Como criar uma lista personalizada no Excel (guia passo a passo fácil)

O Excel possui alguns recursos úteis que permitem que você economize tempo e seja muito mais produtivo no seu trabalho diário.

Um recurso útil (e menos conhecido) no Listas personalizadas no Excel.

Agora, antes de começar a criar e usar listas personalizadas, deixe-me primeiro explicar o que há de tão bom nisso.

Suponha que você tenha que inserir os números dos nomes dos meses de janeiro a dezembro em uma coluna. Como você faria? E não, fazer isso manualmente não é uma opção.

Uma das maneiras mais rápidas seria colocar janeiro em uma célula, fevereiro em uma célula adjacente e usar a alça de preenchimento para arrastar e deixar o Excel preencher automaticamente o restante. O Excel é inteligente o suficiente para perceber que você deseja preencher o próximo mês em cada célula em que arrasta a alça de preenchimento.

Os nomes dos meses são bastante genéricos e, portanto, estão disponíveis por padrão no Excel.

Mas e se você tiver uma lista de nomes de departamentos (ou nomes de funcionários ou nomes de produtos) e quiser fazer o mesmo. Em vez de inseri-los manualmente ou copiá-los e colá-los, você deseja que apareçam magicamente ao usar a alça de preenchimento (assim como os nomes dos meses).

Voce tambem pode fazer isso…

… usando Listas personalizadas no Excel

Neste tutorial, vou mostrar como criar suas próprias listas personalizadas no Excel e como usá-las para economizar tempo.

Como criar listas personalizadas no Excel

Por padrão, o Excel já tem algumas listas personalizadas pré-alimentadas que você pode usar para economizar tempo.

Por exemplo, se você inserir ‘Seg’ em uma célula ‘Tue’ em uma célula adjacente, você pode usar a alça de preenchimento para preencher o resto dos dias. Caso você estenda a seleção, continue arrastando e ele se repetirá e lhe dará o nome do dia novamente.

Abaixo estão as listas personalizadas que já estão embutidas no Excel. Como você pode ver, esses são principalmente nomes de dias e meses, pois são fixos e não mudarão.

Agora, suponha que você queira criar uma lista de departamentos de que precisa com frequência no Excel, você pode criar uma lista personalizada para ela. Dessa forma, da próxima vez que você precisar colocar todos os nomes dos departamentos em um só lugar, não precisará vasculhar arquivos antigos. Tudo que você precisa fazer é digitar os dois primeiros na lista e arrastar.

Abaixo estão as etapas para criar sua própria Lista Personalizada no Excel:

1. Clique na guia Arquivo
2. Clique em Opções. Isso abrirá a caixa de diálogo ‘Opções do Excel’
3. Clique na opção Avançado no painel esquerdo
4. Na opção Geral, clique no botão ‘Editar listas personalizadas’ (pode ser necessário rolar para baixo para chegar a esta opção)
5. Na caixa de diálogo Listas personalizadas, importe a lista selecionando o intervalo de células que a contém. Como alternativa, você também pode inserir o nome manualmente na caixa Listar Entradas (separados por vírgula ou cada nome em uma nova linha)
6. Clique em Adicionar

Assim que clicar em Adicionar, você notará que sua lista agora se torna parte das Listas personalizadas.

Caso você tenha uma lista grande que deseja adicionar ao Excel, também pode usar a opção Importar da caixa de diálogo.

Dica profissional: Você também pode criar um intervalo nomeado e usar esse intervalo nomeado para criar a lista personalizada. Para fazer isso, insira o nome do intervalo nomeado no campo ‘Importar lista de células’ e clique em OK. A vantagem disso é que você pode alterar ou expandir o intervalo nomeado e ele será automaticamente ajustado como a lista personalizada

Agora que você tem a lista no back-end do Excel, pode usá-la da mesma forma que usa números ou nomes de meses com o Preenchimento automático (conforme mostrado abaixo).

Embora seja ótimo poder obter rapidamente esses nomes de lits personalizados no Excel com um simples arrastar e soltar, há algo ainda mais incrível que você pode fazer com listas personalizadas (é sobre isso que a próxima seção é).

Crie seus próprios critérios de classificação usando listas personalizadas

Uma coisa excelente sobre as listas personalizadas é que você pode usá-las para criar seus próprios critérios de classificação. Por exemplo, suponha que você tenha um conjunto de dados conforme mostrado abaixo e deseja classificá-lo com base em Alto, Médio e Baixo.

Você não pode fazer isso!

Se você classificasse em ordem alfabética, iria estragar a ordem alfabética (fornecerá Alto, Baixo e Médio e não Alto, Médio e Baixo).

É aqui que as listas personalizadas realmente brilham.

Você pode criar sua própria lista de itens e usá-los para classificar os dados. Dessa forma, você obterá todos os valores altos juntos no topo, seguidos pelos valores médio e baixo.

A primeira etapa é criar uma lista personalizada (alta, média, baixa) usando as etapas mostradas na seção anterior ('Como criar listas personalizadas no Excel‘).

Depois de criar a lista personalizada, você pode usar as etapas abaixo para classificar com base nela:

1. Selecione todo o conjunto de dados (incluindo os cabeçalhos)
2. Clique na guia Dados
3. No grupo Classificar e Filtrar, clique no ícone Classificar. Isso abrirá a caixa de diálogo Classificar
4. Na caixa de diálogo Classificar, faça as seguintes seleções:
   • Classificar por coluna: prioridade
   • Classificar em: Valores de Célula
   • Ordem: listas personalizadas. Quando a caixa de diálogo abrir, selecione os critérios de classificação que deseja usar e clique em OK.
5. Clique OK

As etapas acima classificariam instantaneamente os dados usando a lista que você criou e usou como critério durante a classificação (alto, médio, baixo neste exemplo).

Observe que você não precisa necessariamente criar a lista personalizada primeiro para usá-la na classificação. Você pode usar as etapas acima e na Etapa 4, quando a caixa de diálogo for aberta, você pode criar uma lista ali mesmo nessa caixa de diálogo.

Alguns exemplos onde você pode usar listas personalizadas

Abaixo estão alguns dos casos em que criar e usar listas personalizadas pode economizar seu tempo:

1. Se você tiver uma lista que precise inserir manualmente (ou copiar e colar de alguma outra fonte), poderá criar uma lista personalizada e usá-la em seu lugar. Por exemplo, podem ser nomes de departamentos em sua organização ou nomes de produtos ou regiões / países.
2. Se você é professor, pode criar uma lista com os nomes dos alunos. Dessa forma, quando você estiver avaliando-os da próxima vez, não precisará se preocupar em inserir os nomes dos alunos manualmente ou copiá-los e colá-los de alguma outra folha. Isso também garante que haja menos chances de erros.
3. Quando você precisa classificar os dados com base em critérios que não estão embutidos no Excel. Conforme abordado na seção anterior, você pode usar seus próprios critérios de classificação criando uma lista personalizada no Excel.

Então, isso é tudo que você precisa saber sobre Criação de listas personalizadas no Excel.

Espero que você tenha achado isso útil.