Se há uma coisa que nos une a todos, é a frustração de acompanhar lentas planilhas do Excel.
Embora o impacto no desempenho possa ser insignificante quando há menos dados, ele se torna mais profundo à medida que você adiciona mais e mais dados / cálculos à pasta de trabalho.
9 em cada 10 vezes, um usuário do Excel reclamava das lentas planilhas do Excel. E não há quase nada que você possa fazer a respeito.
Bem, isso é NÃO completamente verdadeiro.
Da maneira como o Excel foi feito, ele fica lento com grandes conjuntos de dados. No entanto, existem muitos truques de aceleração que você pode usar para melhorar o desempenho de uma planilha do Excel lenta.
10 dicas para lidar com planilhas lentas do Excel
Aqui estão 10 dicas para aumentar a velocidade da sua planilha do Excel lenta e economizar tempo e frustração (clique para pular para aquela seção específica).
- Evite funções voláteis (você deve).
- Use colunas auxiliares.
- Evite fórmulas de matriz (se possível).
- Use a formatação condicional com cuidado.
- Use tabelas do Excel e intervalos nomeados.
- Converter fórmulas não utilizadas em valores.
- Mantenha todos os dados referenciados em uma folha.
- Evite usar toda a linha / coluna nas referências.
- Use o modo de cálculo manual.
- Use técnicas de fórmula mais rápida.
1. Evite fórmulas voláteis
As fórmulas voláteis são chamadas assim por uma razão. Funções como AGORA, HOJE, INDIRETO, RAND, OFFSET etc. são recalculadas toda vez que houver uma alteração na pasta de trabalho.
Por exemplo, se você usar a função AGORA em uma célula, toda vez que houver uma alteração na planilha, a fórmula será recalculada e o valor da célula será atualizado.
Isso exige velocidade de processamento adicional e você acaba com uma pasta de trabalho do Excel lenta.
Como regra geral, evite fórmulas voláteis. E se você não puder, tente minimizar seu uso.
2. Use colunas auxiliares
As colunas auxiliares são uma das construções de design mais subestimadas no Excel. Tenho visto muitas pessoas evitando criar colunas auxiliares.
NÃO FAÇA isso.
O maior benefício de usar "Colunas auxiliares" é que isso pode ajudá-lo a evitar fórmulas de matriz.
Agora, não me entenda mal. Não sou contra fórmulas de matriz. Em vez disso, acredito que isso pode ser incrível em algumas situações. Mas quando você tenta fazer tudo com uma fórmula longa, tem impacto no desempenho de sua pasta de trabalho do Excel. Algumas fórmulas de matriz aqui e ali não devem fazer mal, mas caso você precise usá-las em muitos lugares, considere o uso de colunas auxiliares.
Aqui estão alguns exemplos onde colunas auxiliares são usadas:
- Classifique os dados automaticamente em ordem alfabética usando a fórmula.
- Filtro Dinâmico do Excel - Extraia dados conforme você digita.
- Criação de várias listas suspensas no Excel sem repetição.
3. Evite fórmulas de matriz
As fórmulas de matriz têm seus próprios méritos - mas a velocidade não é um deles.
Conforme explicado acima, as fórmulas de matriz podem ocupar muitos dados (referências de células), analisá-los e fornecer o resultado. Mas isso leva tempo.
Se houver uma maneira de evitar fórmulas de matriz (como usar a coluna auxiliar), sempre siga por esse caminho.
4. Use a formatação condicional com cuidado
Eu absolutamente amo a formatação condicional. Faz com que os dados sem graça pareçam tão bonitos. Em vez de fazer a comparação você mesmo, agora você pode simplesmente olhar para a cor ou ícone de uma célula e saberá como ela se compara a outras.
Mas aqui está o problema.
Poucos usuários do Excel sabem que a Formatação Condicional do Excel é volátil. Embora você possa não notar a diferença com pequenos conjuntos de dados, isso pode resultar em uma planilha do Excel lenta se aplicada em grandes conjuntos de dados ou aplicada várias vezes.
Conselho - Use-o com cautela.
5. Use tabelas do Excel e intervalos nomeados
Tabela do Excel e intervalos nomeados são dois recursos incríveis que armazenam seus dados e tornam as referências muito fáceis. Pode demorar um pouco para se acostumar, mas quando você começa a usar, a vida fica fácil e rápida.
Ao criar painéis baseados em dados, quase sempre é uma boa ideia converter seus dados em uma Tabela do Excel.
Ele também tem a vantagem de tornar suas fórmulas mais compreensíveis.
Por exemplo, o que é mais fácil de entender?
= Preço de venda-preço de custo OU = SOMA (A1: A10) -SOM (G1: G10)
6. Converter fórmulas não utilizadas em valores estáticos
Este é um acéfalo. Quando você não precisar, não guarde.
Muitas fórmulas resultariam em uma pasta de trabalho lenta do Excel. E se você tem fórmulas que nem estão sendo usadas - você sabe a quem culpar. Como regra geral, se você não precisa de fórmulas, é melhor convertê-las em um valor estático (colando como valores).
consulte Mais informação: Como converter fórmulas em valores rapidamente.
7. Mantenha todos os dados referenciados em uma folha
Isso pode nem sempre ser possível, mas se você puder fazer isso, garanto que sua planilha do Excel ficará mais rápida.
A lógica é simples - as fórmulas em sua planilha não precisam ir muito longe para obter os dados quando estão ao lado deles na mesma planilha.
8. Evite usar toda a linha / coluna como referência (A: A)
A única razão pela qual tenho este na lista é que vejo muitas pessoas usando toda a referência de linha / coluna em fórmulas. Esta é uma prática ruim e deve ser evitada.
Embora você possa pensar que a linha / coluna tem apenas algumas células com dados, o Excel não pensa dessa forma. Quando você faz referência a uma linha / coluna inteira, o Excel atua como um bom servidor e verifica de qualquer maneira. Isso leva mais tempo para os cálculos.
9. Use o modo de cálculo manual
Estou apenas repetindo o que milhões de pessoas já disseram em vários fóruns e blogs. Usar o cálculo manual oferece a flexibilidade de informar ao Excel quando calcular, em vez de o Excel tomar suas próprias decisões. Isso não é algo que acelera sua pasta de trabalho do Excel, mas se você tiver uma planilha do Excel lenta, definitivamente economiza tempo por não fazer o Excel recalcular continuamente.
- Para alternar para o modo manual, vá para a guia Fórmula -> Opções de cálculo -> Manual (pressione a tecla F9 para recalcular)
10. Use técnicas de fórmulas mais rápidas
O Excel oferece muitas fórmulas e combinações de fórmulas para fazer a mesma coisa. É melhor identificar e usar os mais rápidos.
Aqui estão alguns exemplos:
- Use IFERROR em vez da combinação IF e ISERROR (a menos que você esteja usando o Excel 2003 ou anterior, que não tem IFERROR).
- Use MAX (A1,0) em vez de IF (A1> 0, A1,0) - Essa é uma dica legal que aprendi com o Sr. Excel, também conhecido como Bill Jelen. Sua pesquisa mostra que a opção MAX é 40% mais rápida do que a opção IF (e estou pronto para pegar essa estatística em seu valor de face).
- Use a combinação INDEX / MATCH, em vez de VLOOKUP - Isso pode levantar muitas sobrancelhas, mas a verdade é que não há como VLOOKUP ser mais rápido se você tiver centenas de colunas de dados. O mundo está se movendo em direção a INDEX / MATCH, e você também deve fazer a mudança.
[Se você ainda está confuso sobre o que usar, aqui está uma comparação direta de VLOOKUP vs. ÍNDICE / CORRESPONDÊNCIA]. - Use - (negativos duplos) para converter VERDADEIRO e FALSO em 1 e 0 (em vez de multiplicar por 1 ou adicionar 0 a ele). A melhoria da velocidade é perceptível em grandes conjuntos de dados.
Esta é uma lista exaustiva? Absolutamente não. Estes são alguns bons que eu acho que vale a pena compartilhar como ponto de partida. Se você deseja dominar as técnicas de aceleração do Excel, há um bom trabalho realizado por muitos especialistas em Excel.
Aqui estão algumas fontes que você pode achar úteis:
- 75 dicas de aceleração por Chandoo (inteligentemente feito por crowdsourcing).
- Site de modelos de decisão.
- Sr. Excel Message Board (explore isso e você encontrará toneladas de dicas).
Tenho certeza de que você também tem muitas dicas que podem ajudar a lidar com planilhas lentas do Excel. Compartilhe conosco aqui na seção de comentários.
Eu também tenho um pedido. A dor de trabalhar com uma planilha do Excel lenta é algo que muitos de nós vivenciamos diariamente. Se você achar essas técnicas úteis. compartilhe com outras pessoas. Alivie a dor deles e ganhe um pouco de bondade 🙂
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