Aplicar a formatação condicional em uma Tabela Dinâmica pode ser um pouco complicado.
Como as tabelas dinâmicas são muito dinâmicas e os dados no back-end podem mudar com frequência, você precisa saber a maneira correta de usar a formatação condicional em uma tabela dinâmica do Excel.
A maneira errada de aplicar formatação condicional a uma tabela dinâmica
Vejamos primeiro a maneira regular de aplicar a formatação condicional em uma tabela dinâmica.
Suponha que você tenha uma tabela dinâmica conforme mostrado abaixo:
No conjunto de dados acima, a data está nas linhas e temos os dados de vendas da loja em colunas.
Esta é a maneira regular de aplicar a formatação condicional a qualquer conjunto de dados:
- Selecione os dados (neste caso, estamos aplicando a formatação condicional para B5: D14).
- Vá para Página inicial -> Formatação condicional -> Regras superior / inferior -> Acima da média.
- Especifique o formato (estou usando “Green Fill com Dard Green Text”).
- Clique OK.
Isso aplicará a formatação condicional conforme mostrado abaixo:
Todos os pontos de dados que estão acima da média de todo o conjunto de dados foram destacados.
O problema com esse método é que ele aplicou o formato condicional a um intervalo fixo de células (B5: D14). Se você adicionar dados no back-end e atualizar esta tabela dinâmica, a formatação condicional não será aplicada a ela.
Por exemplo, volto ao conjunto de dados e adiciono dados para mais uma data (11 de janeiro de 2015). Isso é o que eu obtenho quando atualizo a Tabela Dinâmica.
Como você pode ver na foto acima, os dados de 11 de janeiro de 2015 não são destacados (embora devessem, pois os valores da Loja 1 e da Loja 3 estão acima da média).
O motivo, como mencionei acima, é que a formatação condicional foi aplicada em um intervalo fixo (B5: D14) e não foi estendida para novos dados na tabela dinâmica.
A maneira certa de aplicar formatação condicional a uma tabela dinâmica
Aqui estão dois métodos para garantir que a formatação condicional funcione mesmo quando houver novos dados no back-end.
Método 1 - Usando o ícone de formatação de tabela dinâmica
Este método usa o ícone Opções de formatação de tabela dinâmica que aparece assim que você aplica a formatação condicional em uma tabela dinâmica.
Aqui estão as etapas para fazer isso:
- Selecione os dados aos quais deseja aplicar a formatação condicional.
- Vá para Página inicial -> Formatação condicional -> Regras superior / inferior -> Acima da média.
- Especifique o formato (estou usando “Green Fill com Dard Green Text”).
- Clique OK.
- Quando você segue as etapas acima, ele aplica a formatação condicional ao conjunto de dados. No canto inferior direito do conjunto de dados, você verá o ícone Opções de formatação:
- Clique no ícone. Ele mostrará três opções em um menu suspenso:
- Células selecionadas (que seriam selecionadas por padrão).
- Todas as células mostrando os valores de “Soma da receita”.
- Todas as células que mostram os valores de “Soma da receita” para “Data” e “Loja”.
- Selecione a terceira opção - Todas as células mostrando os valores de “Soma da receita” para “Data” e “Loja”.
Agora, quando você adiciona quaisquer dados no back end e atualiza a tabela dinâmica, os dados adicionais são automaticamente cobertos pela formatação condicional.
Compreender as três opções:
- Células selecionadas: Esta é a opção padrão em que a formatação condicional é aplicada apenas nas células selecionadas.
- Todas as células mostrando os valores de “Soma da receita”: Nesta opção, ele considera todas as células que mostram os valores da Soma das Receitas (ou quaisquer dados que você tenha na seção de valores da tabela dinâmica).
- O problema com essa opção é que ela também cobrirá os valores do Total geral e aplicará a formatação condicional a eles.
- Todas as células mostrando valores de “Soma da receita” para “Data” e “Loja”: Esta é a melhor opção neste caso. Ele aplica a formatação condicional a todos os valores (excluindo os totais gerais) para a combinação de Data e Armazenamento. Mesmo se você adicionar mais dados no back-end, esta opção cuidará disso.
Observação:
- O ícone Opções de formatação fica visível logo após você aplicar a formatação condicional no conjunto de dados. Ele desaparece se você fizer outra coisa (editar uma célula ou alterar a fonte / alinhamento, etc.).
- A formatação condicional desaparece se você alterar os campos de linha / coluna. Por exemplo, se você remover o campo Data e aplicá-lo novamente, a formatação condicional será perdida.
Método 2 - Usando o gerenciador de regras de formatação condicional
Além de usar o ícone Opções de formatação, você também pode usar a caixa de diálogo Gerenciador de regras de formatação condicional para aplicar a formatação condicional em uma tabela dinâmica.
Este método é útil quando você já aplicou a formatação condicional e deseja alterar as regras.
Aqui está como fazer:
- Selecione os dados aos quais deseja aplicar a formatação condicional.
- Vá para Página inicial -> Formatação condicional -> Regras superior / inferior -> Acima da média.
- Especifique o formato (estou usando “Green Fill com Dard Green Text”).
- Clique OK. Isso aplicará a formatação condicional às células selecionadas.
- Vá para Página inicial -> Formatação condicional -> Gerenciar regras.
- No Gerenciador de regras de formatação condicional, selecione a regra que deseja editar e clique no botão Editar regra.
- Na caixa de diálogo Editar regra, você verá as mesmas três opções:
- Células selecionadas.
- Todas as células mostrando os valores de “Soma da receita”.
- Todas as células que mostram os valores de “Soma da receita” para “Data” e “Loja”.
- Selecione a terceira opção e clique em OK.
Isso aplicará a formatação condicional a todas as células para os campos 'Data' e 'Armazenar'. Mesmo se você alterar os dados de back-end (adicionar mais dados de armazenamento ou dados de data), a formatação condicional seria funcional.
Observação: A formatação condicional desaparece se você alterar os campos de linha / coluna. Por exemplo, se você remover o campo Data e aplicá-lo novamente, a formatação condicional será perdida.
