Como filtrar dados em uma tabela dinâmica no Excel

Existem diferentes maneiras de filtrar dados em uma Tabela Dinâmica no Excel.

Conforme você avança neste tutorial, verá que existem diferentes opções de filtro de dados disponíveis com base no tipo de dados.

Tipos de filtros em uma tabela dinâmica

Aqui está uma demonstração dos tipos de filtros disponíveis em uma Tabela Dinâmica.

Vejamos esses filtros um por um:

• Filtro de relatório: Este filtro permite que você faça uma busca detalhada em um subconjunto do conjunto de dados geral. Por exemplo, se você tiver dados de vendas no varejo, poderá analisar os dados de cada região selecionando uma ou mais regiões (sim, também permite várias seleções). Você cria esse filtro arrastando e soltando o campo Tabela dinâmica na área Filtros.
• Filtro de rótulo de linha / coluna: Esses filtros permitem que você filtre dados relevantes com base nos itens de campo (como filtrar item específico ou item que contém um texto específico) ou os valores (como filtrar os 10 principais itens por valor ou itens com um valor maior que / menor que um valor especificado).
  • Caixa de pesquisa: Você pode acessar esse filtro no filtro de rótulo de linha / coluna e isso permite que você filtre rapidamente com base no texto inserido. Por exemplo, se você deseja dados apenas para Costco, basta digitar Costco aqui e ele irá filtrar isso para você.
  • Caixas de seleção: Eles permitem que você selecione itens específicos de uma lista. Por exemplo, se você quiser escolher varejistas para análise, pode fazer isso aqui. Como alternativa, você também pode excluir seletivamente alguns varejistas, desmarcando-a.

Observe que há mais duas ferramentas de filtragem disponíveis para um usuário: Slicers e Timelines (que não são abordados neste tutorial).

Vejamos alguns exemplos práticos de como usá-los para filtrar dados em uma Tabela Dinâmica.

Exemplos de uso de filtros na tabela dinâmica

Os exemplos a seguir são abordados nesta seção:

• Filtre os 10 principais itens por valor / porcentagem / soma.
• Filtrar itens com base no valor.
• Filtrar usando o filtro de rótulo.
• Filtrar usando a caixa de pesquisa.

Filtrar os 10 principais itens em uma tabela dinâmica

Você pode usar a opção de filtro 10 principais em uma Tabela Dinâmica para:

• Filtre os itens superiores / inferiores por valor.
• Filtre os itens superior / inferior que constituem uma Porcentagem Especificada dos Valores.
• Filtrar itens superior / inferior que constituem um valor especificado.

Suponha que você tenha uma Tabela Dinâmica conforme mostrado abaixo:

Vamos ver como usar o filtro Top 10 com este conjunto de dados.

Filtrar itens superiores / inferiores por valor

Você pode usar o filtro 10 principais para obter uma lista dos 10 principais varejistas com base no valor de vendas.

Aqui estão as etapas para fazer isso:

• Vá para filtro de rótulo de linha -> Filtros de valor -> 10 principais.
• Na caixa de diálogo Top 10 Filter, há quatro opções que você precisa especificar:
  • Superior / inferior: neste caso, como estamos procurando os 10 principais varejistas, selecione Superior.
  • O número de itens que você deseja filtrar. Nesse caso, como queremos obter os 10 itens principais, seriam 10.
  • O terceiro campo é um menu suspenso com três opções: Itens, Porcentagem e Soma. Nesse caso, como queremos os 10 principais varejistas, selecione Itens.
  • O último campo lista todos os diferentes valores listados na área de valor. Nesse caso, como temos apenas a soma das vendas, ele mostra apenas a ‘Soma das vendas’.

Isso lhe dará uma lista filtrada de 10 varejistas com base em seu valor de vendas.

Você pode usar o mesmo processo para obter os últimos 10 itens (ou qualquer outro número) por valor.

Filtrar itens superiores / inferiores que constituem uma porcentagem especificada do valor

Você pode usar o filtro dos 10 principais para obter uma lista dos 10 por cento principais (ou qualquer outro número, digamos 20 por cento, 50 por cento, etc.) dos itens por valor.

Digamos que você queira obter a lista de varejistas que representam 25% das vendas totais.

Aqui estão as etapas para fazer isso:

• Vá para filtro de rótulo de linha -> Filtros de valor -> 10 principais.
• Na caixa de diálogo Top 10 Filter, há quatro opções que você precisa especificar:
  • Superior / inferior: neste caso, como estamos procurando os principais varejistas que fazem 25% das vendas totais, selecione Superior.
  • No segundo campo, você precisa especificar a porcentagem de vendas que os principais varejistas devem contabilizar. Nesse caso, como queremos obter os principais varejistas que fazem 25% das vendas, isso seria 25.
  • No terceiro campo, selecione Porcentagem.
  • O último campo lista todos os diferentes valores listados na área de valor. Nesse caso, como temos apenas a soma das vendas, ele mostra apenas a ‘Soma das vendas’.

Isso lhe dará uma lista filtrada de varejistas que representam 25% do total de vendas.

Você pode usar o mesmo processo para obter os varejistas que representam os últimos 25% (ou qualquer outra porcentagem) das vendas totais.

Filtrar itens superiores / inferiores que constituem um valor especificado

Digamos que você queira descobrir os principais varejistas responsáveis ​​por 20 milhões em vendas.

Você pode fazer isso usando o filtro Top 10 na Tabela Dinâmica.

Para fazer isso:

• Vá para filtro de rótulo de linha -> Filtros de valor -> 10 principais.
• Na caixa de diálogo Top 10 Filter, há quatro opções que você precisa especificar:
  • Superior / Inferior: neste caso, como estamos procurando os principais varejistas que fazem 20 milhões em vendas totais, selecione Superior.
  • No segundo campo, você precisa especificar um valor que os principais varejistas devem considerar. Nesse caso, como queremos obter os principais varejistas que geram 20 milhões em vendas, isso seria 20.000.000.
  • No terceiro campo, selecione Soma.
  • O último campo lista todos os diferentes valores listados na área de valor. Nesse caso, como temos apenas a soma das vendas, ele mostra apenas a ‘Soma das vendas’.

Isso lhe dará uma lista filtrada dos principais varejistas que representam 20 milhões do total de vendas.

Filtrar itens com base no valor

Você pode filtrar itens com base nos valores das colunas na área de valores.

Suponha que você tenha uma tabela dinâmica criada usando dados de vendas no varejo, conforme mostrado abaixo:

Você pode filtrar esta lista com base no valor de vendas. Por exemplo, suponha que você deseja obter uma lista de todos os varejistas com vendas superiores a 3 milhões.

Aqui estão as etapas para fazer isso:

• Vá para filtro de rótulo de linha -> Filtros de valor -> Maior que.
• Na caixa de diálogo Filtro de valor:
  • Selecione os valores que deseja usar para a filtragem. Nesse caso, é a Soma das Vendas (se você tiver mais itens na área de valores, o menu suspenso mostrará todos).
  • Selecione a condição. Como queremos que todos os varejistas tenham vendas superiores a 3 milhões, selecione 'é maior que'.
  • Digite 3000000 no último campo.
• Clique OK.

Isso filtraria instantaneamente a lista e mostraria apenas os varejistas com vendas acima de 3 milhões.

Da mesma forma, existem muitas outras condições que você pode usar, como igual a, diferente de, menor que, entre, etc.

Filtrar dados usando filtros de rótulo

Os filtros de rótulo são úteis quando você tem uma lista enorme e deseja filtrar itens específicos com base em seu nome / texto.

Por exemplo, na lista de varejistas, posso filtrar rapidamente todas as lojas de dólar usando a condição 'dólar' no nome.

Aqui estão as etapas para fazer isso:

• Vá para Filtro de rótulo de linha -> Filtros de rótulo -> Contém.
• Na caixa de diálogo do filtro de rótulo:
  • ‘Contém’ é selecionado por padrão (já que selecionamos contém na etapa anterior). Você pode alterar isso aqui se quiser.
  • Insira a string de texto para a qual deseja filtrar a lista. Neste caso, é 'dólar'.
• Clique OK.

Você também pode usar caracteres curinga junto com o texto.

Observe que esses filtros não são aditivos. Portanto, se você pesquisar o termo 'dólar', obterá uma lista de todas as lojas que têm a palavra 'dólar', mas se você usar esse filtro novamente para obter uma lista usando outro termo, ele irá filtrar com base no novo termo.

Da mesma forma, você pode usar outros filtros de rótulo, como começa com, termina com não contém, etc.

Filtrar dados usando a caixa de pesquisa

Filtrar uma lista usando a caixa de pesquisa é muito parecido com a opção contém no filtro de rótulo.

Por exemplo, se você tiver que filtrar todos os varejistas que têm o nome ‘dólar’, simplesmente digite dólar na caixa de pesquisa e os resultados serão filtrados.

Aqui estão as etapas:

• Clique no menu suspenso Filtro de rótulo e, em seguida, clique na caixa de pesquisa para posicionar o cursor nela.
• Insira o termo de pesquisa, que é "dólar" neste caso. Você notará que a lista é filtrada abaixo da caixa de pesquisa e você pode desmarcar qualquer varejista que deseja excluir.
• Clique OK.

Isso filtraria instantaneamente todos os varejistas que contêm o termo 'dólar'.

Você pode usar caracteres curinga na caixa de pesquisa. Por exemplo, se você deseja obter o nome de todos os varejistas que começam com o alfabeto T, use a string de pesquisa como T * (T seguido por um asterisco). Como o asterisco representa qualquer número de caracteres, isso significa que o nome pode conter qualquer número de caracteres após T.

Da mesma forma, se você deseja obter a lista de todos os varejistas que terminam com o alfabeto T, use o termo de pesquisa como * T (asterisco seguido por T).

Existem algumas coisas importantes que você deve saber sobre a barra de pesquisa:

• Se você filtrar uma vez com um critério e depois filtrar novamente com outro, o primeiro critério será descartado e você obterá uma lista do segundo critério. A filtragem não é aditiva.
• Uma vantagem de usar a caixa de pesquisa é que você pode desmarcar manualmente alguns dos resultados. Por exemplo, se você tem uma lista enorme de empresas financeiras e deseja apenas filtrar bancos, pode pesquisar o termo "banco". Mas no caso de algumas empresas que não são bancos entrarem sorrateiramente, você pode simplesmente desmarcá-lo e mantê-lo fora.
• Você não pode excluir resultados específicos. Por exemplo, se você deseja excluir apenas os varejistas que contêm dólares, não há como fazer isso usando a caixa de pesquisa. Isso pode, no entanto, ser feito usando o filtro de rótulo usando a condição 'não contém'.

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