com fórmulas (SUM, COUNT e AVERAGE).

Em seguida, converti essas fórmulas em valores e salvei o arquivo com um nome diferente.

Abaixo está o resultado:

O arquivo sem fórmulas tem aproximadamente 8% a menos de tamanho (e observe que eu só tinha 3 colunas de fórmulas).

Caso você tenha muitas fórmulas, pode aumentar o tamanho.

NOTA: Fórmulas voláteis podem realmente aumentar o tamanho do arquivo. Como parte do teste, quando substituí a fórmula SUM por uma fórmula volátil (OFFSET), ocorreu um salto no tamanho do arquivo (de 186 MB para 198 MB). Portanto, se você tem fórmulas voláteis que podem ser substituídas por fórmulas não voláteis ou pode convertê-las em valores, isso o ajudará a reduzir o tamanho do arquivo.

Compactar imagens (antes e depois do upload)

Se você trabalha com arquivos do Excel que contêm imagens, é necessário otimizar essas imagens e garantir que o tamanho seja menor.

O problema com as imagens é que, conforme você as compacta, também ocorre uma redução na qualidade, o que você pode não querer.

Ao trabalhar com imagens, a melhor maneira de manter o tamanho do arquivo do Excel baixo é compactando as imagens antes de inseri-las no Excel.

Uma boa ferramenta online para fazer isso é o TinyPNG (ou você pode usar o Photoshop ou qualquer outra ferramenta semelhante).

É uma ferramenta gratuita que pode reduzir o tamanho de uma imagem em até 90% e ainda mantém uma qualidade de imagem decente.

Abaixo está a captura de tela onde consegui compactar uma imagem com o tamanho de 3,9 MB a 331 KB com perda mínima de qualidade.

Depois de fazer upload dessas imagens compactadas para o Excel, você pode compactá-las ainda mais usando a opção embutida no Excel.

Aqui estão as etapas para compactar uma imagem no Excel:

1. Selecione a imagem que você deseja compactar.
2. Clique na guia Formato das Ferramentas de Imagem. Esta é uma guia contextual que só aparece quando você clica em uma imagem.
3. No grupo Ajustar, clique na opção ‘Comprimir Imagem’.
4. Na caixa de diálogo Compactar imagens:
   • Desmarque 'Aplicar apenas a esta imagem' se quiser compactar todas as imagens da pasta de trabalho.
   • Selecione E-mail (96 ppi) para compactação máxima.
5. Clique OK.
6. Salve o arquivo.

Isso compactará todas as imagens e ajudará a reduzir o tamanho do arquivo da pasta de trabalho do Excel.

Resultado dos testes:

Usei a opção compactar imge no Excel usando uma imagem.

Abaixo estão os resultados:

Usando a opção de compactar imagem, o tamanho do arquivo foi reduzido de 445 KB para 43 KB (redução de aproximadamente 90% no tamanho do arquivo).

Isso dependeria da imagem também. Uma imagem que já está compactada pode não levar a uma grande redução de tamanho.

Remova o cache dinâmico para economizar espaço

Se você trabalha com tabelas dinâmicas e tem dificuldade com arquivos grandes do Excel, saber mais sobre o cache dinâmico pode ser útil.

Quando você cria uma tabela dinâmica usando um conjunto de dados, o Excel cria automaticamente o Cache Dinâmico.

O cache dinâmico é um objeto que contém uma réplica da fonte de dados.

Embora você não possa ver, ele faz parte da pasta de trabalho e está conectado à Tabela Dinâmica. Quando você faz qualquer alteração na Tabela Dinâmica, ela não usa a fonte de dados, em vez disso, usa o Cache Dinâmico.

Enquanto você pensa que está diretamente vinculado aos dados de origem, na realidade, você acessa o cache dinâmico (e não os dados de origem) ao fazer alterações na tabela dinâmica.

Agora, como você está criando uma réplica do conjunto de dados, ocupa um pouco de espaço.

Assim, assim que você criar uma tabela dinâmica, notará que o tamanho do arquivo do Excel aumenta.

No exemplo acima, assim que adiciono a tabela dinâmica, o tamanho do arquivo aumenta duas vezes.

Agora, existem duas maneiras de reduzir o tamanho do arquivo ao trabalhar com tabelas dinâmicas.

1. Mantenha os dados de origem e exclua o cache dinâmico
2. Mantenha o cache dinâmico e exclua os dados de origem

Vejamos essas duas técnicas.

Mantenha os dados de origem e exclua o cache dinâmico

Quando terminar de usar a tabela dinâmica e salvá-la, você pode forçar o Excel a salvar apenas os dados de origem e a tabela dinâmica resultante, e não o cache dinâmico.

Isso deixará seu arquivo do Excel mais leve e você terá uma maneira de recriar o cache Pivot quando precisar dele na próxima vez.

Abaixo está a diferença de tamanho quando você salva um arquivo do Excel com e sem o cache dinâmico.

Aqui estão as etapas para NÃO salve o cache dinâmico:

1. Selecione qualquer célula na Tabela Dinâmica.
2. Clique na guia Analisar.
3. Clique no ícone 'Opções' da Tabela Dinâmica.
4. Na caixa de diálogo Opções da tabela dinâmica, clique na guia Dados.
5. Nas opções de dados da tabela dinâmica, desmarque ‘Salvar dados de origem com arquivo’. Essa opção garante que o Cache Dinâmico não seja salvo quando você salva a pasta de trabalho (e ajuda a reduzir o tamanho do arquivo do Excel).
6. Marque a opção - ‘Atualizar dados ao abrir o arquivo’. Essa opção garante que, assim que você abrir a pasta de trabalho, a Tabela Dinâmica seja atualizada e o Cache Dinâmico seja gerado automaticamente. Se você não marcar esta opção, terá que atualizar a tabela dinâmica manualmente para gerar o cache dinâmico.
7. Clique OK.

Agora, ao salvar o arquivo com a tabela dinâmica, você notará um tamanho de arquivo reduzido.

Mantenha o cache dinâmico e exclua os dados de origem

Outra maneira de reduzir o tamanho do arquivo do Excel é excluir os dados de origem de uma Tabela Dinâmica e manter apenas o Cache Dinâmico.

Isso funciona como um cache dinâmico é uma imagem espelhada de seus dados e você não acessa os dados de origem ao fazer alterações na tabela dinâmica, em vez disso, você usa o cache dinâmico.

Abaixo estão os resultados quando salvei o arquivo Excel sem os dados de origem.

Para fazer isso, basta excluir os dados (excluindo os dados ou a planilha que contém os dados).

Quando você quiser obter os dados de origem de volta, clique duas vezes na célula "Grande Total" da tabela dinâmica e ele irá gerar instantaneamente todo o conjunto de dados em uma nova planilha.

Compactar o arquivo (ZIP IT)

Isso é algo que você pode fazer fora do aplicativo Excel.

Ao compactar um arquivo do Excel, você verá uma redução de tamanho de cerca de 10-15% imediatamente.

Você pode então compartilhar esse arquivo compactado com por e-mail, e a pessoa que o receber poderá descompactá-lo e usar a pasta de trabalho do Excel.

Aqui estão as etapas para compactar um arquivo Excel (para Windows):

1. Clique com o botão direito no arquivo Excel
2. Passe o cursor sobre a opção Enviar para.
3. Clique na opção ‘Pasta compactada (zipada)’.

Isso criará um arquivo compactado para a pasta de trabalho do Excel selecionada.

Você também notará uma redução no tamanho do arquivo (conforme mostrado abaixo).

Resultado dos testes

Com essa técnica, consegui reduzir o tamanho do arquivo da pasta de trabalho do Excel em 8%.

Essa técnica funciona melhor para arquivos que estão no intervalo de 20-50 MB. Conforme o tamanho do arquivo aumenta, a redução percentual não é muito alta.

Remover formatação de dados

A formatação de dados, como a aplicação de uma cor de fundo, adição de bordas ou alteração do estilo da fonte, pode aumentar o tamanho do arquivo.

Embora, com base em meus testes, notei que não tem um grande impacto.

Abaixo estão os tamanhos de duas pastas de trabalho do Excel, uma com 2,6 milhões de pontos de dados (em uma planilha) e a outra com os mesmos dados, mas com formatação aplicada a ela (cor da célula, borda e itálico).

Resultado dos testes

Você pode ver que a diferença entre os dois arquivos não é tão grande (embora tenha um impacto quando você tem muitos dados).

O arquivo com dados tem 14,6 MB e o arquivo com dados e formatação tem 14,9 MB.

Portanto, se você deseja reduzir o tamanho do arquivo de sua pasta de trabalho do Excel, pode procurar uma formatação desnecessária. Removê-lo pode economizar espaço em disco.

Aqui estão as etapas para remover instantaneamente toda a formatação, mantendo os dados intactos:

1. Selecione todo o conjunto de dados (do qual você deseja remover a formatação).
2. Clique na guia Página inicial.
3. No grupo Editing, clique em ‘Clear’.
4. Clique em ‘Limpar formatos’.
5. Salve a pasta de trabalho.

Remover formatação condicional

Assim como a formatação regular de dados, a formatação condicional também aumenta o tamanho do arquivo.

No entanto, com base em meus testes, percebi que a diferença é menor (a menos que você tenha várias regras aplicadas a várias planilhas com grandes conjuntos de dados).

No entanto, é uma boa ideia remover a formatação condicional de qualquer conjunto de dados onde você não precisa dela.

Além do tamanho, há outro bom motivo para remover a formatação condicional - VELOCIDADE.

A formatação condicional é volátil e sempre que houver alguma alteração na planilha, ela recalcula. Isso pode levar a uma pasta de trabalho mais lenta.

Resultado dos testes

Eu criei um arquivo com 27,2 milhões de pontos de dados e apliquei 5 regras de formatação condicional a ele.

A diferença de tamanho parece ser de apenas alguns KB.

Leia também: Dicas para tornar mais rápidas as planilhas lentas do Excel

Excel Performance Booster Tips

Embora os métodos acima ajudem a reduzir o tamanho do arquivo do Excel, aqui estão algumas dicas adicionais para melhorar o desempenho das pastas de trabalho do Excel:

1. Evite usar fórmulas voláteis. Além de aumentar o tamanho do arquivo, as fórmulas voláteis também tornam as pastas de trabalho lentas. Exemplos de funções voláteis incluem RAND, TODAY, OFFSET, INDIRECT, etc.
2. Se você precisar criar resumos de um grande conjunto de dados, em vez de usar fórmulas, veja se pode usar uma Tabela Dinâmica. Uma tabela dinâmica é rápida e muito intuitiva em comparação com fórmulas.
3. Se você extrair dados de várias fontes ou combinar dados de vários arquivos, use o Power Query para obter e transformar os dados. Você pode salvar os dados como uma conexão do Power Query em vez de mantê-los na planilha. Você pode criar facilmente uma Tabela Dinâmica usando as conexões criadas com o Power Query.
4. Converta seus dados tabulares em uma tabela do Excel e use a tabela do Excel em fórmulas. Isso torna sua pasta de trabalho mais rápida e as fórmulas criadas usando referências estruturadas da Tabela do Excel são mais fáceis de gerenciar (pois são mais intuitivas).
5. Evite fazer referência a linhas ou colunas inteiras em uma fórmula. Isso ajudará suas fórmulas a serem mais eficientes.
6. Se você tiver muitas fórmulas em sua pasta de trabalho, desative o cálculo automático e mude para o cálculo manual. Ao fazer isso, sempre que houver uma alteração nas planilhas, as fórmulas não serão recalculadas. Você pode fazer essa alteração acessando a guia Fórmula e alterando as ‘Opções de cálculo’.

Espero que você ache o método e as dicas úteis neste tutorial.

O que mais eu poderia adicionar a este tutorial para torná-lo mais útil? Por favor, deixe-me saber na seção de comentários.